Come utilizzare in modo efficace la formazione per ridurre al minimo il rischio di non conformità

Gli standard forniscono alle organizzazioni il framework per implementare il cambiamento e migliorare i loro prodotti/servizi, processi e persone. Spesso i vantaggi includono una maggiore fiducia delle parti interessate, una comprensione più profonda dei potenziali rischi e opportunità all'interno dell'azienda, sistemi e processi più efficienti e una reputazione migliore.

Tuttavia, il conseguimento della certificazione richiede impegno di gruppo, duro lavoro e dedizione. Una parte essenziale dell'effettivo funzionamento di un sistema di gestione è l'azione correttiva e il processo di miglioramento.

Durante gli audit di terze parti, un valutatore può trovare situazioni in cui il sistema o i processi di un'organizzazione non sono conformi allo standard oggetto di audit. In questo caso, verrà rilevata una non conformità. La non conformità specificherà quali requisiti della norma/regolamento non sono stati soddisfatti e quali ricontri ha trovato l'auditor per giustificare la non conformità. L'organizzazione ha quindi un periodo prestabilito per rettificarlo prima di ricevere il certificato.

Per cercare di ridurre al minimo il rischio di non conformità riscontrate nei sistemi, abbiamo stilato un elenco con alcuni suggerimenti utili:

• Acquista una copia dello standard – Sembra ovvio ma non lo è! Ti sorprendersti a sapere quante aziende alla riunione di apertura confesano di non possedere una copia dello standard. È possibile acquistare gli standard qui.

• Prepara il tuo team investendo nella formazione – Investendo nella formazione per auditor interni per i membri del tuo team, essi avranno le conoscenze e le competenze per condurre l'audit interno dell'organizzazione prima che arrivi il valutatore. Ciò ti consentirà di identificare lacune o non conformità e ti darà il tempo di appianare i problemi, aiutandoti in una valutazione più fluida e, se fatto regolarmente, un miglioramento continuo.

• Incaricare un responsabile del sistema di gestione – rendendo qualcuno responsabile dell'implementazione e della manutenzione del proprio sistema di gestione, è possibile garantire una formazione adeguata affinché i responsabili siano esperti nello standard e conoscano ogni dettaglio di ciò che deve essere fatto al fine di mantenere l'organizzazione conforme. Una formazione introduttiva e di implementazione è un buon punto di partenza per i principianti.

• Identificazione della causa principale – quando sono state rilevate le proprie non conformità tramite audit interni, è necessario identificare il motivo alla base del problema. Ciò ti consentirà di evitare che riaccada in futuro.

• Controllo dei documenti – un formatore sarà in grado di rispondere alle domande sullo standard, inclusi i dubbi su ciò che deve essere documentato e ciò che il valutatore vorrà vedere.

Formazione interna per aiutare a gestire le non conformità

Fornire al personale le conoscenze e le competenze per essere in grado di implementare, comprendere e identificare le lacune all'interno del proprio sistema di gestione permetterà all'organizzazione di migliorare i propri processi. La preparazione è la chiave del successo e avere un esperto, o un certo numero di esperti, del tuo sistema di gestione in grado di analizzare le opportunità e mitigare i rischi è un enorme vantaggio.

Se desideri discutere con noi delle tue esigenze di formazione, contattaci ed entro 48 ore ti forniremo il supporto che ti serve.