Guía implementación ISO 45001

Beneficios de la certificación

Con o sin un sistema formal de gestión de la salud y seguridad en el trabajo, las organizaciones tienen el deber moral y legal de proteger a los trabajadores de los accidentes y la mala salud. La siguiente sección proporciona una visión general de una selección de beneficios positivos de la aplicación de la norma ISO 45001. Estos beneficios positivos no son exhaustivos.

La adopción de la estructura de alto nivel del "Anexo SL" permite a las organizaciones integrar la norma ISO 45001 con los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001 e ISO14001 existentes. Este enfoque ha reducido la complejidad de los requisitos de múltiples cláusulas a través de diferentes aplicaciones de normas, ahorrando tiempo y recursos.

La norma ofrece un enfoque sistemático para que la alta dirección evalúe los riesgos y las oportunidades en materia de seguridad y salud en el trabajo, supervise y revise los resultados en materia de seguridad y establezca objetivos de mejora continua en el "contexto" de las actividades de la organización. Esto puede incluir, por ejemplo, campañas de promoción de la salud de los trabajadores o la supervisión de los efectos en materia de salud y seguridad de los productos y servicios prestados.

La aplicación es una demostración y un compromiso de la alta dirección con las partes interesadas internas y externas de la intención de proteger a los trabajadores de los accidentes, incluidos los efectos a corto y largo plazo sobre la salud. Por supuesto, esto puede reducir el tiempo de inactividad, conducir a la reducción o la prevención de las horas de trabajo perdidas y a un posible enjuiciamiento.

Este compromiso también ofrece garantías al Consejo de Administración, a los fideicomisarios o a los propietarios de que la gestión controla los riesgos de salud y seguridad laboral inherentes a la organización.

La norma promueve la participación de los trabajadores a la hora de identificar los peligros, eliminar o reducir los riesgos mediante la aplicación de controles integrados en otros procesos empresariales. Este enfoque puede mejorar la cultura de la seguridad, minimizar el riesgo e integrar las mejores prácticas, lo que se traduce en un aumento de la productividad.

Además de los controles de los procesos internos, la norma ha establecido requisitos para
evaluar la adquisición de productos y servicios que puedan influir en la salud y seguridad en el trabajo. Por ejemplo, la gestión estructurada de los contratistas basada en el riesgo. Este proceso puede, a su vez, proporcionar controles para reducir el riesgo de salud y seguridad en el trabajo, promover una cultura de seguridad positiva y proteger el negocio.

La norma proporciona una estructura para supervisar y revisar las obligaciones de cumplimiento para garantizar que la organización cumple con la ley, incluidos los productos y servicios. Es importante que una organización entienda lo que debe lograr, por qué debe lograrlo y si lo ha logrado, lo cual debe demostrarse dentro del sistema.

Los programas de auditoría, tanto internos como externos, permiten examinar la eficacia del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, incluidos los procesos. El programa promueve la comunicación y la participación de los trabajadores con la identificación de las deficiencias que conducen a la mejora continua.

Si se hace hincapié en que los trabajadores desempeñen un papel activo en las cuestiones de salud y seguridad, esto puede tener beneficios en la reputación de una organización como lugar de trabajo seguro, lo que conduce a la retención del personal, la motivación y una mayor productividad.

La aplicación es también un reconocimiento por haber alcanzado una norma internacional de referencia que puede influir positivamente en los clientes actuales y potenciales en el cumplimiento de sus propios compromisos de responsabilidad social.
Para más información sobre los beneficios de la aplicación de la norma ISO 45001 y sus resultados previstos, consulte la sección 1 "Alcance".

Pensamiento/auditorías basado en el riesgo

Toda empresa que aplique un sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo debe asegurarse de que existen medidas eficaces para evaluar el rendimiento que permitan la mejora continua a nivel interno. En esta sección se describen las diferentes metodologías de auditoría en relación con el sistema de salud y seguridad en el trabajo para garantizar que sea eficaz en todos los niveles de la organización y cumpla los requisitos de la norma.

PENSAMIENTO BASADO EN EL RIESGO

El pensamiento basado en el riesgo (RBT) es un principio central de la norma ISO 45001. El RBT requiere que el equipo de gestión evalúe continuamente las cuestiones que afectan a los aspectos de salud y seguridad de una organización y garantice la existencia de objetivos, recursos y controles adecuados. La RBT permite a las organizaciones realizar cambios dinámicos en sus objetivos y enfoques, mientras que al mismo tiempo asegura que los recursos están en su lugar para controlar los cambios y las circunstancias imprevistas.

En relación con la salud y la seguridad, el pensamiento basado en el riesgo se extiende a áreas externas a la organización que pueden influir en la seguridad.

Por ejemplo, la adquisición de productos y servicios (incluidos los contratistas) y el impacto de los productos y servicios suministrados. La organización debe determinar la metodología de reflexión basada en el riesgo teniendo en cuenta las obligaciones de cumplimiento y la participación de los trabajadores.

Para los aspectos operativos, la norma define claramente la jerarquía de control para la identificación de los peligros y la reducción de los riesgos con la participación de los trabajadores. Esta metodología requiere que la organización reduzca los riesgos asociados a los peligros a un nivel razonablemente viable.

1A PARTE - AUDITORÍA INTERNA

Las auditorías internas se realizan en un momento dado para determinar si las políticas y prácticas son eficaces y alcanzan el objetivo previsto. La auditoría interna es una oportunidad para comprometerse con los trabajadores y captar un reflejo fiel de los procesos. Las auditorías pueden identificar pruebas positivas de conformidad, incluidas las obligaciones de cumplimiento, pero a través de la inspección y la observación pueden identificar oportunidades de mejora e incumplimientos de la norma de gestión.

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Desarrollar un plan de auditoría no tiene por qué ser un proceso complicado. A través de un pensamiento basado en el riesgo, se puede programar una serie de auditorías para centrarse en las áreas de mayor riesgo y comprometerse con los grupos de trabajadores identificados. Depende de la organización determinar la frecuencia, siempre que esté definida. Además de los aspectos operativos, el plan abarcará los procesos básicos, como las obligaciones de cumplimiento, la revisión por parte de la dirección y la información documentada.

AUDITORÍAS A PIE DE CAMPO

Además del plan de auditoría, puede adoptarse un enfoque menos formal mediante la realización de auditorías "a pie de campo". Esto puede ser llevado a cabo por la alta dirección o a nivel operativo para inspeccionar áreas de la organización con preguntas predeterminadas. Se trata de una oportunidad más para relacionarse con los trabajadores, promover la comunicación y crear una cultura de seguridad positiva dentro de la organización.

2ª PARTE - AUDITORÍAS EXTERNAS

Las auditorías de segunda parte suelen ser realizadas por clientes u organizaciones en su nombre, aunque pueden ser realizadas por los reguladores para garantizar que la organización cumple con los requisitos legales. Las auditorías externas son una forma útil de corroborar la afirmación de una organización en materia de salud y seguridad y de reunir información de primera mano y contacto con los trabajadores antes de comprometerse con una relación comercial formal.

Se pueden planificar auditorías de segunda parte; sin embargo, es posible que los reguladores no avisen de la necesidad de garantizar la preparación de los requisitos organizativos en materia de salud y seguridad.

3ª PARTE - AUDITORÍAS DE CERTIFICACIÓN

Las auditorías de terceros son realizadas por organismos de certificación acreditados por UKAS, como NQA, en cumplimiento de la norma ISO 45001 OH&S. Dependiendo del número de empleados, los centros, el riesgo y la complejidad de la organización, el organismo de certificación determinará el número de días de auditoría necesarios para cubrir todo el alcance de la norma. Antes de la certificación, la organización puede considerar la posibilidad de realizar un análisis de deficiencias por parte de un consultor o de un organismo de certificación para identificar las deficiencias con respecto a la norma de salud y seguridad.

