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Informativa sulla privacy

1. INTRODUZIONE

1.1 Prendiamo sul serio la privacy e la protezione delle informazioni personali. La presente Informativa sulla privacy illustra i dettagli su come raccogliamo, usiamo e condividiamo le informazioni personali e sui singoli diritti alla privacy. Il modo in cui utilizziamo le informazioni personali in base al contesto in cui ci viene reso disponibile.

1.2 Il nostro responsabile della protezione dei dati (DPO) fornisce assistenza e guida per assicurarci di applicare gli standard di buone pratiche per proteggere le informazioni personali. Il nostro DPO può essere contattato via e-mail all'indirizzo dpo@nqa.com se avete domande su come utilizziamo le informazioni personali.

1.3 La presente Informativa sulla privacy fornisce informazioni aggiornate su come utilizziamo le informazioni personali e aggiorneremo tutte le informazioni precedenti che abbiamo pubblicato sull'utilizzo delle informazioni personali. Di tanto in tanto potremmo apportare aggiornamenti minori a questa Informativa sulla privacy, tuttavia, se apportiamo modifiche sostanziali al modo in cui elaboriamo e utilizziamo le informazioni personali, lo annunceremo chiaramente sul nostro sito web.

2. SU DI NOI

2.1 Noi siamo ciò che è noto come il "controllore" delle informazioni personali che raccogliamo e usiamo. Quando diciamo "noi" in questo avviso sulla privacy, intendiamo la NQA Certification Limited. Siamo registrati presso l'ufficio del Commissario per le informazioni del Regno Unito, o ICO, con numero di registrazione ZA103750.

3. CHE TIPO DI INFORMAZIONI PERSONALI UTILIZZIAMO

3.1 Usiamo una varietà di informazioni personali a seconda delle circostanze in cui le informazioni personali sono messe a nostra disposizione.

3.2 Possiamo utilizzare le informazioni personali nelle seguenti circostanze:

(a) Contatti aziendali: detiene i nomi, i titoli di lavoro, i dettagli del datore di lavoro e i dati di contatto professionali per vari contatti commerciali, inclusi i contatti dei clienti, i contatti dei fornitori e le parti interessate che si sono iscritte alla nostra newsletter tramite il nostro sito web;

(b) ClientI: 

  • Servizi di certificazione e audit: la maggior parte dei nostri clienti è costituita da entità incorporate, tuttavia nel corso degli audit e delle certificazioni di elaborazione, possiamo raccogliere e utilizzare le informazioni personali di individui che lavorano per i nostri clienti. Questo può includere nomi, dettagli di contatto e informazioni sul lavoro o il ruolo di una persona presso il nostro cliente;

  • Servizi di Formazione: Se ti sei iscritto a uno dei nostri corsi di formazione, elaboreremo il tuo nome, la qualifica professionale, i dettagli del datore di lavoro, i dati di contatto professionali e le informazioni sulla tua prestazione nel corso di formazione. Potremmo anche raccogliere e utilizzare alcune categorie speciali di dati personali come informazioni dietetiche o disabilità in relazione all'accesso;

(c) Auditor: se sei un consulente, elaboreremo il tuo nome, i dati di contatto personali e professionali, curriculum professionale, i dettagli di pagamento e le informazioni sul lavoro che hai completato per noi. Potremmo anche raccogliere e utilizzare alcune categorie speciali di dati personali come informazioni dietetiche o disabilità in relazione all'accesso;

(d) Consulenti Referenti: Se sei un consulente che agevola opportunità di vendita a NQA, elaboreremo il tuo nome, i dettagli di contatto professionali e personali, curriculum vitae e background professionale e informazioni sul lavoro che ci riferisci.

