Privacy Notice | NQA

1. INTRODUCTION

1.1 Nous prenons la confidentialité et la protection des renseignements personnels au sérieux. Cet avis de confidentialité contient des détails sur la façon dont nous recueillons, utilisons et partageons des informations personnelles et sur les droits individuels de confidentialité. La façon dont nous utilisons les informations personnelles dépend du contexte dans lequel elles sont mises à notre disposition.

1.2 Notre délégué à la protection des données (DPD) fournit une aide et des conseils pour s'assurer que nous appliquons les normes de bonne pratique à la protection des informations personnelles. Si vous avez des questions sur la façon dont nous utilisons les informations personnelles, notre DPD peut être contacté par courriel à dpo@nqa.com.

1.3 Cette déclaration de confidentialité fournit des informations à jour sur la façon dont nous utilisons les informations personnelles et mettra à jour toute information antérieure que nous avons publiée sur l'utilisation des informations personnelles. Nous pouvons occasionnellement apporter des mises à jour mineures à la présente Politique de Confidentialité. Toutefois, si nous apportons des changements matériels à la façon dont nous traitons et utilisons vos informations personnelles, nous l'annoncerons clairement sur notre site Web (www.nqa.com).

2. À PROPOS DE NOUS

2.1 Nous sommes ce qu'on appelle le "contrôleur" des informations personnelles que nous recueillons et utilisons. Lorsque nous disons «nous»  dans cet avis de confidentialité, nous entendons National Quality Assurance. Nous sommes enregistrés auprès du Registre des Entreprises du Québec sous le numéro 1167418459.

3. QUELS TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS NOUS UTILISONS

3.1 Nous utilisons une variété de renseignements personnels selon les circonstances dans lesquelles les renseignements personnels sont mis à notre disposition.

3.2 Nous pouvons utiliser des informations personnelles dans les circonstances suivantes:

(a) Contacts professionnels: Nous détenons les noms, les titres de poste, les coordonnées de l'employeur et les coordonnées professionnelles de divers contacts professionnels, y compris les contacts clients, les contacts avec les fournisseurs et les parties intéressées qui se sont inscrits à notre bulletin électronique via notre site Web;

(b) Clients:

(i) Services de certification et d’audit: La plupart de nos clients sont des entités constituées, mais dans le cadre de la vérification et du traitement des attestations, nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels sur des personnes qui travaillent pour nos clients. Cela peut inclure des noms, des coordonnées et des informations sur le travail ou le rôle d'un individu chez notre client; et

(ii) Services de formation: Si vous vous êtes inscrit à l'un de nos cours de formation, nous traiterons votre nom, votre fonction, les coordonnées de votre employeur, vos coordonnées professionnelles et des informations sur votre performance dans le cours de formation. Nous pouvons également collecter et utiliser certaines catégories de données personnelles telles que les informations diététiques ou les handicaps liés à l'accès;

(c) Auditeurs / Tuteurs de contrat: Si vous êtes un consultant, nous traiterons votre nom, vos coordonnées professionnelles et personnelles, votre CV et vos antécédents professionnels, les détails de paiement et les informations sur le travail que vous effectuez pour nous. Nous pouvons également collecter et utiliser certaines catégories de données personnelles telles que les informations diététiques ou les handicaps liés à l'accès; et

(d) Consultants référents: Si vous êtes un consultant qui réfère des opportunités de vente à NQA, nous traiterons votre nom, vos coordonnées professionnelles et personnelles, votre CV et vos antécédents professionnels ainsi que des informations sur le travail que vous nous référez.

(e) Demandeurs d'emploi: Lorsque vous postulez pour un poste chez nous, nous traitons les renseignements personnels que vous nous fournissez dans le cadre de votre demande et de tout processus de sélection d'entrevue. Cela comprend généralement votre nom, vos coordonnées personnelles, l'histoire professionnelle, l'éducation et les qualifications et les références. Nous pouvons également recueillir et utiliser certaines catégories de données personnelles sur les demandeurs d'emploi, telles que des informations sur l'origine raciale ou ethnique du demandeur et certaines informations sur la santé concernant des conditions médicales ou des handicaps.

