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부적합 관리

경영시스템의 효과적인 운영에 필수적인 부분은 시정조치 및 개선 프로세스입니다.
NQA의 제3자 심사 도중 귀사의 시스템, 프로세스 또는 관행이 심사 대상 규격을 준수하지 않는 상황을 발견할 수 있습니다. 이러한 상황이 발생하면 심사원은 귀사의 조직에 대해 부적합 사항을 제기합니다. 부적합은 규격 / 규정의 요구사항을 충족시키지 못했고 부적합을 정당화하기 위해 심사원이 발견한 증거를 상세하게 설명합니다.
 

중부적합, 경부적합 및 개선기회

심사원은 부적합 사항이 중부적합 또는경부적합 중 어느 하나로 분류될 지를 결정할 것입니다.
중부적합은 규격의 요구사항 중 여러 개의 요구사항을  충족시키지 못하거나 경영시스템이 의도한 결과물을 제공할 수 있는지에 대한 의문이 생길 때 발행합니다.
경부적합은 시스템 또는 프로세스 상에서 단순한 하나의 부적합이 발견되는 경우에 발행됩니다.
심사원은 또한 시스템 개선 방법에 대한 제안사항인 개선기회 (OFI)를 발행 할 수도 있습니다.

1단계 심사에서 심사원은 귀사의 시스템이 요구사항에 아직 부합하지 않는 곳을 식별하고 우려사항(AoC)을 발행할 것이며, 2단계 심사에서 부적합 사항으로 발행될 수 있습니다. 
1단계 심사에서 우려사항은 대응할 필요는 없지만 우려사항이 1단계 심사에서 식별되는 정도에 따라 심사원이 2 단계 심사로 진행할 것을 권고할지 아닌지 여부에 영향을 미칩니다.

심사 중 또는 종결회의 시에 부적합에 대해 논의 할 수 있는 기회가 주어집니다. 심사원는 부적합 등급과 필요한 조치에 관해 조언해 줄 것입니다. 경우에 따라 NQA는 부적합 사항이 처리되었는지 확인하기 위해 조직을 특별심사를 해야 할 수도 있습니다.

심사원이 발행한 부적합 사항은 심사보고서에 자세히 설명될 것이며, 발행된 부적합에 대한 귀사의 답변은 NQA 심사 부적합 및 시정조치 제출 양식에 자세히 설명되어 있습니다. 이 양식은 귀사가 부적합사항을 어떻게 처리했는지 자세히 설명하는 영역을 제공합니다.

달리 명시되지 않는 한, 심사 완료 후 경부적합인 경우 60일 이내에 제출하고 중부적합인 경우 10일 이내에 부적합에 대한 시정조치를 제출해야 합니다. 이것은 2 단계 심사, 사후심사, 갱신심사 및 특별심사에 적용됩니다.
귀사의 시정조치 제출은 NQA 심사 부적합 및 시정조치 제출 양식을 사용해야 하며, 그렇지 않은 경우 인증이 정지될 위험이 있습니다. 개선기회(OFI)에 대한 시정조치는 제공할 필요가 없습니다.

모든 발행된 부적합에 대한 시정조치가 제출되지 않으면 인증은 발급, 재발행 또는 개정되지 않고 중부적합의 경우에는 시정조치의 객관적인 증거 제출 및 NQA 승인이 되어야 합니다.


부적합에 대한 시정조치 제출은 심사팀장에게 객관적인 증거와 함께 전자메일로 보내셔야 합니다.

귀사는 부적합에 대해 공식적으로 이의제기할 권리가 있으며, 이로 인해 독립적인 검토가 이루어집니다. 이의제기에 대한 자세한 내용은 여기를 참조하십시오.


NQA 심사 부적합 및 시정 조치 제출 양식 작성

NQA 심사 부적합 및 시정 조치 제출 양식의 목적은 귀사의 조직이 효과적인 경영시스템을 갖추고 있으며 부적합 사항을 즉시 처리하고 왜 발생했는지 이해하며 부적합 사항이 재발하지 않도록 함에 있습니다.

시정조치 제출 양식의 완성은 귀사의 시정조치 프로세스의 결과물이어야 합니다 (예로 ISO 9001:2015의 10.2 절에서 요구됨). 이를 위해서는 파악된 즉각적인 조치 (봉쇄)를 실시하고 그 근본원인을 이해하고 적절하게 시스템을 변경하여 재발되지 않도록 해야 합니다(시정 조치). NQA 심사 부적합 및 시정조치 제출 양식은 귀사가 이 단계들을 수행하고 객관적 증거를 제공할 방법을 상세하게 설명하고 있습니다.

이 양식에 대한 응답은 간결해야 하지만 위에 명시된 단계를 사용하여 부적합 성향을 효과적으로 처리했는지 여부를 확인하기 위한 NQA에 대한 충분한 정보를 제공하십시오.

완료된 시정조치 제출 양식은 정의 된 시간 내에 심사팀장에게 전자 메일로 송부해야 하며, 또한 제출 양식에 설명된 단계가 수행되었다는 객관적인 증거를 첨부해야 합니다.
 