La certificación es una demostración a las partes interesadas, incluidos los trabajadores, los clientes y los reguladores, de que existe:

• Un mecanismo de evaluación periódica para controlar y aplicar las obligaciones de cumplimiento

• Evaluación periódica para supervisar y mejorar los procesos de seguridad y salud en el trabajo

• Identificación de los peligros y reducción de los riesgos de salud y seguridad en el trabajo

• Revisión y evaluación periódica de los riesgos y oportunidades en materia de salud y seguridad laboral

• Participación de los trabajadores en el proceso de toma de decisiones para garantizar un entorno de trabajo seguro, la mejora continua y la cultura de la seguridad

Sección 1: Alcance

Para el registro deben aplicarse todos los requisitos de la cláusula. Esta sección establece la intención y los parámetros dentro de los cuales la norma ISO 45001 de gestión de la salud y la seguridad puede utilizarse para lograr el resultado previsto.

El resultado previsto del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo es que la organización

• Proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable

• Prevenir las lesiones y/o la mala salud relacionadas con el trabajo

• Supervisar y mejorar de forma proactiva los resultados en materia de salud y seguridad.

• Eliminar los peligros y minimizar los riesgos de salud y seguridad en el trabajo (incluidas las deficiencias del sistema)

• Aprovechar las oportunidades en materia de seguridad y salud en el trabajo y abordar las no conformidades del sistema de gestión asociadas a sus actividades

• Cumplir con los requisitos legales y de otro tipo

• Lograr los objetivos de salud y seguridad

• Integrar otros aspectos de la salud y la seguridad, incluido el bienestar de los trabajadores

Esta sección deja claro que la norma no aborda cuestiones como la seguridad de los productos, los daños a la propiedad o el impacto medioambiental más allá de los riesgos que presentan para los trabajadores y otras partes interesadas pertinentes.

Sección 2: Referencias normativas

Las referencias normativas son comunes en todas las normas de sistemas de gestión, pero en el caso de la ISO 45001 no hay referencias normativas.

Si son aplicables a una norma, las referencias normativas son documentos esenciales utilizados para la aplicación del documento. En otras palabras, el documento de referencia se considera esencial para la aplicación de la norma referenciada.
La norma ISO 45001 ofrece una bibliografía con información adicional que incluye las normas de gestión ISO asociadas.

Sección 3: Términos y definiciones

Las normas ISO están escritas de tal manera que su significado puede estar abierto a la interpretación. Como ocurre con todas las normas, esta interpretación puede dar lugar a confusión. Para ayudar al usuario, la sección 3 de la norma proporciona términos prescriptivos de definición para evitar una interpretación errónea.

Se recomienda encarecidamente que las personas responsables de la aplicación de la norma aclaren y comprendan claramente las palabras descritas en esta sección. Por ejemplo, "trabajador" puede interpretarse sin orientación como un operario que trabaja en una fábrica, cuando en realidad un trabajador abarca muchos aspectos ocupacionales diferentes, como la agencia, los contratistas, todos los empleados, incluida la alta dirección y el personal de proveedores externos.

Cada término se enumera de acuerdo con la jerarquía de conceptos que refleja la secuencia de la introducción de la norma. Además del término o la definición, las notas aportan más información y claridad.
Si se ha adquirido una versión electrónica de la norma, las definiciones tienen hipervínculos con otras definiciones para que puedan verse sus interrelaciones.

ANEXO ORIENTACIÓN

El "Anexo A" de la norma proporciona una aclaración útil de algunos conceptos en relación con la salud y seguridad en el trabajo para evitar malentendidos. Los conceptos incluyen:

• Continuo

• Asegurar

• Parte interesada

• Información documentada

Si la organización requiere el uso de términos específicos relacionados con la industria y sus significados en relación con el sistema de salud y seguridad, estos términos pueden ser utilizados, sin embargo, todavía deben ajustarse al documento ISO 45001.

Sección 4: Contexto de la organización

• En 4.1: Aclaración de los objetivos estratégicos de la organización y determinación de las cuestiones que podrían afectar a la consecución de dichos objetivos.

• En 4.2: Consideración de las partes interesadas (Stakeholders) incluyendo a los trabajadores de la organización y cómo pueden afectar al funcionamiento de la misma.

• En 4.3: Establecer el alcance del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo a partir de la información discutida y considerada en 4.1 y 4.2

• En 4.4: Diseño del sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo y planificación de alto nivel en torno a él.

​
4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DEL CONTEXTO

La cláusula 4.1 requiere que se proporcione una comprensión de alto nivel de las cuestiones clave que pueden afectar a la seguridad y salud en el trabajo, tanto positiva como negativamente, dentro de la organización. El uso de esta información ayudará a desarrollar una comprensión de las cuestiones internas y externas y la interacción de las actividades para ayudar a planificar y desarrollar los controles dentro del sistema.

¿CUÁLES SON LAS CUESTIONES INTERNAS Y EXTERNAS?

Las cuestiones internas y externas son circunstancias, características y cambios que pueden influir positiva o negativamente en el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. El "Anexo A" de la norma se ha desarrollado para proporcionar ejemplos de cuestiones internas y externas. A continuación se presentan ejemplos típicos, aunque cada cuestión se centrará en la organización individual:

• Cuestiones externas

  • El entorno cultural, social, político, jurídico, financiero, tecnológico, económico y natural, incluido el medio ambiente en el que opera la organización

  • Quiénes son los competidores y los posibles contratistas, subcontratistas, proveedores, socios y suministradores

  • Legislación nacional e internacional

  • Los impulsores y las tendencias del sector que influyen en la organización

  • Los productos y servicios de la organización y su influencia en la seguridad y salud laboral

• Cuestiones internas

  • Gobernanza, estructura organizativa, funciones y responsabilidades

  • Políticas, objetivos y estrategias para alcanzarlos

  • Recursos (incluidos los humanos), conocimientos y competencias

  • La cultura de salud y seguridad dentro de la organización y la relación con los trabajadores

  • Proceso de introducción de nuevos productos, materiales, servicios, herramientas, software, locales y equipos

  • Condiciones de trabajo

Con la información que se recopila durante las discusiones en todos los niveles de la organización para determinar el contexto, se recomienda colocar esta información en un informe. La ventaja de esto es que proporciona una explicación cohesiva y una buena referencia para apoyar la estrategia empresarial presente y futura. (Para revisar el contexto, consulte la sección 9).

4.2 COMPRENDER LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS TRABAJADORES Y OTRAS PARTES INTERESADAS

"Partes interesadas" es el término preferido introducido por la ISO, aunque comúnmente se denomina "Partes interesadas". A diferencia de otras normas comunes, esta cláusula introduce el término "Trabajadores", que es un término amplio como se describe en la sección 3 de la norma "Términos y definiciones".

Este apartado requiere determinar, además de los trabajadores, las partes interesadas que pueden influir positiva y negativamente en la gestión de la salud y seguridad. Una vez que se haya decidido qué partes interesadas son relevantes y significativas, deben abordarse sus necesidades y expectativas dentro del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Recuerde que al considerar las partes interesadas, algunas necesidades y expectativas son obligatorias y están incorporadas en la ley y en los requisitos reglamentarios, por lo que deben tenerse en cuenta. Una vez definido quiénes son sus partes interesadas, la norma ISO 45001 exige que se determinen sus efectos potenciales y reales.

Las partes interesadas pueden documentarse en forma de mapa:



4.3 DETERMINAR EL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SST

A partir de la información de contexto recopilada en el punto 4.1 y de la comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y las partes interesadas en el punto 4.2, se puede desarrollar el "alcance". El alcance establece las áreas de la empresa que se van a gestionar en el sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo.

Por lo general, esto incluirá los procesos y actividades clave que participan en el servicio o la producción de bienes, incluyendo cualquier actividad de cara al cliente y el trabajo de garantía posterior a la entrega. Cuando una organización es compleja, el alcance se utiliza para delimitar sólo las actividades o lugares en los que se utiliza el sistema. Esto puede denominarse "límites de aplicabilidad".