4. COMMENT NOUS RECUEILLIONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

4.1 Nous utilisons uniquement les informations personnelles que nous avons obtenues directement aux fins décrites dans la présente déclaration de confidentialité.

Les informations personnelles sont collectées de la manière suivante:

(a) Contacts professionnels: ils peuvent être collectés via des formulaires sur notre site Web ou dans le cadre d'une correspondance commerciale avec des contacts commerciaux;

(b) Clients:

(i) Services de certification et d’audit: Nous pouvons recueillir des renseignements personnels détenus par nos clients dans le cadre d'une vérification. Les renseignements personnels peuvent être inclus dans la documentation que nous sommes tenus d'évaluer dans le cadre de toute vérification et seront habituellement fournis ou mis à notre disposition par notre client; et

(ii) Services de formation: Les renseignements personnels seront recueillis directement auprès de la personne qui s'est inscrite à l'un de nos cours de formation;

(c) Auditeurs / Tuteurs, Consultants et Demandeurs d'emploi: Les renseignements personnels seront recueillis directement auprès de vous ou à partir des références de vos tiers.

5. Pourquoi utilisons-nous les informations personnelles?

Nous utiliserons les renseignements personnels aux fins suivantes:

(a) Contacts professionnels: Nous traitons les informations personnelles de nos contacts d'affaires selon les besoins légitimes de gérer les opérations quotidiennes de notre entreprise, y compris la correspondance, l'engagement des fournisseurs et la promotion de nos services auprès des contacts commerciaux;

(b) Clients:

(i) Services de certification et d’audit: Nous traitons les renseignements personnels des personnes qui travaillent pour nos clients incorporés dans le cadre de la conduite un audit conforme aux obligations légales et réglementaires qui régissent la manière dont les services de certification des systèmes de management accrédités doivent être conduits. Un tel traitement est également requis pour les intérêts légitimes de nos clients à demander des certifications que nous sommes impliqués dans l'audit, l'octroi et le maintien;

(ii) Services de formation: Nous devons traiter les renseignements personnels afin d'exécuter le contrat que nous avons conclu avec la personne qui s'est inscrite à l'un de nos services de formation. Lorsque notre contrat de services de formation est conclu avec une entité corporative pour la formation de ses employés, notre traitement des renseignements personnels est dans l'intérêt légitime de cette entité corporative pour améliorer et / ou ajouter aux qualifications et aux compétences de ses employés ; et

(c) Auditeurs / Tuteurs de contrats: Nous traitons les informations personnelles des Auditeurs de contrat / Tuteurs pour les intérêts légitimes de décider si oui ou non d'employer une personne particulière pour un rôle dans notre organisation. Lorsque nous engageons des auditeurs / tuteurs contractuels, nous traitons leurs informations personnelles aux fins de conclure et d'exécuter notre contrat avec les auditeurs / tuteurs contractuels. Nous traitons les informations sur les origines raciales et ethniques des consultants dans l'intérêt public de surveiller l'égalité des chances au sein de notre organisation et nous traitons certaines informations médicales sur les consultants dans l'intérêt public de soutenir les auditeurs / contracteurs ayant des problèmes médicaux ou des handicaps particuliers; et

(d) Consultants référents: nous traitons les informations dans le but de traiter les recommandations de vente; et

(e) Demandeurs d'emploi: Nous traitons les renseignements personnels des demandeurs d'emploi dans l'intérêt légitime de déterminer s'il faut ou non employer une personne en particulier pour un rôle dans notre organisation. Lorsque nous décidons d'embaucher un candidat, nous traitons ses informations personnelles afin de conclure et d'exécuter notre contrat de travail avec le candidat. Nous traitons l'origine raciale et ethnique et l'information sur la santé des demandeurs d'emploi afin de respecter nos obligations légales en matière d'emploi et des lois similaires.

