Guía de implementación ISO 14001

Beneficios de la certificación

DEMOSTRACIÓN DE LIDERAZGO

Al comprobar los controles medioambientales con respecto a la norma medioambiental internacionalmente reconocida, una organización demuestra un liderazgo medioambiental ético a sus partes interesadas, entre las que se encuentran los clientes, los empleados y los organismos reguladores.

La consecución de la 14001 también proporciona una garantía a la gerencia, partes interesadas o a los propietarios de que existe un control de la gestión en relación con los riesgos medioambientales inherentes a una organización.

BENEFICIO ECONÓMICO

En un mercado global en el que todos los sectores tienen que competir de una forma u otra, la demostración de un liderazgo medioambiental ético a través de una "buena gestión medioambiental", puede ser el factor decisivo para ser seleccionado para suministrar los bienes o servicios que una organización proporciona.

Tener la ISO 14001 también puede dar un punto de venta único (USP) que proporciona cada vez más uno de los fundamentos a la hora de promocionar una organización. Una parte fundamental de la Norma es la conformidad con los requisitos reglamentarios medioambientales adecuados u otras obligaciones que se consideren tan importantes como un requisito reglamentario.

Un sistema que comprueba el cumplimiento de la legislación mitiga el riesgo de que se persiga la responsabilidad medioambiental. Aunque esto no supone un ahorro directo para una organización, el resultado de las actividades no reguladas que afectan negativamente al medio ambiente se traducirá en multas cada vez mayores.

La mayoría de las organizaciones o empresas consumen recursos de una forma u otra. Aunque la Norma no obliga a una organización a medir algo en concreto, el examen de los recursos que se consumen, por ejemplo la energía, junto con los residuos producidos puede conducir a cambios en el uso y a un ahorro fundamental.

AUDITORÍA INTERNA Y REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La norma ISO 14001 proporciona el marco para comprobar qué controles se han puesto en marcha mediante el uso de la auditoría interna y ofrece una forma de supervisar y mejorar. Un proceso de revisión por la dirección permite entonces a la alta dirección dar un "paso atrás" y determinar lo bien que funciona el sistema en el contexto de la organización y si es necesario modificarlo para hacer frente a futuros cambios en un proceso, recursos o marco normativo.

Las auditorías internas y las revisiones de la gestión, cuando se combinan con una auditoría de un organismo de certificación, como NQA, proporcionan la garantía de que el SGA cumple los requisitos de la organización y de la norma ISO 14001.

Pensamiento/auditorías basado en el riesgo

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) para la mejora de los procesos, tal y como se ha descrito anteriormente, se corresponde con los enfoques probados de la gestión de riesgos. Muchas organizaciones tienen el proceso de gestión de riesgos como un proceso fundamental, especialmente en torno a la tecnología de la información, las finanzas y la salud y seguridad en el trabajo.

CONTEXTO

El primer paso de la implantación de un SGA, como se describe a continuación, consiste en comprender el "contexto" de la organización o, parafraseando, las macrocuestiones que afectan y se ven afectadas por una organización. Como una organización está sujeta a una serie de influencias, que pueden cambiar, esto puede dar lugar a riesgos en forma de amenazas y oportunidades potenciales. Determinar los riesgos que se derivan de ello lleva a una organización a considerar esos cambios o acontecimientos, analizar sus impactos y las posibilidades de que se produzcan y, a continuación, fomentar una estrategia de planificación o mitigación.

ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES Y CONTROL OPERATIVO

Tras la determinación de las macrocuestiones, la norma 14001 pide a una organización que determine los aspectos e impactos de las actividades, productos y servicios en algún tipo de proceso de evaluación de riesgos. Este análisis informa a una organización de dónde hay cuestiones significativas (riesgos u oportunidades) que necesitan una gestión cuidadosa, dónde hay que establecer objetivos, diseñar controles o dónde y con qué frecuencia hay que realizar auditorías internas.

PLANIFICACIÓN - OBLIGACIONES DE CUMPLIMIENTO

Alrededor de la determinación de los aspectos e impactos está la evaluación de si una organización está cumpliendo con su marco legal. El concepto de mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento ha incorporado los principios de evaluación de riesgos para que una organización pueda determinar su estado de cumplimiento y, en sí mismo, entender dónde no está cumpliendo y, por lo tanto, diseñar estrategias para minimizar el riesgo.

PLANIFICACIÓN - RIESGO Y OPORTUNIDADES

Aquellas organizaciones que necesiten más ayuda para garantizar que su proceso de evaluación de riesgos sea exhaustivo pueden recurrir a la norma ISO 31000 Gestión de riesgos - Principios y directrices. Esta norma proporciona directrices genéricas, aunque no pretende promover la uniformidad de la gestión de riesgos en todas las organizaciones. Por supuesto, el diseño y la aplicación de los planes y marcos de gestión de riesgos tendrán que tener en cuenta las diferentes necesidades de una organización específica, sus
objetivos particulares, el contexto, la estructura, las operaciones, los procesos, las funciones, los proyectos, los productos, los servicios o los activos y las prácticas específicas empleadas.

