Preguntas ISO 14001
La ISO 14001:2004 ha sido revisada y actualizada por la ISO 14001:2015, publicada en Septiembre de 2015. Las empresas certificadas según la versión de 2004 dispondrán de un periodo que se extiende hasta septiembre de 20168 para realizar la transición a la nueva norma. A continuación le presentamos respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes que le podrán ser de utilidad.
¿Cuáles son los nuevos puntos de la ISO 14001:2015?
La norma ha sido actualizada para responder a las últimas tendencias de gestión medioambiental e incluye requisitos adicionales para: identificar y comprender el contexto de la organización; liderazgo, estrategia de gestión medioambiental, riesgos asociados a las amenazas y oportunidades; ciclo de vida; control de la cadena de valor; evaluación del rendimiento. La norma ha adoptado la estructura del anexo SL, que asegura que dicha norma sea compatible con otros sistemas de gestión ISO.
¿La nueva norma menciona “liderazgo”, ¿qué significa?
Existe un requisito explícito y mejorado que requiere que la dirección demuestre liderazgo y compromiso con el sistema de gestión. Debe existir una relación clara y demostrable ente la estrategia de la organización y los objetivos y política medioambiental. Es un requisito reforzado relativo a la dirección. Consejo: La dirección deberá tener en cuenta la contabilidad para el efectividad del SGM, considerando aspectos medioambientales al planear la estrategia y proporcionar soporte y recursos necesarios para asegurar que el SGM alcanza los objetivos.
¿Existe una relación entre aspectos e impactos?
Existe un requisito explícito y mejorado que requiere que la dirección demuestre liderazgo y compromiso con el sistema de gestión. Debe existir una relación clara y demostrable ente la estrategia de la organización y los objetivos y política medioambiental. Es un requisito reforzado relativo a la dirección. Consejo: La dirección deberá tener en cuenta la contabilidad para el efectividad del SGM, considerando aspectos medioambientales al planear la estrategia y proporcionar soporte y recursos necesarios para asegurar que el SGM alcanza los objetivos.
He oído que existe un acercamiento más basado en los riesgos, ¿qué supone esto?
Es un nuevo concepto introducido en la sección de planificación. Requiere que la empresa identifique los riesgos y oportunidades asociados a los aspectos e impactos, obligaciones legales y otros requisitos, así como implementar acciones para tratarlos.
¿La versión 2015 no requiere de un representante de la dirección?
NQA necesitará de un contacto para todos los temas relacionados con la certificación y la organización de las visitas.
¿Cómo se cubre la sección general de comunicación? ¿Es diferente la interna de la externa?
La sección general hace referencia a la planificación y preparación necesarias para establecer un proceso de comunicación efectivo. Esto debe considerar la información extraída de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (4.2) para asegurar que se recibe la información necesaria en el formato adecuado. Una vez establecidos los requisitos de comunicación, se pueden utilizar diferentes estrategias para cubrir los requisitos internos y externos.
¿Qué hacer si no hay nadie dentro de la empresa que lleve a cabo la auditoría interna?
La ISO 14001:2015 simplemente requiere que la auditoría se lleva a cabo de forma objetiva e imparcial. No hay ningún requisito que indique que tenga que llevarse a cabo por un miembro del personal. Muchos consultores ofrecen dicho servicio y algunas de nuestras empresas se prestan empleados de manera recíproca para llevar a cabo la auditoría interna.
Hemos registrado la respuesta de emergencia dentro de un registro de riesgo, ¿es correcto?
Sí, la cláusula 6.1.2 cubre los aspectos ambientales y requiere que se cubran condiciones anormales y situaciones de emergencia previsibles. Como las emergencias deben considerarse un alto riesgo ambiental, entonces es perfectamente aceptable y, de hecho, es la mejor manera de incluirlas en el registro de riesgos. Además, la cláusula 8.2 requiere que las enmiendas al proceso o los controles adicionales necesarios para prepararse y mitigar las posibles situaciones de emergencia se identifiquen, implementen, mantengan y prueben.
¿Existe alguna diferencia entre las nuevas versiones de ISO 9001 e ISO 14001?
Uno norma cubre la calidad y la otra el medioambiente, pero sí, son idénticas en su formato. Todas las normas de gestión recientemente emitidas (incluida la nueva norma ISO 45001 - Salud y seguridad) se basan en el anexo SL, una estructura de alto nivel creada por ISO para proporcionar una estructura universal de alto nivel, texto central idéntico y términos y definiciones comunes para todos los estándares. Fue diseñado para facilitar la integración de diferentes sistemas de gestión.