5.2 Si nous n'avons pas accès aux renseignements personnels aux fins décrites dans le présent paragraphe 5, nous pourrions ne pas être en mesure d'offrir ou de fournir certains services, ou nous pourrions ne pas être en mesure de remplir les demandes d'emploi ou de consultant.

6. Combien de temps nous gardons les informations personnelles

6.1 Nous ne conserverons jamais les renseignements personnels plus longtemps que nécessaire aux fins auxquelles nous devons les utiliser.

6.2 Généralement, en ce qui concerne les renseignements personnels recueillis dans le cadre d'un contrat, nous conserverons les renseignements personnels pour la durée du contrat et une période pouvant aller jusqu'à six ans après l'expiration ou la résiliation du contrat, au cas où ces renseignements personnels sont requis pour l'exercice ou la défense d'une réclamation légale pendant cette période.

6.3 Nous pouvons également conserver des renseignements personnels aussi longtemps que la loi, la réglementation ou les instructions d'un organisme d'accréditation pertinent l'exigent.

6.4 Les informations sur le demandeur d'emploi non retenu sont conservées pendant une période de 12 mois après que le poste a été pourvu.

6.5 Nous conserverons les informations personnelles des contacts professionnels qui reçoivent notre newsletter jusqu'à ce qu'ils se désinscrivent ou se désinscrivent de notre newsletter.

7. PARTAGE D'INFORMATIONS PERSONNELLES AVEC DES TIERS

7.1 Nous partageons uniquement des informations personnelles avec des tiers:

a) dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs définis au paragraphe 5, y compris, le cas échéant, pour la fourniture de services;

(b) lorsque nous avons l'obligation légale ou contractuelle de le faire; ou

(c) Où est-il juste et raisonnable de le faire dans les circonstances?

7.2 Nous pouvons partager des informations personnelles avec les tiers suivants:

(a) Groupe d'entreprises / Agents / Franchisés: Notre activité se déroule dans le cadre d'un groupe international plus large de sociétés qui comprend des entités qui agissent comme nos agents et franchisés dans des endroits à travers le monde. Il se peut que nous ayons parfois besoin de partager des renseignements personnels avec notre groupe d'entreprises élargi lorsque cela est nécessaire pour les intérêts légitimes de nos opérations quotidiennes, et aussi lorsque requis pour des examens indépendants des vérifications et des évaluations;

(b) Fournisseurs: Nous utilisons un certain nombre de fournisseurs différents, y compris des fournisseurs de TI, des entreprises de traitement des paiements et des consultants, avec qui nous partageons des renseignements personnels afin que ces fournisseurs puissent traiter des renseignements personnels en notre nom. Dans ces circonstances, nous prenons les mesures requises par les lois sur la protection des données pour garantir que ces fournisseurs protègent les informations personnelles que nous partageons avec eux;

(c) Organismes d'accréditation: Nous pouvons être amenés à partager des informations personnelles avec des organismes d'accréditation et de réglementation (tels que l’ANAB, UKAS, IATF, IAQG, entre autres), qui surveillent les services de certification et d'audit pour s'assurer que nous respectons leurs règles et exigences lors de l'attribution des certifications; et

(d) Organismes gouvernementaux: Nous pouvons être tenus par la loi de partager des renseignements personnels avec des organismes gouvernementaux et des

8. ENVOI DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'ÉTRANGER

8.1 Nous pourrions avoir besoin de transférer des informations personnelles à nos sociétés / agents / franchisés et fournisseurs (y compris consultants) basés dans des pays où les lois sur la protection des données n'offrent pas le même niveau de protection. dans La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) - y compris la Chine, les États-Unis, les Nations Unies et l'Inde.

