Beneficios de la auditoría interna y de las auditorías basadas en procesos

Las auditorías identifican si una empresa gestiona bien los riesgos, si existen los procesos adecuados y si se siguen los procedimientos.

Los auditores internos comprueban y evalúan los controles que tiene una empresa. La función de una auditoría interna es garantizar que los procesos de gestión de riesgos, gobernanza y control interno de una empresa funcionan eficazmente. Además, las auditorías internas también resultan ser un mecanismo de defensa para detectar violaciones de leyes, reglamentos y disposiciones de contratos y acuerdos.

La auditoría interna incluye:

• Procesos utilizados para planificar, organizar, guiar y supervisar las operaciones.

• Sistemas utilizados para medir, informar y examinar el rendimiento.

• La gerencia adoptó medidas adecuadas para aumentar la gestión de riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos deseados.

La auditoría interna suele describirse como una garantía independiente e imparcial y a menudo se utiliza como una actividad de consultoría, premeditada para aportar valor y mejorar las acciones de una organización. También permite a la empresa alcanzar sus propósitos mediante un enfoque sistemático y ordenado de sus sistemas de gestión.

El objetivo final es evaluar y mejorar la eficacia de los procedimientos de gestión de riesgos, control y gobernanza. En otras palabras, la auditoría interna está concebida en general para supervisar la eficacia de los procesos de control interno que tradicionalmente ha inculcado la dirección.

Planificación paso a paso de la realización de auditorías internas

1. Planificación: La planificación detallada es la clave para realizar una auditoría interna con éxito. Hay que tener en cuenta factores conocidos como cuándo, qué y cómo se va a realizar la auditoría. Y lo que es más importante, qué parte de la organización se va a auditar. Cuanto más tiempo dedique un equipo directivo a la planificación de una auditoría adecuada, mayor será la flexibilidad para lograr resultados de buena calidad y auditorías sugerentes.

2. Preparación: El siguiente paso después de la planificación es la preparación. Esto incluye la construcción de las operaciones diarias. Es decir, cuándo y qué departamento será evaluado e inspeccionado. Este paso implica examinar los resultados de las auditorías internas realizadas anteriormente.

3. Realización: Una vez realizados los preparativos necesarios, es el momento de realizar la auditoría. Esto incluye inspeccionar si su organización cumple las normas o requisitos específicos para la certificación u otros fines necesarios. Los auditores buscan pruebas y recogen información de diversas fuentes, por ejemplo, documentación, formularios y entrevistas a los empleados. Una vez que han acumulado un registro, los auditores comienzan su examen, cálculo y evaluación.

4. Publicación: Una vez que los auditores internos han finalizado su auditoría, publican todas sus conclusiones en un informe. Este informe señala las cuestiones deliberadas y hace hincapié en las áreas clave a las que hay que prestar atención o mejorar. Las conclusiones del informe de auditoría se entregan y se discuten con la dirección.

5. Actuación: La fase final consiste en seguir las medidas sugeridas por los auditores.

La frecuencia de las auditorías también debe estar influenciada por los resultados de las anteriores y por cualquier cambio que usted sepa que puede afectar al proceso. Así, si tiene un proceso o área problemática, tiene sentido auditarlo con más frecuencia durante un tiempo hasta que se aplique una solución y se haya visto que es eficaz.

Las auditorías internas son una gran oportunidad para dedicar algún tiempo a investigar un proceso o área específica y evaluar su rendimiento. Es una forma ideal de encontrar áreas de mejora y solucionar posibles problemas antes de que se produzcan.

Piense en las auditorías internas como si mantuviera el dedo en el pulso de su organización. Los resultados de las auditorías internas deben comunicarse a la dirección correspondiente y, naturalmente, formar parte de la agenda de revisión de la dirección. Cuando sea necesario, deben tomarse medidas correctoras sin demora. Si una solución a largo plazo requiere una planificación importante y tal vez la aprobación de fondos, considere si una solución a corto plazo es posible y apropiada.

Ventajas de realizar auditorías internas

• La mayor ventaja de la auditoría interna es que ayuda a la gestión eficaz de la organización.

• Las auditorías internas pondrán de manifiesto los procesos incorrectos que se siguen y ayudarán a rectificar los procesos que conduzcan a la mejora de la eficacia de los mismos.

• Como las auditorías internas se llevan a cabo a intervalos fijos, la dirección tiene la oportunidad de revisar el rendimiento y tomar las decisiones apropiadas para mejorar el funcionamiento.

• Las auditorías internas ayudan a mantener a los empleados alerta sobre sus responsabilidades, lo que contribuye a mejorar su eficacia.

• Las auditorías internas ayudan a determinar las áreas que necesitan ser mejoradas y, en consecuencia, se realizará una asignación de recursos que será beneficiosa para la organización.

Beneficios de una auditoría interna:

La auditoría interna añade valor a su organización y a sus operaciones de muchas maneras:

• Mejora de las operaciones empresariales, lo que incluye la disminución de los errores y la mejora de la calidad del rendimiento.

• Mejora de la eficiencia.

• Disminución de los costes, aumento de los beneficios, mejora de la recuperación de los costes.

• Gestión de riesgos controlada.

• Desarrollo de políticas y procedimientos, por ejemplo, la validación de la documentación y la inclusión de los detalles y datos necesarios.

• Mejor comunicación y claridad en la gestión. Jerarquía y frecuencia de comunicación adecuadas dentro de la estructura organizativa.

• Mayor cumplimiento de la normativa.

• Mejora en la elaboración de informes y flujos de trabajo.

Si desea más información sobre las auditorías internas, no dude en ponerse en contacto con NQA.

También puede consultar nuestros cursos de formación para auditores internos.

Autor: Diane Mitchell, Auditora de NQA