(e) Candidati per opportunità di lavoro: laddove tu richieda un ruolo presso di noi, elaboreremo le informazioni personali che ci fornisci come parte della tua domanda e qualsiasi processo di selezione dell'intervista. Questo includerà normalmente il tuo nome, i dettagli di contatto personali, la storia professionale, l'istruzione, le qualifiche e i riferimenti. Potremmo anche raccogliere e utilizzare alcune categorie speciali di dati personali sui candidati al lavoro, come informazioni sull'origine etnica o razziale di un richiedente e alcune informazioni sanitarie relative a qualsiasi condizione medica o disabilità.

4. COME RACCOGLIAMO LE TUE INFORMAZIONI PERSONALI

4.1 Utilizziamo esclusivamente le informazioni personali che abbiamo ottenuto direttamente per le finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy.

4.2 Le informazioni personali sono raccolte nei seguenti modi:

(a) Contatti aziendali: questi possono essere raccolti tramite moduli sul nostro sito Web o nel corso della normale corrispondenza aziendale con i contatti commerciali;

(b) Clienti:

  • Servizi di Certificazione e Audit: possiamo raccogliere informazioni personali detenute dai nostri clienti durante lo svolgimento di un audit. Le informazioni personali possono essere incluse nella documentazione che ci viene richiesta per la valutazione come parte di qualsiasi verifica e saranno normalmente fornite o rese disponibili dal nostro cliente;

  • Servizi di Formazionele informazioni personali saranno raccolte direttamente dalla persona che si è iscritta per partecipare a uno dei nostri corsi di formazione;

(c) Auditor, consulenti e candidati: le informazioni personali saranno raccolte direttamente da voi o dai riferimenti di terze parti. 

5. PERCHÈ USARE INFORMAZIONI PERSONALI

5.1 Utilizzeremo le informazioni personali per i seguenti scopi:

(a) Contatti aziendali: elaboriamo le informazioni personali dei nostri contatti commerciali come necessario per gli interessi legittimi della gestione delle attività quotidiane della nostra attività, inclusa la corrispondenza, coinvolgendo i fornitori e promuovendo i nostri servizi ai contatti commerciali;

(b) Clienti:

  • Servizi di Certificazione e Audit: elaboriamo le informazioni personali di individui che lavorano per i nostri clienti nel corso di una verifica in conformità con gli obblighi legali e normativi che disciplinano il modo in cui i servizi di certificazione del sistema di gestione accreditati devono essere condotti. Tale elaborazione è richiesta anche per gli interessi legittimi dei nostri clienti di richiedere le certificazioni che siamo coinvolti nell'auditing, nella concessione e nella manutenzione;

  • Servizi di Formazione: abbiamo bisogno di elaborare le informazioni personali al fine di eseguire il contratto che abbiamo stipulato con la persona che ha aderito a uno dei nostri servizi di formazione. Laddove il nostro contratto per i servizi di formazione è stipulato con un'entità aziendale per la fornitura di formazione ai propri dipendenti, il nostro trattamento di informazioni personali è nell'interesse legittimo di tale entità aziendale per migliorare e / o integrare le qualifiche e le competenze dei propri dipendenti;

(c) Auditor: elaboriamo le informazioni personali degli auditor a contratto per gli interessi legittimi di determinare se impiegare o meno un particolare individuo per un ruolo nella nostra organizzazione. Laddove ci impegniamo con un auditor a contratto, elaboriamo le informazioni personali ai fini della stipula e dell'esecuzione del contratto con gli auditor. Elaboriamo informazioni sulla razza e sull'origine etnica dei consulenti per il sostanziale interesse pubblico di monitorare le pari opportunità all'interno della nostra organizzazione e elaboriamo determinate informazioni sanitarie relative ai consulenti per l'interesse pubblico sostanziale di supportare gli auditor con particolari condizioni mediche o disabilità;

(d) Consulenti Referenti: elaboriamo le informazioni allo scopo di trattare i riferimenti di vendita;

(e) Candidati: elaboriamo le informazioni personali dei candidati al lavoro per gli interessi legittimi di determinare se impiegare o meno un particolare individuo per un ruolo nella nostra organizzazione. Laddove decidiamo di assumere un candidato, elaboriamo le sue informazioni personali ai fini della stipula e dell'esecuzione del nostro contratto di lavoro con il richiedente. Elaboriamo informazioni di origine razziale ed etnica e di salute dei candidati al fine di soddisfare i nostri obblighi legali in base all'occupazione e leggi simili..