Sin embargo, no se pueden excluir del ámbito de aplicación áreas de la empresa para evitar los procesos de salud y seguridad o eludir el cumplimiento legal. Cuando se presenta la solicitud a NQA para que el sistema sea auditado para su certificación, es necesario declarar el alcance en una declaración. Esto garantizará que envíen al auditor correcto con experiencia en su sector industrial. Por ejemplo:

Fabricación y venta de lavavajillas

Utilizando este ejemplo, puede ver que el proceso principal es la fabricación, que incorporará muchos procesos, incluidos los trabajadores, la maquinaria, los requisitos reglamentarios, los proveedores externos, los clientes (usuarios finales) y la competencia, que será auditada.

4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE SST

A partir de la información recopilada en los puntos 4.1, 4.2 y 4.3, la norma exige el diseño y la integración de procesos dentro del sistema de gestión para satisfacer los requisitos de la norma ISO 45001. Esto puede incluir procesos como el diseño y el desarrollo, la adquisición, la comercialización y la fabricación.

Sección 5: Liderazgo

El liderazgo y el compromiso de la "alta dirección" son fundamentales para el éxito del sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo. Lo que se espera de los líderes de una organización es que se conviertan en defensores del sistema y proporcionen los recursos necesarios para proteger a los trabajadores de los daños.

Esta sección proporciona el tono y la expectativa sobre el liderazgo superior para tomar parte activa en el sistema de salud y seguridad y la generación de una cultura positiva de salud y seguridad dentro de la organización.

Los siguientes son ejemplos de cómo se puede demostrar el liderazgo dentro del sistema de gestión de la salud y la seguridad:

• Asumir la responsabilidad general de la prevención de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, así como de la creación de un entorno de trabajo seguro y saludable.

• Facilitar la cultura positiva y la mejora continua

• Garantizar la integración del sistema de salud y seguridad en los procesos empresariales

• Promover la comunicación interna y externa y a todos los niveles (en cascada desde la cima)

• Proteger a los trabajadores de las represalias cuando informen de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades

• Provisión y apoyo a los comités de seguridad

Para una auditoría externa, se espera que la alta dirección esté en el centro del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo y que demuestre claramente que entiende el sistema.

POLÍTICA DE SEGURIDAD y SALUD

Una política de salud y seguridad en el trabajo es una "declaración de intenciones" o una "declaración de intenciones" que establece el marco para gestionar el sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo. La política de salud y seguridad en el trabajo es aprobada por la alta dirección y dirigirá los controles que se apliquen y las acciones que se lleven a cabo para mejorarla.
La norma exige específicamente que la política de salud y seguridad en el trabajo incluya compromisos para:

• Proporcionar un marco para el establecimiento de objetivos

• Proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para la prevención de lesiones y/o enfermedades relacionadas con el trabajo

• Eliminar los peligros y reducir los riesgos de salud y seguridad laboral

• Mejora continua del sistema de seguridad y salud en el trabajo

• Consulta y participación de los trabajadores y, si existen, de los representantes de los trabajadores

• Cumplimiento de los requisitos legales y de otro tipo

Una vez aprobada la política de seguridad y salud en el trabajo, debe ser comunicada a las partes interesadas, incluidos los trabajadores. La política debe estar disponible para las partes interesadas, que incluirán a los clientes y a los proveedores externos que lo soliciten.
Además, la política de seguridad y salud en el trabajo debe ser revisada periódicamente por la alta dirección para garantizar que sigue siendo aplicable al contexto de su organización.

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

Esta sección requiere que la organización defina funciones, responsabilidades y autoridades claras en toda la organización. Se reconoce que la responsabilidad general del sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo recae en la "alta dirección", pero los individuos deben tener en cuenta su propia salud y seguridad y la de los demás.
Considere la posibilidad de documentar las funciones, responsabilidades y autoridades en los organigramas de alto nivel y localizados. Las políticas e instrucciones de trabajo individuales también pueden incluir la responsabilidad y la autoridad, pero hay que tener en cuenta la competencia.

CONSULTA Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Un factor clave para el éxito de un sistema de seguridad y salud en el trabajo es garantizar la existencia de líneas claras de comunicación, consulta y participación de los trabajadores con una asignación suficiente de tiempo y recursos. Este apartado requiere el desarrollo de procesos que garanticen que la información que tiene un impacto en la SST se comunica a todos los niveles de la organización.

Esto puede lograrse de muchas maneras diferentes en función del alcance y la escala de su organización.

A continuación se ofrece una selección de métodos sugeridos para promover la consulta y la participación de los trabajadores:

• Reuniones periódicas con la alta dirección para discutir los procesos, incluidos los temas de salud y seguridad.

• Comité de seguridad con representantes de los trabajadores (cuando sea necesario)

• Identificación y eliminación de peligros (evaluación de riesgos)

• Desarrollo de charlas y presentaciones de capacitación (esto puede incluir herramientas de capacitación para trabajadores fuera de su organización, como contratistas visitantes)

• Desarrollo de sistemas de trabajo seguros e instrucciones de trabajo

• Comunicación cruzada entre centros de la organización

• Sistemas de notificación de cuasi accidentes con acciones de seguimiento, incluido el análisis de la causa raíz

• Visitas al sitio

• Política de puertas abiertas para hablar con un representante de seguridad o de RRHH

• Buzones de sugerencias en materia de salud y seguridad

• Comunicación - Tablones de anuncios, boletines, correo electrónico, blogs, campañas de promoción de la salud

Una vez elegida una selección de métodos de consulta y participación de los trabajadores, considere la posibilidad de documentar las metodologías dentro de un proceso. Esto permitirá a la organización comprobar periódicamente el proceso dentro de su programa de auditoría para asegurarse de que se han cumplido los requisitos identificados.

Sección 6: Planificación

• Planificar las acciones basadas en la evaluación de riesgos para gestionar los riesgos y las oportunidades en la prevención de efectos no deseados, incluidas las lesiones o la mala salud relacionadas con el trabajo

• Gestionar los eventos y determinar continuamente los riesgos y las oportunidades tanto para los trabajadores como para el sistema de salud y seguridad.

• Establecer y gestionar los objetivos

• Planificar y gestionar los cambios en el sistema y reevaluar una vez realizado el cambio

• Considerar las relaciones e interacciones entre las actividades

• Definir una metodología para la identificación de peligros

• Definir la metodología de identificación y gestión de los requisitos legales y de otro tipo

• Comprender los conocimientos de la organización para gestionar las actividades de forma segura

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

La identificación de los riesgos es fundamental en el proceso de planificación para priorizar las acciones destinadas a abordar los riesgos y las oportunidades. Utilizando la "jerarquía de controles" (véase la ilustración de al lado), la norma exige a la organización que lleve a cabo una evaluación de riesgos basada en las actividades internas y externas.

La identificación de riesgos permitirá a la organización reconocer y comprender los peligros en el lugar de trabajo. También permitirá a los trabajadores evaluar, priorizar y eliminar los peligros o reducir los riesgos de salud y seguridad. Los peligros pueden aparecer en muchas circunstancias y condiciones diferentes, como los físicos, químicos, biológicos, psicosociales, fisiológicos, mecánicos, eléctricos o los basados en el movimiento y la energía.

También hay que tener en cuenta los tipos de actividad, entre ellos los siguientes

• Grupos de trabajadores expuestos al peligro

• Trabajo por turnos, horas de actividad, trabajo en solitario, supervisión

• Factores humanos, incluidas las actividades físicas exigentes

• Diseño del lugar de trabajo, por ejemplo, segregación del tráfico y de las rutas peatonales

• Cambios en el patrón de trabajo, incluyendo el aumento o la disminución de la productividad

• Ruido, frío, calor

• Requisitos legales y mecanismo de adaptación a los cambios en los requisitos legales

• Cómo se comunicará la evaluación de riesgos y la posterior formación de los trabajadores sobre las medidas de control

• Situaciones de emergencia, como sucesos imprevistos, incluidos incendios y pérdidas de electricidad

• Disponibilidad de recursos para garantizar que la jerarquía de controles pueda aplicarse a las conclusiones de la evaluación de riesgos

​

Utilizando la jerarquía de controles, la organización necesita determinar la metodología en la que los hallazgos se registran como información documentada y se comunican a los trabajadores y otras partes interesadas. Normalmente, la persona competente realizaría una evaluación de riesgos y puntuaría los hallazgos en función de la probabilidad de que se produzca el suceso en función de la gravedad del daño con una puntuación de riesgo aplicada. Esta metodología se aplicaría de forma coherente y se basaría en los requisitos legales/reglamentarios, el tipo y las circunstancias de la actividad, es decir, la evaluación de los riesgos de ruido, incendio, vibración, altura, etc.

