ISO 45001 - Fraintendimenti e Valutazione della Conformità

La valutazione della conformità all'interno dei sistemi OHS è spesso una debolezza e in molti casi in cui mi sono trovato a fare l'auditor, il processo non è stato compreso completamente.

Prima di parlare di ciò che è, lasciatemi prima dire cosa non è...

C'è un malinteso comune sul fatto che il requisito 9.1.2 riguardi la garanzia che il registro legale sia aggiornato e che tutta la legislazione recentemente modificata sia stata inclusa o aggiornata.

Ciò è coperto dalla norma ISO 45001, "Determinazione dei requisiti legali e di altri requisiti" ai sensi del requisito 6.1.3.

Il requisito 6.1.3 della ISO 45001:2018 ha tre requisiti principali​:

• Identificare e avere accesso agli obblighi di conformità applicabili aggiornati - Questo è il primo passo importante per assicurarsi di conoscere tutti i requisiti legali e di altro tipo relativi al sistema OHS che sono applicabili ai pericoli della tua organizzazione e ai rischi OHS.

Ricorda che questi possono avere origine a livello locale, regionale, nazionale o persino internazionale a seconda delle attività della tua azienda. Se non sai che esiste un requisito specifico, con quale probabilità sarai in grado di conformarti?

• Determina come questi obblighi si applicano alla tua organizzazione - Altrettanto importante quanto sapere che esiste un requisito è la comprensione di cosa significhi tale requisito per la tua organizzazione o sapere se si applica effettivamente alla tua situazione e, in caso affermativo, quali sono gli obblighi che ti impone.

Sebbene non vi sia alcun obbligo formale di avere un registro legale in quanto tale, lo standard richiede che le informazioni documentate relative ai requisiti legali e di altro tipo vengano mantenute e aggiornate per riflettere le modifiche.

• Considerare i requisiti legali e di altro tipo quando si implementano, mantengono e migliorano il sistema di gestione della SSL: questo elemento può essere molto importante in relazione alle modifiche interne e anche alle future modifiche proposte all'esterno, ad es. legislazione - da attuare o accordi di lavoro locali con i lavoratori.

Quindi, una volta determinato l'obbligo di conformità, i requisiti legali e /o gli altri requisiti, è necessario valutare la conformità. Qui è necessario pianificare e attuare un processo per valutare se si soddisfano i requisiti legali e di altro genere applicabili alla propria attività.

ISO 45001; Requisito 9.1.2 - Valutazione della conformità

Questo processo deve includere:

Frequenza delle valutazione di conformità: Come e quanto spesso verificherai se soddisfi i requisiti di un determinato articolo di legge/obbligo varierà, ma il tuo processo deve determinare con quale frequenza verificherai ogni requisito per lo stato di conformità.

Per esempio: potrebbe essere necessario monitorare continuamente il funzionamento e le prestazioni di un sistema LEV collegato a un processo per garantire che i lavoratori non siano esposti alle emissioni pericolose di tale processo​.

Valuta la conformità e agisci​: Come organizzazione, è necessario effettuare una valutazione rispetto ai requisiti applicabili o ad altri impegni per verificare se si soddisfano questi requisiti. In caso contrario, potrebbe essere necessario intraprendere qualsiasi azione necessaria per diventare conforme.

Il sistema è progettato per aiutarti a conoscere e adempiere ai tuoi impegni in termini di conformità.

Mantenere la conoscenza e la comprensione del proprio stato di conformità: In altre parole, sapere se si è effettivamente conformi ai propri requisiti. Se un requisito cambia, è necessario conoscerlo e sapere se la modifica influisce sulla conformità con l'obbligo pertinente.

Se si apporta una modifica ad una operazione, potrebbe essere necessario valutare se si continuano a soddisfare tutti i requisiti, sia durante che dopo la modifica.

Informaioni Documentate: La valutazione deve essere supportata da informazioni documentate sui risultati della valutazione di conformità, per l'utilizzo da parte tua, del proprio sistema di gestione, degli auditor interni e di qualsiasi parte interessata o auditor esterno per la certificazione che dovrà vederlo come parte di una valutazione.

Le organizzazioni che soddisfano i requisiti di conformità della norma ISO 45001:2018 si trovano in una posizione molto migliore per comprendere i propri rischi di conformità e i vantaggi e sono in grado di dimostrare agli stakeholder che si stanno rispettando i propri impegni, siano essi statutari o altri requisiti.

Gli auditor degli Organismi di Certificazione sono tenuti a verificare la conformità di un sistema OHS rispetto ai requisiti dello standard ISO 45001:2018.

Non sono tenuti ad effettuare una valutazione diretta della conformità legale poiché questo è il requisito per l'organizzazione stessa, ma sono tenuti a garantire che il processo di valutazione sia effettivamente implementato come parte del sistema di gestione.

L'auditor non è autorizzato a condurre un audit di conformità, che sarebbe il ruolo dell'autorità di regolamentazione o di un auditor/ispettore incaricato specificamente a tale scopo. Un auditor dei sistemi di gestione farà dichiarazioni sullo stato generale di conformità di un'organizzazione cliente.

Migrazione del sistema – da OHSAS 18001 a ISO 45001

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