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¿Qué es un análisis de deficiencias?

21 febrero 2018
Uno de los primeros pasos en su proyecto de transición o implementación del Sistema de Gestión es comparar su Sistema de Gestión actual con los requisitos del nuevo estándar. Esto se llama comúnmente Análisis de Deficiencias (Gap analysis); a veces también se denomina Pre-auditoría.

El análisis de deficiencias se realiza principalmente al comienzo del proceso de certificación para evaluar lo que está actualmente en vigencia frente al conjunto de requisitos para los cuales se implementará cada norma. El estándar tiene requisitos específicos que deben cumplirse; estos se detallan en varias cláusulas. Si el sistema actual no cumple con los requisitos, entonces hay una brecha que debe abordarse antes de que una organización pueda lograr una certificación exitosa.
 
Un análisis de deficiencias también se puede usar cuando una organización tiene que pasar a una nueva versión de un estándar o en el caso de la nueva norma ISO 45001: 2018 - realizar la transición. Proporcionará unas indicaciones de dónde se encuentra ahora y dónde debe estar para tener una transición exitosa.
 
En este sentido, las preguntas más comunes, especialmente en aquellas empresas que son nuevas en la certificación, son las siguientes:
 

  • ¿Cuánto tiempo llevará lograr la certificación?
  • ¿Es difícil?
  • ¿Qué se necesita?
  • ¿Cuánto cuesta?

Puesto que cada empresa u organización es diferente: diferentes sectores, diferentes tamaños, diferentes complejidades, diferentes riesgos, no existe una respuesta estándar a estas preguntas.
 
Una organización también querrá saber dónde en qué situación se encuentran: tienen una comprensión de su posición actual y saben lo que quieren lograr; necesitan implementar un plan de acción para llegar a donde pretenden estar. El análisis de deficiencias es una herramienta que identifica las brechas y, por lo tanto, permite que una organización elabore un plan de acción para obtener una certificación exitosa. También puede proporcionar una verificación de la realidad de la organización en cuanto a dónde se encuentran en el proceso, lo que ayuda a planificar los recursos y los plazos.
 
Por lo tanto, Gap Analysis es una herramienta de planificación estratégica que lo ayudará a comprender dónde se encuentra, dónde quiere estar y cómo va a llegar hasta allí.
 
 NQA puede realizar un análisis de deficiencias para identificar cualquier área de debilidad antes de la evaluación formal. Los auditores de NQA llevarán a cabo una auditoría de Análisis de Gap para comparar el Sistema de Gestión que está en su lugar con los requisitos estándar.
 
El auditor preparará un informe que identificará dónde hay vacíos o dónde se requiere documentación o evidencia adicional. Esto permitirá que la empresa u organización implemente un plan para remediar estas brechas de cara a las auditorías iniciales obligatorias para la certificación.