COVID-19: QUALI EVIDENZE DI PIANIFICAZIONE SI ASPETTA IL MIO AUDITOR?

La maggior parte di noi non avrà mai sperimentato nulla di simile al COVID-19 prima d'ora, coloro che hanno vissuto le guerre mondiali avranno probabilmente una visione molto diversa sul modo di reagire; hanno avuto esperienze di razionamento, case bombardate, posti di lavoro bombardati e un periodo in generale molto brutto.

Quando il paese e l'economia sono stati ricostruiti, non si è tornati all'assetto che c'era una volta, ma si è cercato di migliorare la pianificazione, la riflessione e una nuova leadership creativa. Questo è ciò che potrebbe accadere dopo il lockdown, poichè è probabile che durante questo periodo vengano apportate modifiche al sistema di qualità e, ise non ci si adatta, potrebbero esserci delle non conformità.

"Non è la specie più forte che sopravvive, non la più intelligente, ma quella più reattiva al cambiamento." - Charles Darwin

Vediamo cosa ti richiede di fare lo Standard;

Lo Standard, come è scritto nelle 1,5 pagine di requisiti, spiega;

• Considera rischi e opportunità

• Mostra come ridurre gli effetti indesiderati e aumentare il successo degli effetti che desideri

• Mostra come, questi rischi e opportunità, possono essere integrati e implementati nel tuo SGQ esistente

• Dovrai mostrare i miglioramenti e valutare l'efficacia di questi

• La politica e gli obiettivi per la qualità dovrebbero essere allineati, pertanto potrebbe essere necessario rivederli

• La pianificazione del cambiamento deve considerare chi, cosa, quando e perché il cambiamento avverrà

Attuazione pratica;

Ci confrontiamo con molti settori diversi ogni giorno e vediamo come nessuno stia procedendo senza alcun cambiamento. C'è chi ha licenziato il personale, diversificato un prodotto o servizio, ridotto il servizio operativo, chiuso per alcune settimane o cambiato il processo su come ricevere o spedire questa modifica all'interno del sistema. Se questa modifica non viene integrata e implementata, potresti trovarti con una grave non conformità, poiché il tuo sistema, così come documentato, non è più aggiornato.

• Audit interni – È buon modo per documentare a che punto si trova la tua attività e analizzare quali aree richiederanno cambiamenti. Ovviamente dovrai modificare il tuo piano di audit.

• Analisi – SWOT, PESTLE, Registro dei rischi, Catena del valore; qualsiasi di questi che potresti avere già in atto DEVE essere aggiornato. L'argomento principale della conversazione con leader e manager è come hai identificato i rischi, come hai valutato e come hai intenzione di mitigarli. Quali criteri imposterai per determinare il successo?

• Controllo di gestione – Potrebbe essere pianificata una revisione della direzione, tuttavia, poiché gli input della revisione sono progettati per riportare l'azienda alle basi della comunicazione, pianificazione, revisione e analisi dei processi, potrebbe essere il momento più critico per portare avanti tale revisione. Se lo fai da remoto, non farà differenza, poiché fornirai comunque informazioni documentate.

• Supporto e risorse – Potrebbero esserci modifiche alla politica che hai dovuto apportare; malattia, congedo, parto, status di lavoratore e queste dovrebbero essere chiare, aggiornate e comunicate. Prima che la tua attività venga riaperta, dovrai assicurarti che sia sicura: ad esempio, prendere in considerazione nuovi processi per lavorare da casa, quale azione dovrebbe essere implementata nel tuo sistema. Potrebbe essere ragionevole avvertire il personale e documentarlo in relazione a nuove modalità di lavoro e politiche. Potrebbe essere possibile mostrare fotografie, video o riprese con droni dei locali.

• Fornitori e processo in outsourcing – Le persone esterne alla tua azienda che sono tenute a lavorare per il tuo SGQ potrebbero richiedere di essere incluse nella tua pianificazione in quanto potrebbero avere politiche diverse e questo dovrebbe essere concordato in anticipo.

Qual è lo scopo del tuo sistema di gestione della qualità?

Inutile dire che la certificazione secondo gli standard ISO è la chiave per un processo più rapido, un segno di uno standard internazionale e un requisito per alcune grandi industrie commerciali. Potresti scoprire che come fornitore il tuo cliente potrebbe richiedere l'evidenza che stai pianificando in modo appropriato e in linea con le indicazioni.
 
Se utilizzi il tuo sistema di gestione della qualità in modo efficace, riconoscerai che questo strumento renderà la preparazione per il ritorno alla "nuova normalità" il più semplice possibile.

Se, tuttavia, fai il minimo solo per ottenere la certificazione, potresti riscontrare difficoltà con l'audit esterno e ciò potrebbe comportare costi finanziari. perchè dovremo eseguire una visita speciale a causa di non conformità.
 
In qualità di valutatori, ti invitiamo ad interessarti al massimo del tuo sistema di gestione della qualità e, se non sei sicuro di qualcosa, puoi contattare il tuo valutatore o magari pensare a una sessione di formazione virtuale con noi.