Riunione di apertura: molto più di una chiacchierata davanti a un caffè

È allettante—ma non è sufficiente.

La riunione di apertura è un’opportunità fondamentale per impostare il tono giusto, chiarire eventuali dubbi e assicurarsi che tutte le parti coinvolte siano allineate prima dell’inizio effettivo dell’audit. E sì, esiste anche una checklist (la famosa “golden checklist”, se vogliamo) che ci aiuta a non tralasciare nulla.

Secondo la ISO/IEC 17021-1, Requisito 9.4.2, la riunione di apertura dovrebbe coprire i seguenti punti essenziali – puoi chiamarla “golden checklist” se preferisci:

 

1. Presentazione dei partecipanti, con indicazione dei rispettivi ruoli

2. Conferma dell’ambito della certificazione

3. Conferma del piano di audit (inclusi tipo e ambito dell’audit, obiettivi e criteri)

4. Eventuali modifiche e altri accordi rilevanti con il cliente, come la data e l’orario della riunione di chiusura

5. Eventuali riunioni intermedie tra il team di audit e la direzione del cliente

6. Conferma dei canali ufficiali di comunicazione tra il team di audit e il cliente

7. Verifica della disponibilità delle risorse e delle strutture necessarie per il team di audit

8. Conferma degli aspetti relativi alla riservatezza

9. Conferma delle procedure di sicurezza, emergenza e salute sul lavoro applicabili durante l’audit

10. Conferma della disponibilità, dei ruoli e delle identità di eventuali guide e osservatori

11. Modalità di reporting, inclusa l’eventuale classificazione dei rilievi dell’audit

12. Informazioni sulle condizioni che possono comportare un’interruzione anticipata dell’audit

13. Conferma che il responsabile del team di audit, in rappresentanza dell’organismo di certificazione,

14. è responsabile dell’audit e dell’esecuzione del piano di audit, comprese le attività di audit

15. e la raccolta delle evidenze a supporto della tracciabilità dell’audit

16. Verifica dello stato dei rilievi derivanti da audit precedenti, se applicabile

17. Metodi e procedure che verranno utilizzati per condurre l’audit sulla base del campionamento

18. Conferma della lingua da utilizzare durante l’audit

19. Conferma che il cliente sarà informato regolarmente sull’andamento dell’audit e su eventuali criticità

20. Possibilità per il cliente di porre domande

(Sì, è più che spuntare delle caselle—si tratta di garantire che tutti abbiano chiarezza fin dall’inizio.)

Perché tutto questo?

Perché in 365 giorni può cambiare molto. Un intero anno di nuovi ordini, nuove assunzioni, sistemi aggiornati, qualche reclamo (speriamo pochi) e migliaia di email dopo—le cose non saranno più le stesse. È normale che nessuno ricordi ogni dettaglio dell’audit precedente.

E soprattutto—si parla di persone. I clienti con cui interagisci hanno ruoli, responsabilità, scadenze, stress... e magari stanno pensando anche al pranzo. È possibile che abbiano dimenticato cosa sia una non conformità minore o maggiore, o cosa includa esattamente il piano di audit.

Quindi, come auditor, alleggerisciti la pressione: segui il copione.

Attieniti alla “golden checklist” della riunione di apertura: è la tua guida di riferimento, come previsto dalla ISO 17021-1:2015, Requisito 9.4.2 “Svolgimento della riunione di apertura”.

Perché è importante?

Perché quando viene svolta correttamente:
• Il cliente si sente informato e tranquillo (relativamente parlando)
• Si evitano fraintendimenti o reclami su quanto detto o omesso nella riunione iniziale
• E sì—anche l'ente di accreditamento sarà soddisfatto!

Quindi no, non si tratta solo di un saluto veloce e via. La riunione di apertura è il fondamento dell’audit. Se è solida, tutto il processo scorrerà più agevolmente—per tutte le parti coinvolte.

Ora… puoi anche goderti quel caffè. Ma non saltare la “golden checklist”.



Ilona Donohoe, NQA