부적합의 원칙

제3자 심사에서 발행된 부적합사항을 해결하는 것은 내부심사에서 발행된 부적합 사항과 동일한 원칙을 따릅니다. 발행된 문제를 이해하고 그것이 옳은지 확인하는 것은 논리적인 절차를 따라야 합니다.

봉쇄조치 (시정)
이 섹션에서는 부적합을 즉시 바로 잡기 위해 수행된 업무를 자세히 설명해야 합니다. 또 다른 부적합이 다시 발생하는 것을 막기 위해 취해진 임시조치를 상술해야 합니다. 수행한 행동을 분명하고 자세하게 제시하고 그것이 성공했다는 증거를 제공해야 합니다.

사례 1 : OHSAS 심사에서 차단된 비상구로 인해 부적합이 발생했습니다. 가능한 봉쇄조치는 비상구를 차단 해제하는 것 일 수 있습니다. 이 성공의 증거는 첨부된 사진을 통해 제공 될 수 있습니다.

사례 2 : 심사원은 지난 12개월 동안 내부심사가 수행되지 않았으며 내부심사 일정도 계획되어 있지 않음을 발견했습니다. 즉각적인 시정조치는 내부심사 일정을 업데이트하고 내부심사를 수행하는 것입니다.

근본원인 분석
근본원인 분석 섹션에서 문제의 근본적인 원인을 효과적으로 파악한 방법을 보여줄 수 있어야 합니다. 이 프로세스를 지원하는데 도움이 되는 유용한 도구는 많이 있습니다.
• 생선뼈도 (이시가와도)
• 5 WHY
• 8D

NQA 심사원인 조 켈리 (Joe Kelly)는 블로그 게시물 “Effective Correction Action Plan”에서 5WHY에 대한 더 많은 정보를 제공합니다. 근본원인의 목적은 논점에서 논리적인 진행을 달성하는 것입니다. 부적합으로부터 시작하여 다양한 원인과 근본원인에 대한 영향을 거쳐 부적합에 따라 근본원인 분석을 별도의 문서로 첨부해야 할 수도 있습니다.

시정조치
시정조치에는 부적합이 재발하지 않도록 하기 위해 취한 조치에 대해 자세히 설명되어 있습니다. 시정 조치는 문제의 근본 원인을 직접 해결해야 합니다. 귀사는 시정조치가 부적합이 재발할 가능성을 효과적으로 재발방지했다는 주장을 뒷받침하기 위해 어떤 조치가 취해졌는지에 대한 객관적인 증거를 제공해야 합니다.

삼사원은 다음 심사에서 부적합에 대한 시정조치를 항상 확인하며, 특히 장기 시정조치가 재발 방지에 효과가 있는지 여부를 심사합니다. 귀사의 행동이 효과적이지 않은 것으로 판단되면 귀사의 시정조치 프로세스에 대해 부적합 사항이 발행될 것입니다. 이는 심사원이 중부적합을 발행하는 가장 일반적인 요구사항 중 하나입니다.
 

멀티사이트(Multi site) 부적합사항

귀사가 벌티사이트 인증을 운영하는 곳에서는 매년 심사 프로그램을 받게 됩니다. 이 프로그램은 심사할 하위 위치 / 사이트를 선택하고 본사 심사를 통해 완료됩니다.

하위 위치 / 부지에서 부적합사항이 확인되면 심사원은 심사 보고서에 이를 기록하고 부적합사항을 발행합니다. 부적합의 성격에 따라 심사원은 하위 위치 / 사이트 또는 조직의 전체 시스템에 대해 이를 발행할 수 있습니다.

여러 하위 위치 / 사이트에서 공통된 문제가 발견된 경우 심감사원은 전반적인 경영시스템에 대해 부적합을 발행합니다. 이는 조직이 취하는 시정조치 및 개선 활동에 대한 기대를 결정할 것이기 때문에 중요합니다. 예를 들어 하위 위치 / 사이트에서 부적합 사례가 하나 발견된 경우 근본원인 분석에서 해당 위치의 개별 실패로 인해 발생하지 않은 것으로 확인 될 수 있습니다.

반대로 조직 전반에 공통적인 결과가 발생하면 시스템 전반에 시스템 실패가 있음을 나타내며 조직 전체 수준에서 근본원인 분석 및 시정조치가 필요합니다. 심사원은 조직의 부적합 정도를 판단하려고 시도하지만 효과적인 근본원인 분석 프로세스를 통해 이를 결정하고 이에 따라 조치를 취할 수 있습니다.

귀사는 심사원이 별도로 지시하지 않는 한 중부적합에 대해 10 일 이내에 심사에서 발생된 부적합에 대해 NQA에 제출하고 경부적합에 대해 60일 이내에 제출해야  합니다.

연간 심사 프로그램의 최종 심사에서 하위 위치 / 사이트의 결과 및 부적합사항은 회의가 끝나면 정리되고 발표됩니다. 검증되지 않았거나 종결되지 않은 경우 필요한 시간 내에 종결해야 합니다. 시정일정이 협의된 고객인 경우 해당 일정에 따라 심사팀장에 공개된 결과를 검토 할 수 있으며 취해진 수정 시정조치를 확인할 수도 있습니다.

이는 본사 심사 및 소규모 지역 / 현장에서 시정조치 이행을 실용적으로 확인할 수 있는 곳에서 발생합니다.