Se recomienda que la evaluación de riesgos llevada a cabo por una o varias personas competentes comience en la fase de diseño de cualquier actividad e involucre a los trabajadores que están o estarán directamente involucrados en el proceso.

DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y DE OTRO TIPO

La organización necesita estar segura de que durante el proceso de evaluación de riesgos se adhiere a los últimos requisitos legales y de otro tipo aplicables. El proceso de evaluación de los requisitos legales y de otro tipo variará en función de la complejidad de la empresa.

Las fuentes de información pueden reunirse de muchas maneras, entre ellas:

• Suscripción a los boletines de actualización jurídica del editor

• Pertenencia a asociaciones comerciales

• Investigación a través de sitios web gubernamentales de confianza

• Uso de consultores competentes

• Pertenencia de los empleados a institutos de salud y seguridad en el trabajo

• Asistencia de los empleados a cursos de formación sobre salud y seguridad en el trabajo

Tras la evaluación inicial de las obligaciones de cumplimiento, la organización puede considerar la posibilidad de incluir la información pertinente en un documento. Una hoja de cálculo puede ser útil para este fin.
 Un documento vivo puede incluir la siguiente información y ser referenciado dentro de las evaluaciones de riesgo individuales:

• Nombre y número de referencia del reglamento/requisito

• Estado de la revisión

• Fecha de la última revisión del reglamento

• Persona competente responsable de la revisión del requisito

• Área de la organización a la que afecta el requisito, incluyendo una breve descripción de la actividad y la información documentada asociada

• Un hipervínculo o descripción de la fuente de información

• Nombre y datos de contacto del cliente/proveedor externo si son relevantes para "otros requisitos

• Próxima fecha de revisión

ACCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Tras el proceso de identificación de peligros, la organización debe planificar las acciones en orden de prioridad para reducir el riesgo. Para ello, debe tener en cuenta las consecuencias de estas acciones antes de introducirlas. La planificación de las acciones, incluida la introducción de medidas de control, debe enmarcarse en el sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo.

Las medidas de control pueden integrarse en las instrucciones de trabajo del sistema de calidad existente o basarse en el riesgo y desarrollarse en un sistema de trabajo seguro específico. Las tareas pueden ser delegadas por la alta dirección individualmente o como grupo colectivo.

Las tareas se asignarán a las personas en función de su competencia, teniendo en cuenta cómo se impartirá la formación a los distintos grupos de trabajadores.

OBJETIVOS

Es un requisito de la norma establecer objetivos de salud y seguridad alcanzables con los medios para medir periódicamente el progreso, demostrando la mejora continua. A menudo, los objetivos se fijan y se revisan en la revisión de la dirección (véase la cláusula 9.3) o localmente en las reuniones de los departamentos o comités. Una vez fijados, deben existir los medios para comunicar los objetivos a toda la organización para apoyar y generar una cultura positiva de la salud y seguridad en el trabajo.

Si se han identificado muchos requisitos, la organización puede considerar el desarrollo de un Plan Estratégico de Seguridad y Salud en el Trabajo documentado. El plan debe ser acordado por la alta dirección e incluir tareas de clasificación de riesgos, por orden de prioridad, y la alineación con la alta dirección responsable de supervisar la tarea.

Un plan estratégico de seguridad y salud en el trabajo es un documento vivo y debe revisarse periódicamente para supervisar los avances en la consecución de los objetivos y la mejora continua.

El documento puede incluir:

• Tema estratégico prioritario

• Acción, esto podría ser la realización de evaluaciones de acuerdo con las obligaciones de cumplimiento, como una evaluación del ruido

• Método en el que se puede realizar la acción

• Recursos necesarios para realizar la acción. Por ejemplo, recursos humanos, equipos, financieros y experiencia de proveedores externos.

• El indicador clave de rendimiento para demostrar la realización de la acción

• Responsabilidad general

• Responsabilidad de la alta dirección

• Calendario

• Clasificación del riesgo (orden de prioridad)

Sección 7: Apoyo

Esta sección examina los requisitos en los que se basa el sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo para garantizar su funcionamiento eficaz.

RECURSOS

Se necesitarán recursos para cumplir los requisitos identificados durante las fases de planificación del sistema para mantener la mejora continua. Estos incluyen recursos humanos, naturales, de infraestructura (edificios, plantas, equipos, servicios públicos, sistemas de contención de emergencia) tecnológicos y financieros.

Es esencial que la asignación de recursos cuente con el pleno apoyo de la Alta Dirección, según los requisitos de la cláusula 5, para impulsar el mantenimiento de un entorno de trabajo seguro y saludable. Como parte de la identificación de los recursos, la organización necesita examinar la información producida en la Sección 6 para reconocer el riesgo, las oportunidades y los objetivos resultantes. A continuación, debe asignar recursos suficientes para mitigarlos o gestionarlos.

COMPETENCIA

Una organización que funcione con eficacia y eficiencia debe contar con trabajadores competentes. En lo que respecta a la salud y seguridad en el trabajo, es esencial que los trabajadores tengan acceso a la información y hayan recibido la formación adecuada para evitar accidentes o problemas de salud para ellos mismos y para los demás. La competencia puede incluir la consideración de:

• Capacidad para llevar a cabo la tarea sobre la base de las funciones de trabajo definidas y una clara comprensión de los aspectos de salud y seguridad requeridos

• Métodos de contratación definidos, teniendo en cuenta a los trabajadores temporales o cedidos por empresas de trabajo temporal

• Conciencia de los peligros asociados al entorno y a los procesos

• Requisitos legales

• Capacidades individuales, incluidas la experiencia, los conocimientos lingüísticos, la alfabetización y la diversidad

La diversidad de actividades dentro de la organización determinará el nivel de formación necesario para cumplir con la competencia. Las lagunas de formación suelen identificarse con el desarrollo de nuevos procesos, por ejemplo, la introducción de nueva maquinaria o en la consecución del cumplimiento de los requisitos normativos.

Independientemente del tamaño de la organización, los registros de formación son esenciales como referencia y prueba del cumplimiento de las competencias. Considere la posibilidad de una matriz de formación general que identifique las lagunas de formación realizadas, incluidas las fechas de actualización de la formación. Además, considere la posibilidad de crear registros de formación individuales con pruebas firmadas por el trabajador para reconocer que ha completado y comprendido la formación, incluida la concienciación sobre los peligros.

La organización también debe tener en cuenta la competencia de los proveedores externos, incluida la contratación de contratistas que realicen tareas en el lugar. El proceso de contratación de la organización puede proporcionar la estructura para la gestión de los proveedores externos, incluyendo pruebas de capacidad, competencia y en el sitio, esto puede ser apoyado con la formación de inducción en el sitio.

Ya sea a nivel interno o externo, la alta dirección de la organización debe estar segura de que existen mecanismos para proporcionar a los trabajadores una formación adecuada y suficiente basada en las competencias en materia de salud y seguridad.

CONCIENCIACIÓN

El conocimiento de los requisitos del sistema de salud y seguridad es fundamental tanto para los trabajadores internos como para los externos. Debe haber una clara comprensión de la política de salud y seguridad de la organización, incluyendo el requisito de que las personas se protejan a sí mismas y a los demás de la exposición a los peligros. La formación de concienciación comienza antes del inicio del trabajo, tanto para los trabajadores internos como para los externos, y puede incluir:

• Política y requisitos de salud y seguridad en el trabajo

• Peligros asociados al medio ambiente y a los procesos

• Medios para notificar incidentes y recibir información tras la investigación

• Medios para notificar los cuasi accidentes o los defectos críticos de seguridad

• Estructura de la supervisión

• Suministro de información, incluidos los sistemas de seguridad en el trabajo o las instrucciones de trabajo

• Comprensión clara de que no hay recriminaciones por informar de los peligros o por retirar por precaución a las personas de la exposición a un daño que pone en peligro la vida. Esto debe fomentarse activamente como parte de una cultura de seguridad positiva

Se recomienda que haya pruebas de la formación de sensibilización. Esto se describe en la sección de "competencia" del apartado 7.