Nous ne transférerons vos informations personnelles qu'en dehors de (LPRPDE)  où:

a) le transfert est effectué dans un pays dont la décision a été décidée par la Commissariat à la protection de la vie privée du Canada garantit un niveau adéquat de protection des informations à caractère personnel; ou

(b) nous avons mis en place nos propres mesures pour garantir une sécurité adéquate conformément aux lois sur la protection des données. Ces mesures consistent notamment à garantir la sécurité des informations personnelles en effectuant des contrôles de sécurité auprès de nos partenaires et fournisseurs étrangers, en s'appuyant sur des engagements contractuels solides approuvés par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Certains partenaires et fournisseurs américains peuvent également être certifiés dans par le  Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ce qui confirme qu'ils disposent de mesures appropriées pour assurer la protection des informations personnelles.

9. DROITS DE CONFIDENTIALITÉ

9.1 Les individus ont le droit d'exercer l'un des droits de confidentialité suivants en ce qui concerne le traitement de vos informations personnelles:

(a) Accès: Les individus peuvent demander l'accès à une copie de leurs informations personnelles que nous détenons, ainsi que les informations personnelles que nous utilisons, pourquoi nous les utilisons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et si a été utilisé pour toute prise de décision automatisée.

(b) Rectification: Les personnes peuvent nous demander de modifier ou de compléter toute information personnelle inexacte ou incomplète détenue à leur sujet.

(c) Effacement: Les individus peuvent nous demander de supprimer leurs informations personnelles lorsque nous ne sommes plus obligés de les utiliser ou lorsque nous n'avons aucune base légale pour les conserver.

(d) Restriction: Les individus peuvent nous demander de restreindre les informations personnelles que nous utilisons à leur sujet lorsque nous ne sommes pas en mesure d'effacer leurs informations personnelles ou lorsqu'une personne s'est opposée à l'utilisation de vos informations personnelles.

(e) Objet: Les individus peuvent s'opposer à notre traitement de leurs informations personnelles.

f) Transférabilité: Les particuliers peuvent nous demander de leur fournir, à eux-mêmes ou à un tiers, certaines des informations personnelles que nous détenons à leur sujet dans un format électronique structuré et couramment utilisé, de sorte qu'il puisse être facilement transféré.

(g) Retrait du consentement: En règle générale, nous n'avons pas besoin de consentement pour traiter les renseignements personnels et, par conséquent, nous ne demandons habituellement pas le consentement pour traiter les renseignements personnels. Cependant, lorsque nous demandons le consentement pour traiter des renseignements personnels, les individus ont le droit de retirer leur consentement à tout moment

9.2 Veuillez faire toutes les demandes d'exercer vos droits de confidentialité par écrit à dpo@nqa.com.

9.3 Nous sommes tenus de vérifier l'identité de toute personne demandant à exercer ses droits à la vie privée et nous pouvons demander aux individus de fournir des documents d'identification valides lorsqu'ils nous demandent de nous le permettre.

9.4 Nous ne facturons aucun frais pour répondre à une demande émanant d'une personne exerçant ses droits à la vie privée, et nous répondrons à toute demande conformément à nos obligations en vertu des lois sur la protection des données.

9.5 Les individus peuvent se plaindre de la façon dont nous avons utilisé leurs informations personnelles en nous contactant comme indiqué ci-dessus.

10. ACTIVITÉS EN LIGNE

10.1 Nous utilisons des cookies pour suivre votre utilisation de notre site Web et des pages accessibles depuis notre site Web.

10.2 Un cookie est un petit fichier qui est envoyé à votre navigateur et stocké sur le disque dur de votre ordinateur. Les cookies nous aident à comprendre et suivre votre utilisation de nos sites Web et nous aident à identifier où nous pouvons améliorer les informations et les services fournis via notre site Web.

Nous utilisons les catégories de cookies suivantes sur notre site:

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