Jak se připravit na vzdálený audit s NQA Certification?

Kopii tohoto dokumentu si můžete stáhnout v anglickém jazyce zde Remote Auditing Preparation document here.

Co je to vzdálený audit?

Vzdálený audit je audit, který se provádí buď částečně, nebo úplně, mimo lokalitu klienta. Audit zahrnuje všechny oblasti, které jsou auditovány během návštěvy na místě. Pokud není možná fyzická návštěva, využívá k tomu auditor potřebné technologie ICT.

Co můžete očekávat?

Délka vzdáleného auditu bude stejná jako v případě auditu na místě. Budete muset být neustále k dispozici a po většinu trvání auditu budete součástí konferenčního hovoru s auditorem.
Nejlepší způsob pro provádění vzdáleného auditu je využití tzv. sdílené obrazovky. Ta pomáhá snížit množství sdílených dokumentů mezi Vámi a auditorem.
Auditorem můžete být požádáni o zaslání Vašich dokumentů prostřednictvím e-mailu. Se všemi Vašimi dokumenty a informacemi bude zacházeno v souladu se zásadami o důvěrnosti a ochraně osobních údajů. Tyto zásady jsou dostupné na webových stránkách NQA a jsou v souladu s NQA pravidly k registraci.

Logistika – jak se připravit na audit?

Audit na dálku je závislý především na dostupné technologii. Existuje několik možností, jak se na vzdálený audit připravit, mezi které patří:

• Systém, který umožní konferenční hovor prostřednictvím internetu (nejlépe s možností videa). Mezi takové patří např. GoTo Meeting, Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom nebo Skype;

• Pokud nemáte přístup k podobnému systému, bude Vám zaslána pozvánka na schůzku od auditora prostřednictvím aplikace Skype;

• Pokud nemáte možnost se připojit na internet, můžete být auditorem požádáni o zaslání veškerých informací prostřednictvím e-mailu a o následný telefonický hovor;

• Prosíme, ujistěte se, že jste patřičně seznámeni s technologiemi, pomocí kterých bude audit proveden. Předejdete tak zbytečným zpožděním.

Co je třeba poskytnout auditorovi, aby mohl vzdálený audit proběhnout?

1. Pracovníci

• a. Osoba odpovědná za provedení auditu bude muset být auditorovi k dispozici po celou dobu auditu;

• b. K dispozici musí být také pracovníci odpovědní za jednotlivé auditované oblasti. Tito vlastníci procesu mohou být kontaktováni samostatně prostřednictvím telefonního hovoru, nebo z jednoho společného místa;

• c. Vedoucí pracovníci musí být k dispozici u zahajovacího a závěrečného jednání, a dále během části auditu týkající se řízení podniku (pokud je tato oblast součástí plánu auditu).

2. Dokumentace

• a. Na dálku prověříme co největší část Vašeho systému managementu, a to prostřednictvím sdílené obrazovky nebo zasláním informací a dokumentace auditorovi na e-mail.

• b. Zajistěte si včas informace o Vašich interních procesech zabezpečování informací.

3. Ověřování na místě

• a. Pro standardy a certifikace, při kterých jsou vyžadovány prohlídky na místě nebo prohlídky konkrétních procesů v provozovnách, měla by být prohlídka auditorovi umožněna pomocí webové kamery nebo telefonního videohovoru.

• b. Pokud prohlídka není z technologických, zdravotních, bezpečnostních důvodů nebo z důvodu uzavření provozovny možná, bude po skončení pandemie proveden speciální audit, případně bude provedena prohlídka během příštího auditu.

Co se stane, pokud v den auditu nefunguje internetové připojení? 

Auditor je povinen vyvinout maximální úsilí pro provedení auditu. Pokud problémy s připojením budou pokračovat, auditor dokončí audit například prostřednictvím telefonního hovoru.

Pro tento případ, mějte pro auditora připravený e-mail s klíčovými dokumenty v příloze, které auditor bude přezkoumávat a zajistěte, že máte dobré spojení, abyste dokumentaci mohli odeslat.

Mezi dokumenty, které může auditor požadovat e-mailem, náleží:

• Záznamy z interních auditů

• Plán interních auditů

• Přezkoumání systému managementu

• Stížnosti

• Nápravná opatření

• Dokumentace ke zlepšování

• Registr rizik

• Dokumentace podporující obchodní procesy (pokud je to možné).

Co se stane, pokud vzdálený audit nepokryje všechny oblasti, v případě auditu 2. stupně nebo recertifikace?

Největší část auditu se pokusí auditor provést na dálku. Pokud účinnost Vašeho systému nemůže být plně ověřena a nemůže být tedy proveden celý audit na dálku (toto je pravděpodobné během recertifikace), pak bude audit dokončen na místě, jakmile to bude možné.

Za těchto okolností se společnost NQA může rozhodnout dočasně prodloužit platnost certifikátu, maximálně však o šest měsíců po úspěšně provedeném vzdáleném auditu. Následný audit na místě provede NQA nejpozději do 6 měsíců, tedy před vypršením platnosti prodlouženého certifikátu. Tam, kde je to možné bude NQA respektovat délku stávajícího auditu.

Prosím vezměte na vědomí, že všechny vzdálené audity podléhají kontrole rizik ze strany NQA UK. Rovněž předchozí výstupy auditu Vašeho systému managementu mohou ovlivnit Vaši způsobilost k provedení celého auditu na dálku.