COMUNICACIÓN - INTERNA Y EXTERNA

​La definición de los canales de comunicación es clave para el éxito del sistema de gestión de la salud y la seguridad. Se recomienda que exista una política clara de comunicación avalada por la Alta Dirección que identifique el proceso de comunicación. La organización deberá determinar:

Pregunta	Ejemplos
¿Qué se comunicará?	Política de seguridad y salud en el trabajo, normas del centro, incluidas las responsabilidades personales, peligros, evaluaciones de riesgos, instrucciones de trabajo, actas de las reuniones del comité, resultados de las investigaciones, estructura organizativa, rendimiento
¿Cuándo se produce la comunicación?	Contratación permanente o temporal, iniciación interna y externa, sesión informativa matutina, reuniones del comité de seguridad, requisitos legales pendientes
¿A quién se comunicará la información?	Trabajadores, incluyendo agencias, contratistas, proveedores externos, usuarios finales de productos y otras partes interesadas
¿Cómo se comunicará la información?	Tablones de anuncios, charlas sobre herramientas, correo electrónico, sitio web, boletines informativos, supervisión

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Como ocurre con todos los sistemas de gestión, el alcance de la información documentada variará en función del tamaño, el alcance y la complejidad de los procesos de la organización. Un enfoque práctico para el desarrollo y el control de la información documentada ayudará a la protección de la empresa, además de proporcionar fuentes de información para los trabajadores en relación con la identificación de peligros.

Considere un enfoque basado en el riesgo para el nivel de información documentada requerida, incluyendo la consideración de la alfabetización y el lenguaje. La información documentada no se limita a una copia impresa y aparecerá en una variedad de medios, incluidos el formato electrónico, los correos electrónicos y la web. A continuación se presenta una selección de la variedad de información documentada:

Fuentes internas/externas	Tipo	Uso
Externo	Regulatorio	Instrucciones y folletos del sitio web del Gobierno, códigos de prácticas
Externo	Información	Fichas de datos de seguridad de materiales de proveedores externos, certificados de conformidad
Externo	Información	Instrucciones de instalación y especificaciones técnicas de la maquinaria del proveedor externo
Externo	Información	Evaluaciones de riesgo y declaraciones de método
Externo	Certificados	Sistema contra incendios, registros de servicio de cableado fijo, documentos de seguro de responsabilidad civil
Externo	Formación	Certificados de competencia (carretilla elevadora, sensibilización en materia de salud y seguridad)
Interno	Formación	Presentaciones de iniciación, charlas sobre herramientas
Interno	Formación	Registros individuales de formación
Interno	Trabajo	Sistemas seguros de trabajo Instrucciones de trabajo
Interno	Inspecciones	Pruebas de mantenimiento e inspecciones rutinarias

MÉTODOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Es esencial disponer de un sistema de control sólido pero sencillo para la información documentada. Esto garantizará que los trabajadores estén siempre al tanto de los últimos requisitos relacionados con la salud y seguridad en el trabajo. En apoyo de la última revisión de la información documentada debe haber medios para comunicar las últimas políticas, prácticas e instrucciones de trabajo. Como se ha indicado anteriormente, la información documentada procederá de fuentes internas y externas.

A continuación se sugieren medios para controlar la información documentada tanto interna como externa:

• Interno

  • Desarrollar un sistema de referencia de documentos dentro del encabezado o pie de página, por ejemplo, Procedimiento de mantenimiento nº 1 - MP01, Formulario de mantenimiento 01 - MF01, etc.

  • Identificar el estado de revisión, la fecha de revisión y el autor en el pie de página del documento

  • Utilizar la misma metodología de control de documentos para los documentos y datos electrónicos

  • Elaborar una hoja de cálculo que identifique las razones por las que se han actualizado las revisiones anteriores

  • Determinar el método de emisión de la información documentada teniendo en cuenta la recuperación de la información documentada pre-modificada y la comunicación

  • Archivar en formato electrónico las revisiones anteriores de los documentos en función del riesgo, garantizando la existencia de medios de copia de seguridad y recuperación de los datos

  • Determine e identifique en la hoja de cálculo la escala de tiempo de conservación de documentos prevista. Puede basarse en requisitos legales, como la documentación de los seguros.

• Externo

  • Determinar qué debe comunicarse y conservarse en función del riesgo

  • Considere la posibilidad de escanear para reducir la dependencia del papel

  • Mantener la integridad de la documentación archivada

Recuerde crear un sistema sencillo de utilizar para que todos lo entiendan y puedan acceder a él. Considere la posibilidad de apoyar el método elegido con un procedimiento de instrucción con formación aplicable.

Sección 8: Funcionamiento

Una vez que se han identificado los procesos dentro de la organización (véase la cláusula 4.4) y se ha planificado el método en el que operará la empresa (véase la cláusula 6.0), la empresa necesita planificar y controlar cada proceso dentro del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

La planificación y el control operativos son el método en el que la organización determina lo que se necesita para cada proceso y el método en el que se controlan los requisitos para garantizar que los trabajadores estén protegidos de los daños. La planificación y el control operativos se consiguen identificando los criterios de cada proceso, que pueden incluir:

• Los límites de cada proceso y cómo interactúan

• Qué recursos se necesitan para gestionar el proceso, incluyendo el liderazgo, el equipo, el tiempo, los recursos humanos (aspectos de competencia y formación) y financieros

• Qué información documentada es necesaria para ayudar a la gestión del proceso, incluidos los procedimientos y los sistemas de trabajo seguros

• El método en el que se planifican y controlan los cambios en el proceso, incluidos los acontecimientos imprevistos

• Aplicación de los requisitos legales y de otro tipo o de las instrucciones del fabricante de los equipos

• Controles de ingeniería, por ejemplo, guardias con enclavamiento y sistemas de escape

La organización también debe considerar la adaptación del entorno de trabajo para garantizar que sea adecuado y suficiente para todos los trabajadores. La adaptación, en términos generales, puede consistir en la incorporación de nuevos trabajadores o en la modificación ergonómica de los procesos para proteger a los trabajadores de los daños y mejorar la eficacia de los procesos.

ELIMINAR LOS PELIGROS Y REDUCIR LOS RIESGOS DE SALUD Y SEGURIDAD

Una vez elegida la metodología para la evaluación de riesgos determinada en la cláusula 6.0, la organización utilizará la "Jerarquía de Controles" descrita en la sección 6 para eliminar o reducir los peligros al menor riesgo posible. Es esencial que al realizar la evaluación de riesgos los trabajadores, incluidos los proveedores externos, sean competentes.

Una vez finalizada la evaluación de riesgos, los resultados deben comunicarse a los trabajadores directamente afectados por la operación y para ayudar al desarrollo de las medidas de control. Es necesario incluir a los trabajadores en el proceso de evaluación y en otros elementos del sistema.

GESTIÓN DEL CAMBIO

Se reconoce que pueden producirse accidentes cuando los procesos se desvían de las medidas de control establecidas. Esto puede incluir cambios en la supervisión y los trabajadores competentes o la introducción de nuevos materiales, maquinaria y procesos.

La organización debe definir y aplicar un proceso que tenga en cuenta el cambio en toda la empresa. Puede tratarse de una política escrita que contemple diferentes escenarios basados en el riesgo y la oportunidad. El proceso de cambio puede estar respaldado por un sistema documentado de acuse de recibo de la notificación para garantizar que se comunica y se entiende.