5.2 Se non ci viene fornito l'accesso alle informazioni personali per gli scopi delineati nel presente paragrafo 5, potremmo non essere in grado di offrire o fornire determinati servizi, oppure potremmo non essere in grado di completare consulenze o domande di lavoro.

6. PER QUANTO TEMPO MANTENIAMO INFORMAZIONI PERSONALI

6.1 Non conserveremo le informazioni personali per un periodo superiore a quello necessario per gli scopi per cui è necessario utilizzarle.

6.2 In generale, nel rispetto delle informazioni personali raccolte nel contesto di un contratto, conserveremo le informazioni personali per la durata del contratto e un periodo di massimo sei anni dopo la scadenza o la risoluzione del contratto, nel caso in cui tali informazioni personali siano richieste per l'esercizio o la difesa di un reclamo legale durante questo periodo.

6.3 Possiamo anche conservare le informazioni personali per tutto il tempo richiesto dalla legge o dai regolamenti o dalle istruzioni di un ente di accreditamento pertinente.

6.4 Le informazioni sui candidati non assunti vengono conservate per un periodo di 12 mesi dopo che la richiesta è stata compilata.

6.5 Conserveremo le informazioni personali dei contatti commerciali che ricevono la nostra newsletter fino alla loro cancellazione o cancellazione dalla nostra newsletter.

7. CONDIVISIONE DI INFORMAZIONI PERSONALI CON TERZE PARTI

7.1 Condividiamo le informazioni personali con terze parti:

a) nella misura necessaria per soddisfare le finalità di cui al paragrafo 5, compreso se necessario per la fornitura di servizi;

(b) dove siamo soggetti ad un obbligo legale o contrattuale di farlo; o

(c) dove è giusto e ragionevole per noi farlo in base alle circostanze.

7.2 Possiamo condividere le informazioni personali con le seguenti terze parti:

(a) Gruppo Aziendale / Agenti / Affiliati: la nostra attività opera come parte di un più ampio gruppo internazionale di società che comprende entità che agiscono come agenti e affiliati in varie parti del mondo. A volte potremmo aver bisogno di condividere le informazioni personali con il nostro gruppo aziendale più ampio ove richiesto per gli interessi legittimi di operare le nostre operazioni quotidiane e anche laddove richiesto per revisioni indipendenti di audit e valutazioni;

(b) Fornitori: utilizziamo un numero di fornitori diversi, inclusi fornitori IT, processori di pagamento e consulenti, con i quali condividiamo le informazioni personali in modo che questi fornitori possano elaborare le informazioni personali per nostro conto. In queste circostanze, adottiamo le misure richieste dalle leggi sulla protezione dei dati per garantire che questi fornitori proteggano le informazioni personali che condividiamo con loro;

(c) Organismi di Accreditamento: potremmo essere tenuti a condividere le informazioni personali con gli organismi di accreditamento e regolamentazione (quali UKAS, ACCREDIA, IATF, IAQG, tra gli altri), che monitorano i servizi di certificazione e audit per garantire che siamo conformi alle loro regole e requisiti quando si rilasciano le certificazioni;

(d) Enti governativi: potremmo essere obbligati per legge a condividere informazioni personali con enti governativi e autorità di regolamentazione.

8. INVIO DI INFORMAZIONI PERSONALI

8.1 Potremmo aver bisogno di trasferire informazioni personali al di fuori del Regno Unito e dello Spazio Economico Europeo (SEE) alle nostre società del gruppo / agenti / affiliati e fornitori (inclusi consulenti) con sede in paesi in cui le leggi sulla protezione dei dati potrebbero non fornire lo stesso livello di protezione di quelle nel SEE - tra cui Cina, Stati Uniti e India.

