Comprender la organización y su contexto desde una perspectiva medioambiental

Como en todo viaje, hay que tener claro de dónde partimos y a dónde queremos llegar. Los "GPS" nos indican nuestro punto de partida cuando calculan nuestra ruta; sin embargo, hasta ahora nadie ha creado una tecnología para hacer esto en términos de la norma ISO 14001. Por eso es tan importante definir el "contexto organizativo" en las normas del sistema de gestión medioambiental.

El contexto consiste en determinar y comprender a fondo las cuestiones internas y externas que pueden afectar a una organización y sus objetivos. Puede realizarse para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, sector o ubicación geográfica.

En pocas palabras, el resultado esperado de la norma ISO 14001 es la "mejora del rendimiento medioambiental". Hay cosas que ayudarán a conseguirlo y otras que se interpondrán en el camino. Definir el contexto consiste simplemente en determinar y comprender cuáles son.

El SGA se centra entonces en maximizar los aspectos positivos y mitigar los efectos de los negativos. Junto a ello, se evalúan las personas u organizaciones que también pueden verse afectadas o tener interés en lo que se hace.

Una crítica común a las versiones anteriores de la norma era la falta de conexión de los temas medioambientales con las operaciones empresariales cotidianas. A menudo se consideraban como algo separado y no relevante para muchos empleados.

La determinación minuciosa del contexto organizativo ayuda a resolverlo. Al identificar los problemas internos y externos, conocidos como riesgos y oportunidades, pueden utilizarse para dirigir la dirección estratégica y el propósito de la empresa. El sistema de gestión se convierte entonces en una parte útil del día a día de la empresa y en una plataforma relevante para que los empleados hagan un seguimiento de su propio rendimiento.

Garantizar el cumplimiento de esta cláusula ayuda a conectar los objetivos estratégicos de alto nivel de la empresa con las tareas y el trabajo en todos los niveles y funciones. Aunque la norma no prescribe el método para determinar el contexto de la organización, hay algunos pasos e hitos lógicos.

¿Qué son los problemas internos y externos?

El contexto interno de su organización es el entorno en el que pretende alcanzar sus objetivos. El contexto interno puede incluir su enfoque de la gobernanza, sus relaciones contractuales con los clientes y sus partes interesadas.

Los problemas internos pueden incluir:

• Requisitos reglamentarios

• Estrategias para ajustarse a sus políticas y alcanzar sus objetivos

• Relación con el personal y las partes interesadas, incluidos los socios y proveedores

• Recursos y conocimientos (por ejemplo, capital, personas, procesos y tecnologías)

• Apetito de riesgo

• Activos

• Producto o servicio

• Otras normas, directrices y modelos adoptados por la organización

• Sistemas de información

Para entender su contexto externo, considere las cuestiones que surgen de su entorno social, tecnológico, medioambiental, ético, político, legal y económico.

Los problemas externos pueden incluir:

• Normativa gubernamental y cambios en la legislación

• Cambios económicos en su mercado

• Su competencia

• Cuestiones/percepciones medioambientales

• Eventos que pueden afectar a su imagen corporativa

• Cambios en la tecnología

¿Deben importarnos la opinión de los demás?

En términos sencillos, el requisito de identificar a las partes interesadas relevantes significa que tiene que decidir la opinión de quién debe preocuparse por su empresa.

Entre las partes interesadas se encuentran los clientes directos, los usuarios finales, los proveedores y socios, los reguladores y los vecinos. Otras pueden ser personas de la organización, propietarios/accionistas e incluso la sociedad en general. Estas partes añaden valor a la organización o se ven afectadas por las actividades de la misma. Identificar y satisfacer sus necesidades es importante para implantar un sistema de gestión medioambiental eficiente y eficaz. Sus comentarios pueden ayudarle a determinar qué se puede mejorar en su organización y cómo.

Las partes interesadas son los clientes, los socios, los empleados y los proveedores. A la hora de desarrollar su SGA, sólo tiene que tener en cuenta las partes interesadas que pueden afectar a su:

• Capacidad para ofrecer un producto o servicio que satisfaga las necesidades de sus clientes y los requisitos legales y reglamentarios

• Proceso de mejora continua

• Capacidad para mejorar la satisfacción del cliente mediante la aplicación eficaz de su sistema

• Proceso para garantizar el cumplimiento de los requisitos de sus clientes y de los estatutos o reglamentos aplicables, junto con cualquier otro compromiso pertinente que haya asumido.

¿Tengo que documentarlo todo?

Una de las áreas mal entendidas por muchos con esta cláusula está relacionada con la documentación de los resultados de la misma. La ISO 14001 utiliza el término "mantener la información documentada" siempre que hay un requisito formal de documentar algo. La norma no hace esa declaración para esta cláusula o sus resultados.

En el anexo de la norma (A4.1) se detalla que la intención de esta cláusula es proporcionar una "comprensión conceptual de alto nivel" de las cuestiones relevantes e identificadas.

Por supuesto, las cláusulas posteriores de la norma que se basan en la base establecida por esta cláusula requieren documentación, como los riesgos y las oportunidades que deben abordarse.

¿Cuándo y cómo revisarlo?

La cláusula 9.3 de la ISO 14001:2015 (revisión por la dirección) establece que el proceso de revisión debe incluir la consideración de los cambios en:

1. Cuestiones externas e internas que son relevantes para el SGA

2. Las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidas las obligaciones de cumplimiento

Estas son, por supuesto, las dos áreas principales cubiertas en la cláusula 4 de la norma ISO 14001:2015 - "Contexto de la organización".

En resumen

La introducción de esta cláusula ha garantizado que el SGA ya no esté dictado por las normas, los auditores internos/externos o el responsable de medio ambiente. En su lugar, es la alta dirección de una organización la que está facultada, lo que le proporciona la autoridad y la flexibilidad necesarias para definir su sistema de gestión y garantizar que cumple el resultado esperado: una mejora del rendimiento medioambiental de su organización.

Autor: Richard Walsh, Auditor Jefe de Energía y Medioambiente de NQA UK