La notificación del cambio puede estar respaldada por requisitos de formación y competencia. El proceso de cambio podría incorporar un mecanismo para evaluar y prevenir la introducción de nuevos peligros. Entre los ejemplos de sucesos en los que podría ser necesaria la gestión del cambio se incluyen, sin ánimo de ser exhaustivos

Evento de cambio	Método de gestión
Pérdida de personal competente y bien informado	Organización del reciclaje del personal existente con el apoyo de un proveedor externo hasta que el empleado sea competente.
Ausencia del primer asistente	Formar temporalmente al personal en medios alternativos para recibir tratamiento de primeros auxilios, incluidos los negocios vecinos y los servicios de emergencia.
Introducción de una nueva maquinaria	Designar un director de proyecto para coordinar la aplicación, incluida la evaluación de riesgos, la instrucción, la formación supervisión. Suministro de la evaluación de riesgos y la declaración del método de instalación de un proveedor externo. Elaboración de documentos de control basados en las recomendaciones de los fabricantes.
Inundación dentro de un edificio	Designación de un representante competente para realizar la evaluación de riesgos y coordinar el traslado del personal a un entorno seguro.
Introducción de nuevos programas informáticos	Coordinación de la gestión de proyectos, presentaciones y charlas sobre herramientas, formación sobre competencias y sensibilización.

GENERAL

La compra de bienes y servicios es un requisito para el funcionamiento de cualquier empresa. La norma exige que la organización establezca controles para garantizar que los bienes y servicios adquiridos no introduzcan riesgos y expongan a los trabajadores a daños, incluidos los contratistas.

CONTRATACIÓN

Un proceso de adquisición sólido es esencial para controlar las entradas de productos y servicios en una organización. Los insumos pueden incluir materias primas para productos, equipos, incluida la maquinaria, consumibles como productos de limpieza y trabajadores que realizan el mantenimiento como parte de un acuerdo de servicio. La organización debe desarrollar un proceso que incluya una evaluación del impacto en la seguridad de los productos y servicios antes de la compra.

Esto puede incluir la obtención de datos de seguridad del producto o del material de un proveedor externo o la realización de una evaluación de riesgos. La evaluación de riesgos con un proveedor externo puede considerarse durante actividades como la compra e instalación de maquinaria. La evaluación identificaría los peligros potenciales y las medidas de control adecuadas para proteger tanto a los trabajadores de la organización como a los contratistas.

Dentro del proceso, hay que tener en cuenta la entrega de los productos para garantizar que se inspeccionan en función de los requisitos especificados antes de su comercialización. También hay que tener en cuenta la garantía de que esos productos y servicios cumplen con la legislación. Esto puede hacerse mediante la evaluación de las hojas de datos de seguridad de los materiales, las declaraciones de conformidad o el registro de la empresa en asociaciones comerciales.

El personal responsable de las adquisiciones debe asegurarse de que utiliza trabajadores competentes para ayudar en las evaluaciones y comunicar la información de seguridad relativa al producto o servicio. La información sobre salud y seguridad puede incluir hojas de datos de seguridad de los materiales, formación, requisitos de competencia e instrucciones de uso.

CONTRATISTAS Y SUBCONTRATACIÓN

Muchas empresas recurren a los servicios de contratistas (proveedores externos) para colmar las lagunas de los procesos y realizar tareas que requieren conocimientos especializados. La norma exige que la organización realice una evaluación de dichos contratistas, incluyendo la comprobación de la competencia con la debida diligencia. La organización puede considerar el uso de criterios de selección de contratistas para garantizar que los servicios están dentro del alcance de la tarea.

La organización debe estar convencida de que existe un proceso para proteger a los contratistas (trabajadores) y a otros trabajadores que puedan estar expuestos a peligros debido a sus actividades. Durante el proceso de contratación se pueden establecer acuerdos por escrito entre la organización y el contratista en los que se especifiquen las normas de la organización. Esto puede estar respaldado por evaluaciones de riesgo y declaraciones de método realizadas por ambas partes con comunicación de resultados.

Es fundamental que se realicen las comprobaciones necesarias para garantizar la competencia de los contratistas y, en algunas circunstancias, puede ser necesario confirmar el cumplimiento de los requisitos legales. Por ejemplo, la certificación para trabajar en equipos de conmutación eléctrica o para trabajar en una caldera de gas.

Una vez finalizado el proceso de contratación, es una buena práctica apoyar las actividades en el lugar con un programa de iniciación.

Esto proporcionará a los trabajadores contratistas una comprensión de las normas, incluyendo cualquier requisito específico, por ejemplo, los peligros del sitio, las áreas autorizadas, los procesos de notificación de cuasi accidentes, las rutas seguras para caminar, los planes de acción de emergencia, la supervisión y los permisos necesarios para trabajar.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La norma exige que la organización conserve la información documentada relativa a la adquisición de productos y servicios, incluidos los acuerdos con contratistas. A continuación se ofrece una lista de ejemplos de información documentada que se considera que debe conservarse:

• Evaluación de riesgos y declaraciones de método entre la organización y el contratista

• Hojas de datos de seguridad de los materiales

• Intercambios de correo electrónico relacionados con aspectos de seguridad

• Certificados de conformidad - Arneses, protecciones, paradas de emergencia, EPI

• Permisos y licencias para contratistas

• Cuestionarios de proveedores externos cumplimentados

• Registros de formación de los trabajadores

PREPARACIÓN Y RESPUESTA A LAS EMERGENCIAS

La planificación de eventos inesperados es una buena disciplina organizativa. El proceso de evaluación de riesgos, para la identificación de peligros de la ISO 45001, puede haber puesto de manifiesto posibles situaciones de emergencia con posibles consecuencias catastróficas. Por lo tanto, es necesario establecer medidas de control para mitigar estos posibles eventos.

Una vez identificadas las situaciones de emergencia, que pueden implicar a trabajadores de todos los niveles de la organización, es necesario formular y probar un plan. Compruebe que la preparación y la respuesta ante una emergencia se han probado dentro del plan de auditoría interna.

La comprobación de los planes de respuesta a emergencias es fundamental para concienciar sobre posibles sucesos y garantizar el funcionamiento de las medidas de control, incluida la supervisión, las responsabilidades individuales, la idoneidad de la formación y la comunicación. A continuación se presentan algunos ejemplos de cuándo se requieren planes de emergencia:

Evento	Recomendación
Prestación de primeros auxilios	Comprobación de la respuesta de primeros auxilios, considerar las pautas de los turnos, la disponibilidad de equipos y personal competente, etc.
Simulacro de evacuación	Método para dar la alarma, contactar con los servicios de emergencia, responsabilidad de los trabajadores, evacuación por etapas, cambios en la distribución del edificio, etc.
Amenaza de bomba	Dar la alarma, qué hacer con los trabajadores: permanecer en el lugar o evacuar a una zona segura, mantenerse alejado de las ventanas, método controlado para dar la alarma.
Derrame de productos químicos	Dar la alarma, evacuación, contención, disponibilidad de las fichas de seguridad.

 

Una vez probado el plan, es importante proporcionar a los trabajadores información de retorno para aprender de la experiencia. Una vez más, es necesario disponer de información y registros adecuados como información documentada.

Sección 9: Evaluación del desempeño

La evaluación del rendimiento es un proceso constructivo que tiene como objetivo mejorar el funcionamiento de una organización y es crucial para el modelo "Planificar, Hacer, Verificar y Actuar" prescrito por la norma ISO 45001. Estos procesos deben ayudar a alcanzar y apoyar la estrategia y los objetivos de la organización.

SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

Una organización debe comprobar, revisar, inspeccionar y observar sus actividades planificadas para asegurarse de que se están llevando a cabo según lo previsto. Una organización debe asegurarse de que ha determinado los procesos apropiados, para poder evaluar su rendimiento en función del riesgo y las oportunidades. La supervisión generalmente indica procesos que pueden comprobar si algo está ocurriendo según lo previsto o planificado.