8.2 Trasferiremo le vostre informazioni personali solo al di fuori del SEE dove:

a) il trasferimento è verso un paese che la Commissione UE ha stabilito che garantisce un livello adeguato di protezione delle informazioni personali; o

(b) abbiamo messo in atto le nostre misure per garantire una sicurezza adeguata come richiesto dalle leggi sulla protezione dei dati. Tali misure comprendono la garanzia che le informazioni personali siano mantenute sicure effettuando controlli di sicurezza sui nostri partner e fornitori esteri, supportate da forti impegni contrattuali approvati dalla Commissione europea (note come clausole contrattuali standard dell'UE). Alcuni partner e fornitori statunitensi possono anche essere certificati secondo lo Scudo per la privacy UE-USA, il quale conferma che sono in atto misure appropriate per garantire la protezione delle informazioni personali.

9. DIRITTI SULLA PRIVACY

9.1 Gli individui hanno il diritto di esercitare uno dei seguenti diritti sulla privacy in relazione al nostro trattamento di informazioni personali:

(a) Accesso: le persone possono richiedere l'accesso a una copia delle loro informazioni personali da noi detenute, insieme ai dettagli delle informazioni personali che utilizziamo, perché le usiamo, con chi le condividiamo, per quanto a lungo le manteniamo e se è stato utilizzato per qualsiasi processo decisionale automatico.

(b) Rettifica: gli individui possono chiederci di modificare o completare qualsiasi informazione personale inesatta o incompleta a riguardo.

(c) Cancellazione: le persone possono chiederci di cancellare le loro informazioni personali dove non è più necessario usarle o dove non abbiamo basi legali per mantenerle.

(d) Limitazione: le persone possono chiederci di limitare le informazioni personali che usiamo su di loro, laddove non siamo in grado di cancellare o quando una persona si è opposta al nostro uso delle loro informazioni personali.

(e) Oggetto: gli individui possono opporsi al nostro trattamento delle loro informazioni personali.

(f) Portabilità: le persone possono chiederci di fornire loro o una terza parte con alcune delle informazioni personali che conserviamo su di loro in un formato elettronico strutturato, comunemente usato, in modo che possa essere facilmente trasferito.

(g) Ritirare il consenso: in genere, non è richiesto il consenso per l'elaborazione delle informazioni personali e pertanto di solito non chiediamo il consenso al trattamento delle informazioni personali. Tuttavia, laddove chiediamo il consenso al trattamento delle informazioni personali, gli individui hanno il diritto di revocare il loro consenso in qualsiasi momento.

9.2 Si prega di fare tutte le richieste per esercitare i diritti di privacy per iscritto a dpo@nqa.com.

9.3 Ci viene richiesto di verificare l'identità di chiunque richieda di esercitare i loro diritti alla privacy e potremmo chiedere alle persone di fornire documenti di identificazione validi quando facciamo una richiesta per consentirci di farlo.

9.4 Non faremo alcun addebito per rispondere a qualsiasi richiesta da parte di un individuo che eserciti i suoi diritti sulla privacy, e risponderemo a qualsiasi richiesta in conformità con i nostri obblighi previsti dalle leggi sulla protezione dei dati.

9.5 Le persone fisiche possono presentare un reclamo su come abbiamo utilizzato le loro informazioni personali a noi contattandoci come sopra indicato, o alla ICO (https://ico.org.uk/concerns/).

10. ATTIVITÀ ONLINE

10.1 Utilizziamo i cookie per tracciare l'utilizzo del nostro sito Web e delle pagine accessibili dal nostro sito Web.

10.2 Un cookie è un piccolo file che viene inviato al browser e salvato sul disco rigido del tuo computer. I cookie ci aiutano a capire e tracciare il tuo utilizzo dei nostri siti Web e ci aiutano a identificare dove possiamo migliorare le informazioni e i servizi forniti tramite il nostro sito web.

10.3 Utilizziamo le seguenti categorie di cookie sul nostro sito Web:

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