Vantaggi dei sistemi operativi aziendali

22 aprile 2021

Riuscite a indovinare quante volte come auditor vedo sistemi documentati con requisiti che dicono al lettore come si conforma?

Questo mi fa dubitare...cosa guida la loro attività? Sono i requisiti di uno standard che devono per foza essere rispettati o l'azienda che utilizza lo standard insieme ai propri obiettivi?

Obiettivi di qualità vs Obiettivi aziendali: c'è una differenza?

La prima cosa da fare è pensare allo scopo principale dell'azienda e lavorare a ritroso partendo da quello. Ad esempio, uno scopo/obiettivo comune sarebbe "facciamo un po' di soldi (profitto)", e pensare: come possiamo farlo?

Fare soldi è qualcosa che avviene attraverso una serie di processi in cui c'è un output misurato. Tutte le aziende seguono un percorso simile, sia che si trovino in un settore di servizi che in un settore manifatturiero.

Pensaci...fare profitto è una sfida difficile, per arrivarci tutti i processi devono fornire/avere successo, il che è realisticamente complicato. Puoi guadagnare questo mese ma non hai la certezza che durerà, la strada più sicura è misurare i processi aziendali, ovvero l'efficienza del business.

In qualità di auditor, mi rende felice vedere i clienti adottare l'approccio per processi ai loro sistemi di gestione ISO, è chiaro quando i requisiti sono stati facilmente soddisfatti, e quando il cliente ha un approccio di miglioramento continuo all'interno della propria organizzazione, sforzandosi di dare la priorità a questi elementi:

Buon controllo finanziario
Tutto è business
Le persone vengono sempre per prime
Monitorare e calcolare i processi per migliorarli

Quando le organizzazioni pongono quasi tutti gli elementi sopra elencati al centro del loro core business, le ricompense che ottengono da nuove attività sono immense. Ho visto un cliente passare da 12 dipendenti a 100 dipendenti e vincere premi per il servizio clienti ogni anno.

Spesso vediamo sistemi basati su requisiti all'interno delle organizzazioni, dove la documentazione afferma qualcosa di molto diverso da quello che accade nella pratica. Può essere verificato guardando le revisioni della direzione, i piani di sviluppo di nuovi prodotti e i processi di produzione, ad esempio:

Obiettivo: aumentare le vendite del 15%
Questo è un grande obiettivo, ma come lo raggiungerai?

Obiettivo: consegna puntuale al 100%
Un altro grande obiettivo. Ma non è stata descritta alcuna analisi dei rischi di quali altri processi collegati sono coinvolti, ad esempio se è richiesta una parte che non si produce internamente e la consegna di quella parte è in ritardo, cosa succede allora? Qual è il costo da sostenere se un ordine del cliente non venisse soddisfatto in tempo?

In sintesi, usa i requisiti all'interno dello standard per avere una struttura e una guida, ma la cosa più importante è fare in modo che il tuo sistema di gestione funzioni per te/la tua organizzazione.

Non limitarti a dire quello che farai, ma dimostra come lo farai!

Quali sono i vantaggi di un sistema operativo aziendale?

L'implementazione di un sistema operativo aziendale, ovvero un sistema di gestione, ha molteplici vantaggi.

Questi generalmente includono:

costi operativi ridotti
soddisfazione del cliente
miglioramento delle relazioni con le parti interessate
credenziali aziendali comprovate
migliore gestione del rischio

Quelle organizzazioni che sono controllate in modo indipendente (cioè terze parti controllate da un ente di certificazione accreditato UKAS) più comunemente beneficiano di quanto sopra.

I suggerimenti chiave per lavorare con il tuo sistema di gestione come sistema operativo aziendale sono:

Specificare i processi aziendali
Scegliere chi si occuperà del processo
Misurare i processi e agisci sugli output
Misurare i costi dei processi

L'adattamento di questo approccio incoraggia una migliore titolarità e comprensione dei processi aziendali e del modo in cui incidono sui profitti.

Come con qualsiasi cosa, se raggiungi il tuo obiettivo non significa che tutto si ferma. È fondamentale mantenere le attrezzature, formare il personale in modo che migliori costantemente le proprie conoscenze, investire in risorse/strumenti, ecc.

Ad esempio: se lo scarto raggiunge un obiettivo del 2%, qual è il costo di quel 2%? Potrebbero essere migliaia di euro, che in teoria potrebbero essere destinate a prezzi più competitivi o allo sviluppo di nuovi prodotti.

Esiste un collegamento tra la rendicontazione finanziaria e la rendicontazione operativa e i rischi coinvolti.

A cura di: Charles Hunt, NQA Lead Assessor for IATF 16949, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001.