Auditorías internas durante el COVID-19

Tanto nuestra vida personal como profesional se han visto afectadas. Estamos viviendo y trabajando de una forma que un año atrás no hubiéramos imaginado que fuera posible.

Sin embargo, durante esta crisis, los negocios han continuado de cierta forma con su actividad. Las organizaciones han continuado operando, pero de forma diferente a sus procesos normales. Teniendo esto en cuenta, ¿no cree que es el momento perfecto para realizar una auditoría interna?

En lugar de que todos sus empleados acudan al centro de trabajo y a sus oficinas, nos encontramos teletrabajando. Dichos cambios han intorducido una serie de nuevos riesgos en nuestro trabajo diario que pueden impactar en nuestros sistemas de gestión. Debemos asegurarnos de que nuestro personal y procesos están en orden. ¿Qué mejor manera para asegurar esto que realizar una auditoría interna?

Dicho esto, es posible que no tengamos los mismos recursos a nuestra disposición para realizar una auditoría interna. De hecho, podemos estar trabajando desde casa y nuestra capacidad para realizar una auditoría interna de valor añadido puede haberse reducido considerablemente. Pero si tenemos dicha capacidad, realmente deberíamos pensar en realizar una auditoría interna.

Recordemos por qué hacemos auditorías internas. Los hacemos para obtener una evaluación independiente y objetiva, basada en los riesgos identificados para nuestra organización, sobre cómo están funcionando nuestros procesos. Buscamos el cumplimiento de los requisitos y siempre buscamos un valor añadido. Nuestros informes de auditoría interna luego se comunican dentro de la organización. Esta información es utilizada por la gerencia para evaluar cómo va todo e identificar áreas de mejora. De nuevo le pregunto, ¿no es este el momento perfecto para realizar una auditoría interna?

Las propias normas ISO nos exigen que completemos auditorías internas a "intervalos planificados". La programación de auditorías internas debe tener en cuenta los riesgos que enfrenta la organización. De esta manera, cuando sea factible, las normas ISO nos obligan a completar auditorías internas. La próxima vez que hable con su auditor, le preguntará por qué no se realizaron las auditorías internas.

Durante la crisis del COVID-19 deberíamos confiar no solo en la competencia y tenacidad de nuestro personal, sino también en nuestros sistemas de gestión. Estos sistemas fueron desarrollados e implementados para permitir que nuestras organizaciones funcionen de manera efectiva y para ayudarnos a garantizar el cumplimiento y alcanzar nuestros objetivos. Sin embargo, debido a los cambios que nos hemos visto obligados a hacer, podría no ser el caso.

Solo porque estamos trabajando de manera diferente, no podemos abandonar nuestros sistemas de gestión. De hecho, cada norma ISO incluye requisitos para realizar y gestionar cambios. Una vez que hayamos realizado estos cambios, una buena manera de garantizar que sean efectivos es a través de una auditoría interna.

Los riesgos potenciales que podemos enfrentar durante la crisis del COVID-19 pueden incluir:

• Garantizar la seguridad de la información y la protección de datos mientras las personas trabajan desde casa.

• Aquellas personas que trabajan desde casa, ¿tienen ambientes de trabajo adecuados? ¿cuentan con equipos y medios de comunicación adecuados con sus colegas?

• ¿Se necesitan evaluaciones de los monitores y pantallas? ¿se han tomado las medidas apropiadas para detectar cualquier deficiencia identificada?

• ¿Los miembros del personal sufren estrés mientras trabajan desde casa? ¿Tienen alguna ansiedad sobre la situación actual, o cuándo pueden necesitar regresar al lugar de trabajo?

• ¿Se siguen los procesos y se logra un rendimiento adecuado?

• ¿Se han comunicado adecuadamente los cambios en los procesos y son efectivos?

• ¿Se están recibiendo quejas o se han identificado no conformidades que se registran adecuadamente y se toman las medidas correctivas apropiadas?

• A medida que volvemos al trabajo y se introducen nuevas prácticas de trabajo, es decir, distanciamiento social, uso de EPP, protocolos de limpieza, etc. ¿Se están aplicando estas nuevas prácticas correctamente?

• A medida que se inician los procesos de producción, ¿funcionan correctamente y se siguen todas las medidas de seguridad y medioambientales?

• ¿Se están cumpliendo nuevas obligaciones de cumplimiento? Estos podrían estar relacionados con la salud y la seguridad o el medio ambiente.

Como puede ver en esta breve lista, puede haber muchas razones para programar una auditoría interna. Sin embargo, debido a la forma en que estamos trabajando actualmente, realizar una auditoría interna puede parecer difícil. Tal vez se pregunte cómo comunicarse con sus colegas durante la auditoría o cómo reunir evidencias objetivas. Desde el brote del virus COVID-19, NQA ha completado todas las auditorías externas de forma remota. Utilizamos una variedad de plataformas para comunicarnos con nuestros clientes, las cuales han demostrado ser muy efectivas. NQA ha encontrado que la planificación de la auditoría es el elemento más importante. Potencialmente, podría seguir estos pasos para planificar sus propias auditorías internas:

• Defina claramente el alcance de su auditoría interna. Por ejemplo, puede estar relacionado con nuevos arreglos de trabajo en respuesta a la aparición de COVID-19.

• Prepare un plan de auditoría detallado. Un buen plan de auditoría es la clave para una buena auditoría. El plan puede enumerar cada elemento de los procesos que deberá revisar para garantizar que se sigan estos nuevos arreglos.

• Luego puede identificar cómo entrevistará a las personas necesarias. Esto se puede hacer a través de reuniones en línea, o simplemente a través de una llamada telefónica. La recopilación de evidencia se puede hacer de varias maneras; Se puede hacer a través de la tecnología móvil, se puede proporcionar evidencia a través de correos electrónicos, se puede proporcionar a través de servicios de alojamiento de archivos, se pueden filmar secuencias de video, se pueden compartir pantallas y se pueden reunir pruebas a través de una buena entrevista a la antigua. ser registrado si es necesario.

• Una vez que haya completado sus entrevistas y reunido su evidencia, el proceso de informar y hacer un seguimiento de sus hallazgos será el mismo que para cualquier otra auditoría interna que haya completado.

Si usted mismo trabaja de forma remota, puede utilizar los medios anteriores para completar una auditoría interna de los trabajos que se realizan en el sitio o dentro de su empresa. Realmente no estamos limitados por la tecnología en este momento. Solo necesitamos entender cómo podemos explotarlo para lograr nuestros fines.
 
Así que le animo a que piense en la buena y antigua forma de auditoría interna. Podría resultar muy beneficioso durante estos tiempos inciertos.
 
Espero que este blog te haya dado algo de reflexión para tus auditorías internas. Desafortunadamente, debido a las presiones que muchos de nosotros enfrentamos actualmente, las auditorías internas pueden ser lo último en lo que piensas. Pero si está en condiciones de completar auditorías internas, recuerde que tiene esta herramienta de monitoreo increíblemente útil en su caja de herramientas. Solo necesita usarlos apropiadamente.

Autor: Martin Little, NQA UK Field Operations Manager (Southern Region)