¿Tendría sentido publicar una copia del certificado en la web (incluyendo alcance)?
La cláusula 4.3 de la norma requiere que el alcance esté disponible para las partes interesadas. Una de las maneras más fáciles sería facilitar una copia de su certificado ISO 14001 en la web, ya que contiene el alcance. Como alternativa, podría considerar agregar las palabras del alcance como una oración introductoria al inicio de su política, ya que este documento también debe estar disponible. La cláusula 4.2 requiere que considere las necesidades de las partes interesadas y la comunicación del alcance y la política.
¿Perderán la validez las antiguas versiones de la ISO 9001e ISO 14001?
Si no ha realizado la transición antes del 14 de septiembre de 2018, no recibirá la certificación. Los certificados de las versiones anteriores expiran automáticamente a la medianoche del día 14. Dicha fecha supone el fin del periodo de 3 años para las transiciones.
¿Qué se considera como compromiso de la dirección?
El compromiso de la dirección es una frase más asociada a la versión 2004 de la norma. La norma 2015 usa los términos “liderazgo y compromiso”. Ahora se requiere que la alta dirección tenga una mayor participación en el sistema de gestión ambiental y debe asegurarse de que los requisitos estén integrados en los procesos de la organización y que la política y los objetivos estén alineados con la dirección estratégica. También existe un mayor enfoque con la mejora continua del SGA para mejorar el rendimiento ambiental.
¿Cuánto tiempo conlleva la transición para una empresa normal?
Suponiendo que ya tiene la norma 2004 establecida, los cambios documentales deberían ser relativamente sencillos. Hay mucha más libertad para establecer el SGA de una manera que se adapte a su negocio. La estructura y el nivel de documentación requerida dependen de usted, siempre que pueda demostrar que tiene el control del proceso. No existen requisitos respecto al manual ambiental, procedimientos o para la auditoría interna, por ejemplo. Debe asegurarse de tener los documentos y registros para demostrar que se han cumplido los requisitos de la norma y que el sistema se implementa de manera efectiva y se mantiene. Es necesario que cubra los nuevos requisitos de la norma. El tiempo dependerá de los cambios a realizar en el nuevo sistema.
¿Cómo asegurar que el SGA nos proporciona lo que necesitamos?
El éxito del SGA se juzgará acorde a esos tres elementos. Lo que distingue a NQA de otros organismos de certificación, es que utilizamos las oportunidades de mejora para mejorar el SGA. También depende de lo que quieras de tu EMS. Nuestros auditores se asegurarán de que tenga un sistema que sea adecuado para sus objetivos, ya sea un proceso de gestión de riesgos, una herramienta de gestión del cumplimiento legislativo, una insignia medioambiental o un proceso para contribuir al cambio climático.
¿Cuál es la diferencia entre la cláusula 1 Alcance y la cláusula 4.3 Alcance?
La cláusula 1 se relaciona con el alcance de la norma y los requisitos para un sistema de gestión ambiental. También detalla los 3 resultados esperados. Por su parte, la cláusula 4.3 hace referencia al alcance de su sistema de gestión y detalla los límites y la aplicabilidad del sistema, es el alcance de su certificado.
Somos una agencia de turismo, ¿debemos incluir el plan de viajes?
La cláusula 6.1.2 “Aspectos Ambientales” detalla que una organización debe determinar los aspectos ambientales que puede controlar o influenciar. Dicho plan apenas influye sobre cómo llega la gente, creo que es apropiado dejarla fuera. No hay necesidad de excluirlo formalmente de su alcance.
Con respecto a la planificación y aspectos, ¿debe considerarse el negocio al completo?
Esto dependerá del tamaño y la complejidad del negocio. La norma no determina nada la respecto, por lo tanto, siempre que se hayan evaluado los aspectos significativos relevantes para todas las actividades, estas se considerarán dentro del alcance. Muchas empresas grandes consideran que es mejor dividir la organización en unidades separadas, lo que permite utilizar un método más estructurado para analizar los problemas.
Tengo un sistema de gestión integrado, ¿cómo me afectarán los cambios en la ISO 14001?
La introducción de Anexo SL facilitará la integración de la ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Sin embargo, deberá pensar en las fechas y planes de transición cuidadosamente, debido a las diferentes fechas de publicación.