MEJORA CONTINUA

Una filosofía basada en el riesgo significa que una organización puede estar mejor preparada para los impactos de la incertidumbre, lo que a su vez significa una mayor resiliencia. Además, el pensamiento basado en el riesgo conlleva implícitamente una mejora continua, ya que una organización siempre está examinando las posibles influencias y cambios.

Pensamiento/auditoría basada en procesos

• Contexto

Es necesario comprender una apreciación global de los procesos al considerar las cuestiones macroambientales que se interrelacionan entre la organización y el medio ambiente.

• Aspectos medioambientales y controles operativos

Para determinar los aspectos e impactos medioambientales, los riesgos y las oportunidades, es necesario realizar un análisis de las entradas, actividades y salidas. Como parte del análisis puede ser necesario tener en cuenta la interactividad de uno o varios de los procesos. Si no se hace así, esta evaluación de riesgos medioambientales puede omitir aspectos e impactos medioambientales, lo que a su vez daría lugar a que no se diseñaran controles. Esto podría dar lugar a un impacto perjudicial para el medio ambiente.

• Rendimiento y control

Para determinar el éxito de un proceso es necesario evaluar su resultado (bueno/malo).

• Apoyo/competencia

Para llevar a cabo un proceso, o una serie de procesos, de forma eficaz, una persona necesita ser competente. A la hora de determinar las necesidades de competencia en materia de medio ambiente, la competencia deberá obtenerse o ajustarse a las necesidades de los procesos concretos. Si la competencia no está probada o no es adecuada para un proceso concreto, esto podría tener un impacto medioambiental adverso.

• Auditoría interna

Los procesos que componen el SGA deben ser auditados sistemáticamente a lo largo de un tiempo y con una frecuencia que permita determinar si funcionan eficazmente.

• Medidas correctoras

Una acción correctiva es una oportunidad para corregir un problema identificado en un SGA. Un enfoque de proceso para esto comenzará en la causa raíz y terminará en una solución sostenible apropiada y satisfactoria.

Sección 1: Ámbito de aplicación

No hay requisitos específicos que una organización deba cumplir en esta sección. Sin embargo, establece los parámetros dentro de los cuales se puede utilizar la norma ISO 14001 y proporciona el resultado general previsto de un SGA:

• Aportar valor al medio ambiente, a la propia organización y a las partes interesadas,

• Mejora del rendimiento medioambiental;

• Cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento;

• Consecución de objetivos medioambientales

La sección también establece que la Norma es aplicable a cualquier organización, independientemente de su tamaño, tipo y naturaleza.

Sección 2: Referencias normativas

Las Directivas ISO/IEC, segunda parte, sección 6.2.2, definen la inclusión de una referencia normativa como: "Este elemento condicional [de la Norma] dará una lista de los documentos referenciados... de tal manera que sean indispensables para la aplicación del documento".

En otras palabras, al citar algo como referencia normativa, se considera indispensable para la aplicación de esa Norma en particular. Sin embargo, a diferencia de la ISO 9001, en la ISO 14001 no hay referencias normativas.

Sección 3: Términos y definiciones

1. Los términos específicos de la disciplina se presentan consecutivamente después de su forma genérica, y en la medida de lo posible.

2. Presentar los términos en el orden en que aparecen en el texto. El GT5 insertó un "Índice alfabético de términos", que puede modificarse para reflejar los listados alfabéticos en otro idioma.

Además del término o la definición, también hay notas que tratan de aportar más información y claridad.

Si se ha adquirido una versión electrónica de la Norma, las definiciones tienen hipervínculos con otras definiciones para que pueda verse su interrelación.

Las siguientes secciones, de la 4 a la 10, proporcionan los requisitos de la Norma. Al leer la Norma, es importante que, al igual que en las versiones anteriores de la ISO 14001, la palabra "deberá" indica los requisitos obligatorios que una organización debe cumplir y que los auditores externos, como NQA, deben verificar la conformidad y la eficacia.

Para entender cómo se aplica cada una de las siguientes cláusulas, el resto del texto se aplica al siguiente diagrama:

Sección 4: Contexto de la organización

Este es un nuevo concepto en términos de ISO 14001:2015. Algunas organizaciones, antes de la introducción del "contexto" habían realizado una "revisión de la línea de base", que en algunos casos, proporcionaba una amplia comprensión de una organización antes de trabajar en los "detalles" de tratar de gestionar (de alguna forma) los impactos ambientales.
 
La cláusula es secuencial, ya que es necesario comprender la organización y el contexto (4.1), antes de identificar a las partes interesadas y comprender sus necesidades y expectativas (4.2), el resultado de los puntos 4.1 y 4.2 permite determinar el alcance (4.3) y, por último, diseñar el SGA (4.4):

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DEL CONTEXTO

La intención del "Contexto" es proporcionar una comprensión conceptual de alto nivel de las cuestiones importantes que pueden afectar, positiva o negativamente, a la forma en que una organización gestiona sus responsabilidades medioambientales. Por decirlo de otro modo, es una apreciación global de los macroprocesos (y su interrelación) que pueden afectar o ser afectados por una organización.