Los cuadros siguientes ofrecen ejemplos de seguimiento y medidas de control específicas:

Evento	Sistema de ventilación de escape local
Seguimiento	Persona designada para inspeccionar semanalmente el flujo de aire de un sistema LEV para eliminar de forma segura los humos de un proceso.
Medición	Uso de un medidor calibrado para comprobar el flujo de aire en dos lugares de inspección del sistema según una instrucción de trabajo especificada. (El empleado está formado y es competente para utilizar el equipo).
Análisis	Revisión de los datos registrados que determinan la eficacia del flujo de aire del sistema para garantizar la seguridad de los trabajadores. Esto puede incluir tendencias. Esto se haría de acuerdo con las especificaciones de los fabricantes y los requisitos reglamentarios.
Evaluación	El análisis de la tendencia indica una reducción del flujo de aire, por lo que se activa el mantenimiento para aislar e inspeccionar el sistema.

 

Evento	Rutas seguras
Seguimiento	La persona designada inspecciona diariamente las rutas seguras para caminar, para asegurarse de que están en condiciones de evitar resbalones, tropiezos y caídas.
Medición	Inspección visual para asegurarse de que no hay obstrucciones fuera de las rutas seguras definidas para caminar. (Por lo general, la medición está asociada a equipos de medición para obtener datos).
Análisis	Examen de los resultados de las inspecciones. En este caso puede haber una tendencia a dejar el equipo repetidamente en el mismo lugar de una ruta de paseo segura.
Evaluación	Determinación de la causa raíz de por qué el equipo se deja repetidamente en la ruta de paseo segura. Asignación de un lugar seguro para el equipo fuera de la ruta de acceso segura.

Cualquier equipo utilizado para determinar el "indicador" de medición debe ser calibrado y mantenido de manera que se obtenga un alto grado de confianza en la credibilidad de los datos. La norma también requiere que la organización aplique un proceso para evaluar el cumplimiento legal y de otro tipo, incluyendo:

• La frecuencia y el método de evaluación

• Si es necesario actuar, el proceso en el que se evaluará y aplicará

• Mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento

• Conservar la información documentada para apoyar la evaluación de los requisitos legales y de otro tipo

En la práctica, se puede considerar la posibilidad de incluir una lista de obligaciones de cumplimiento en una hoja de cálculo, como se indica en la sección 6 de este documento. Este proceso debe auditarse periódicamente en el marco del programa de auditoría interna para garantizar que se han cumplido todas las obligaciones de cumplimiento.
Los resultados de la auditoría, incluido el estado de cumplimiento, deben ser comunicados a los altos cargos de la organización. El equipo directivo puede tomar medidas sobre cualquier requisito pendiente o en curso. Esto garantizará el cumplimiento de las obligaciones y la reducción del riesgo, incluido el posible enjuiciamiento.

AUDITORÍA INTERNA

Una auditoría interna es un método sistemático para comprobar los procesos y requisitos de la organización, así como los detallados en la norma ISO 45001. Esto garantizará que los procesos establecidos son eficaces y que se cumplen los procedimientos. El programa de auditoría interna ayudará a la organización a alcanzar los objetivos y metas de salud y seguridad. Ayuda:

• Controlar el cumplimiento de la política y los objetivos

• Proporcionar pruebas de que se llevan a cabo todos los controles necesarios

• Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legislativos y de otro tipo vigentes

• Evaluar la eficacia de la gestión de riesgos

• El compromiso de los trabajadores conduce a una cultura de seguridad positiva

• Identificar la mejora utilizando "ojos nuevos" para revisar un proceso

• Ayudar a la mejora continua

Las auditorías internas deben ser llevadas a cabo por personal competente y con cierto grado de imparcialidad respecto al área auditada. Puede aplicarse un enfoque basado en el riesgo a las áreas que se auditan, prestando mayor atención a las actividades de mayor riesgo. Las auditorías internas deben planificarse con la expectativa de que cada proceso sea auditado a intervalos regulares.

Además de las auditorías planificadas, pueden llevarse a cabo auditorías no planificadas como reacción a áreas problemáticas, informes de cuasi accidentes o datos de incidentes centrados en la prevención de accidentes.

Es conveniente comunicar los resultados de la auditoría a las partes interesadas, incluidos los trabajadores, y establecer plazos realistas para la realización de las "oportunidades de mejora" o "no conformidades" identificadas. La alta dirección debe conocer las deficiencias del sistema para garantizar que se asignen los recursos necesarios para mitigar los resultados. Los resultados de la auditoría se revisarán como parte del proceso de revisión de la gestión.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La revisión por la dirección es un elemento esencial del sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo. El objetivo de la revisión Bis para que la alta dirección evalúe el rendimiento del sistema de gestión para garantizar que ha sido eficaz y adecuado para las necesidades de la empresa, evitando en última instancia lesiones o daños a los trabajadores. La revisión de la gestión es también una actividad planificada para revisar los objetivos, incluido el cumplimiento, y para establecer nuevos objetivos.

Por lo general, las reuniones de revisión de la gestión se llevan a cabo anualmente, aunque muchas organizaciones realizan revisiones de la gestión cada seis meses o cada trimestre para hacer un seguimiento del rendimiento del sistema. Si se llevan a cabo reuniones más frecuentes, a menudo el orden del día de la reunión se reduce y el orden del día completo se lleva a cabo anualmente.
El cuadro de la página siguiente ofrece un resumen de los requisitos del orden del día de las revisiones de la dirección:

9.3 Norma referencia	Resumen de la necesidad de la agenda de revisión de la gestión / punto de referencia de la cláusula
a)	Proporcione un resumen del estado de las acciones del resultado de la revisión de la gestión anterior. Esto incluirá las tareas completadas o incompletas y las justificaciones de su estado. Esta información puede prepararse previamente para la reunión.
b1)	Explicar cualquier cambio en las cuestiones internas y externas relevantes para el contexto de la organización para garantizar que se cumplan las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los trabajadores.
b2)	Además del B1, tome nota de cualquier cambio o modificación pendiente de los requisitos legales y de otro tipo, así como de las acciones para abordar las obligaciones de cumplimiento.
b3)	Si hay alguna diferencia o cambio en el riesgo y las oportunidades de la organización, debe anotarse y explicarse y discutirse en la sección siguiente.
c)	Revisar si se ha logrado el cumplimiento de la política de salud y seguridad en el trabajo y los objetivos. Es una buena práctica colocar los objetivos en una tabla, alinear los indicadores clave de rendimiento para lograrlos y comentar si se han logrado o no. Esto también indicará el estado de cumplimiento de la mejora continua.
d1)	Comente cualquier incidente o no conformidad que se haya producido desde el último período de revisión, incluidas las tendencias. Hay tendencias y qué medidas se han tomado para evitar que se repitan?
d2)	Determinar si el seguimiento y la medición han sido eficaces para cumplir las expectativas de la organización. Si las pruebas sugieren que no ha sido eficaz, la alta dirección puede influir en la mejora.
d3)	Discutir el estado de cumplimiento de los requisitos legales y de otro tipo. Esto puede incluir pruebas para apoyar el cumplimiento, incluyendo los métodos de determinación y las fuentes de información. Discuta cualquier requisito legal o de otro tipo que esté pendiente.
d4)	Discutir los resultados de las auditorías internas y las medidas que se han tomado para resolver las no conformidades. Discutir las áreas de mejora y las áreas que están funcionando bien.
d5)	Resumen de la consulta a los trabajadores. Puede tratarse de la información obtenida en las reuniones del comité de seguridad y de las acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. Otros procesos para garantizar la seguridad de los trabajadores, incluidos los acuerdos con los contratistas.
d6)	Discutir el riesgo y las oportunidades, incluyendo la realización de la identificación del peligro y las oportunidades para mitigar el daño a los trabajadores. La organización puede desear revisar los resultados significativos de las evaluaciones de riesgo.
e)	Teniendo en cuenta la información que se ha tratado en los apartados anteriores, ¿existen suficientes recursos para mantener y mejorar continuamente el sistema de gestión? Estos pueden ser humanos o financieros. La alta dirección es clave para influir en la mejora de este ámbito.
f)	Discutir las comunicaciones con las partes interesadas, lo que puede incluir a las autoridades reguladoras o a los proveedores externos que proporcionan materiales que tienen un impacto en la seguridad.
g)	Debate general con el suministro de información sobre cómo está funcionando el sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo y cómo puede mejorar continuamente en el futuro.

Una vez finalizada la reunión de revisión por la dirección, la organización debe decidir, con el apoyo y la dirección superior, qué es lo que se necesita para mejorar continuamente la salud y seguridad en el trabajo y satisfacer la norma. Los siguientes puntos describen los requisitos de los resultados de la reunión de revisión por la dirección:

• Proporcionar una amplia conclusión sobre la estabilidad, adecuación y eficacia continuas en la consecución de los resultados previstos

• Identificar las oportunidades de mejora continua

• Identificar los cambios necesarios en el sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo

• Identificar los recursos necesarios

• Identificar las acciones necesarias

• Identificar las mejoras de integración con otros procesos empresariales. Puede tratarse de una mayor armonización con los sistemas de gestión ISO 9001 o ISO 14001

• Cualquier implicación en la dirección estratégica de la empresa. Se trata de un requisito de amplio alcance para captar cualquier tema que permita mejorar el sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo

La organización debe registrar las actas de las reuniones dentro de la información documentada. Esta información debe ser comunicada a las partes interesadas pertinentes y, en su caso, a los representantes de los trabajadores.

Es una buena práctica trasladar los objetivos de la revisión de la gestión a un documento separado con indicadores clave de rendimiento identificados, plazos previstos de realización y responsabilidades delegadas. Estos objetivos pueden comunicarse a través del correo electrónico de la organización o colocarse en los tablones de anuncios.

Sección 10: Mejora

• A partir de los resultados discutidos en la sección 9 Revisión por la dirección, incluyendo el análisis y la evaluación del desempeño en materia de salud y seguridad, la auditoría interna y la retroalimentación del compromiso de los trabajadores

• No conformidad y acción correctiva

• Investigación de incidentes y medidas correctivas

• Investigación de accidentes y medidas correctoras

• Obligaciones de cumplimiento, incluidas las derivadas de la introducción de la nueva normativa

Se pueden diseñar varios métodos diferentes para captar las oportunidades de mejora en el sistema, basándose en la estructura, las actividades y el riesgo dentro de la empresa que se han tratado en las secciones 4 y 6. Los métodos elegidos deben tener en cuenta lo siguiente:

• Medios de notificación, incluidos los incidentes, a los grupos adecuados de trabajadores y partes interesadas

• El plazo de presentación de informes

• Cómo se va a registrar la información como información documentada, por ejemplo, tarjetas de informe de cuasi-accidentes, informes de accidentes, informes de defectos, informes a la alta dirección

• Utilizar a los trabajadores para que participen en las investigaciones para determinar el análisis de la causa raíz

• Un sistema estructurado para prevenir la reincidencia

• Jerarquía de medidas de control para reducir el riesgo en la medida de lo posible

• Evaluación de los riesgos de salud y seguridad antes de la introducción de una acción correctiva para evitar la introducción de nuevos peligros

• Formación y competencia para los trabajadores y las partes interesadas sobre los medios de notificación de los riesgos e incidentes de salud y seguridad en el trabajo y las oportunidades de mejora

INCIDENTES

A diferencia de los sistemas de gestión de la calidad ISO 9001 y del medio ambiente ISO 14001, la norma ISO 45001 introduce el término "incidente" junto con la no conformidad y la acción correctiva. La cláusula 3, "Términos de definición", dentro de la norma proporciona los parámetros en los que se puede interpretar y notificar el "incidente". Un "incidente" es un suceso que no da lugar a una lesión y/o enfermedad.

Por lo tanto, la organización debe implantar un sistema de notificación que recoja los sucesos que no han sido necesariamente previstos dentro de los procesos del sistema de gestión. A menudo se denominan "cuasi-accidentes", "cuasi-accidentes" o "cuasi-accidentes". Cuando se notifica un cuasi accidente, puede haber un proceso en el que, durante la investigación, los resultados se registran en un informe de no conformidad.

Un ejemplo básico del proceso de notificación de un incidente que conduce a la no conformidad, la acción correctiva y la mejora continua:

Proceso	Evento	Sistema de gestión
Incidente	Un vehículo de reparto, durante una maniobra de marcha atrás, no alcanza por poco a un trabajador.	El conductor ha llevado a cabo la iniciación de los visitantes, incluyendo la entrega del mapa del sitio.
Informe de posibles errores	El trabajador rellena una sencilla tarjeta de informe en la que se describe la incidencia con la ayuda del supervisor.	Tarjeta de informe de posibles accidentes disponible en todo el centro. Formación sobre el proceso impartida durante la iniciación.
Acción correctiva	Se colocan inmediatamente conos y cinta para impedir la entrada al área del incidente por parte del supervisor.	Acción correctiva temporal.
Investigacióm	El supervisor mantiene una conversación con el conductor de la entrega en relación con las circunstancias. El almacén y el director del centro discuten el incidente y revisan la evaluación de riesgos asociada. Los trabajadores ubicados en la zona hacen sus aportaciones.	Detalles registrados como parte de la investigación. Evaluación de riesgos revisada.
Solución de pensamiento basada en el riesgo	Tras la revisión de la evaluación de riesgos, que incluye discusiones con la alta dirección, se colocan barreras físicas en el paso de peatones para separar los vehículos y el transporte. Se ha instalado iluminación adicional. Las barreras se incorporan al programa de mantenimiento.	Evaluación de riesgos revisada. Inducción del conductor de reparto modificada para incluir pasarelas con barrera. Informe de no conformidad completado con el análisis de la causa raíz. Anotado en el registro de informes de incidentes. Programa de mantenimiento actualizado.
Comunicación	Se contacta con el conductor de la entrega (trabajador) y se le proporciona información sobre el incidente y su cierre. El trabajador que notificó el cuasi accidente recibe información.	Informe del incidente enviado a la empresa de transporte. El trabajador del informe de incidentes firma el informe de la acción correctiva como prueba de la retroalimentación positiva.
Revisión	El incidente se discute en el Comité de Seguridad y en las reuniones de la dirección. El supervisor responsable informa de la eficacia de los cambios introducidos.	Actas de las reuniones del comité de seguridad y de la dirección. Las actas de las reuniones del comité se publican en los tablones de anuncios.
Revisión por la dirección	Resumen del incidente y del resultado positivo dentro de las estadísticas.	Revisión de las estadísticas de cuasi accidentes e incidentes. Comunicación de las actas de revisión de la gestión. En el marco de un objetivo de mejora, se ha añadido al programa de auditoría interna una auditoría periódica de los itinerarios peatonales.

Saque el máximo partido a su sistema de gestión

Consejos para sacar el máximo partido a su sistema de gestión de la salud y la seguridad:

1. Para disponer de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo eficaz, la organización debe contar con el compromiso de la "alta dirección" para aplicar y mejorar continuamente

2. Desarrollar el sistema de gestión como una herramienta para proteger a los trabajadores y los intereses de la empresa y no sólo para satisfacer la norma

3. Utilizar el "contexto" para comprender cómo la organización puede influir interna y externamente en la salud y seguridad de los trabajadores

4. Informar a las partes interesadas y a los trabajadores de sus objetivos a la hora de aplicar la norma para conseguir su "aceptación" y generar una cultura de seguridad positiva

5. Al diseñar los procesos, asegúrese de que son pertinentes para el entorno al que se destinan. En otras palabras, no hay que complicar demasiado el sistema

6. Integrar los requisitos de la norma en los procesos y controles existentes: la salud y seguridad en el trabajo no es un añadido

7. Considere la posibilidad de integrar esta norma en los sistemas de gestión existentes, como la ISO 9001 de calidad y la ISO 14001 de medio ambiente. Esto ayudará a integrar la seguridad y salud en el trabajo en la mentalidad tanto de la alta dirección como de los trabajadores, lo que conducirá a un lugar de trabajo seguro.

8. La aplicación de esta norma no es una carga para su organización. El pensamiento basado en el riesgo con la participación de los trabajadores debería mejorar la cultura de la seguridad y la productividad

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Puede descargar un PDF de esta guía de implantación aquí: Guía de implementación de la norma ISO 45001 de NQA.