Del Anexo A de la ISO 14001:2015, sugiere que también se aprecie lo siguiente a la hora de entender el "contexto":

• Condiciones medioambientales relacionadas con el clima, la calidad del aire, la calidad del agua, el uso del suelo, la contaminación existente, la disponibilidad de recursos naturales y la biodiversidad

• Las circunstancias externas culturales, sociales, políticas, jurídicas, tecnológicas, económicas y competitivas en las que opera

• Características o condiciones internas de la organización, y sus capacidades

Hay una serie de metodologías que pueden utilizarse para determinar el contexto. Una buena manera de conseguirlo es formular una matriz que establezca los requisitos de la Norma (y el Anexo A) y, a continuación, realizar una serie de entrevistas con los empleados adecuados, de manera que se puedan aprovechar los conocimientos de una organización. En su caso, esto podría convertirse en un informe.

La ventaja de esto es que proporciona una explicación cohesiva y una buena referencia para apoyar la estrategia empresarial presente y futura. (También se puede reflexionar sobre ella al realizar una revisión de la gestión (véase el apartado 9 Evaluación del rendimiento, más adelante).

4.2 COMPRENDER LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS TRABAJADORES Y OTRAS PARTES INTERESADAS

Aunque el término "partes interesadas" puede no ser nuevo dentro de la norma ISO 14001, la mayoría de las organizaciones probablemente entenderán mejor el término "Stakeholder". A partir de la comprensión del contexto, es decir, de las cuestiones conceptuales o macroimportantes de la organización, la determinación de las partes interesadas proporcionará una comprensión de quién puede verse afectado por los impactos ambientales de la organización.
 

La determinación de las partes interesadas puede formularse mediante la creación de un "Mapa", es decir, aquellas partes internas y externas que interactúan con una organización de alguna manera:

Una vez creado esto, hay que determinar las necesidades y expectativas de las partes interesadas. También en este caso, puede tratarse de un proceso iterativo, en el que se enumeran las necesidades y expectativas de las partes interesadas; por ejemplo, un cliente puede exigir la norma ISO 14001. Sin embargo, lo importante es extraer los problemas de las partes interesadas que una organización puede considerar que se convierten en obligaciones de cumplimiento (véase más adelante la descripción de las obligaciones de cumplimiento).

4.3 DETERMINAR EL ALCANCE DEL SGA

A partir de la comprensión del contexto, de las partes interesadas y de las necesidades y expectativas de éstas, se puede determinar el alcance del SGA. El "ámbito" establece una descripción del alcance y la amplitud del SGA.

A veces, en las etapas iniciales de una implementación, puede ser problemático finalizar el alcance porque a veces se necesita un mayor conocimiento de la organización a través de la implementación del resto de la Norma (particularmente cuando se determinan los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios de una organización).

Sin embargo, el alcance debe estar documentado de alguna forma dentro del SGA. Si el alcance es especialmente complicado, quizás porque ciertas partes de la empresa están excluidas del SGMA por razones legítimas, debería realizarse una descripción clara en un manual u otro documento. Si el alcance es relativamente sencillo, un buen lugar para incluirlo es la Declaración de Política Ambiental.

Como documento de cara al público, la Declaración de Política Ambiental puede ser un buen lugar para describir el alcance. Una descripción clara del ámbito de aplicación dentro de la declaración de política puede informar al lector de forma sucinta sobre quién es la empresa, qué hace y a qué se refiere el resto de la política. Por supuesto, puede optar por definir el ámbito de aplicación en ambos lugares, pero si el ámbito de aplicación cambia, habrá que modificar ambas declaraciones.

4.4 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

La sección final de la cláusula 4 establece que, como resultado de lo anterior, una organización tiene que determinar, implementar y mejorar continuamente un SGA. En el resto de este documento se examinará el modo en que esto debe llevarse a cabo.

Sección 5: Liderazgo

La Norma establece que la alta dirección debe demostrar liderazgo, compromiso y asumir la responsabilidad de la "eficacia del SGA". Esto marca la pauta de la Sección 5 y del funcionamiento de todo el SGA.

Su éxito general y su nivel de rendimiento medioambiental dependerán del grado de compromiso de la alta dirección en la mayoría de los aspectos del establecimiento, la aplicación y la mejora continua del SGA.

Los siguientes ejemplos muestran cómo se puede demostrar el liderazgo dentro de un SGA:

• Garantizar que los planes estratégicos de la organización y los objetivos del SGA sean compatibles y se integren en la organización.
• Suministro de recursos adecuados.
• Considerar e integrar las preocupaciones medioambientales en la planificación y la estrategia empresarial.
• Entender lo que es o "parece" un buen comportamiento medioambiental y responder de forma adecuada.
• Facilitar la cultura de la mejora continua.
• Comunicarse adecuadamente entre las partes interesadas.

Un ejemplo potencialmente "de cara al público" de demostración de liderazgo es, por supuesto, la firma por parte de la Alta Dirección de la Declaración de Política Medioambiental, para decir que, como líder de la organización, "esto es lo que vamos a conseguir"... o... "estas son nuestras intenciones". Aunque esto por sí solo no puede considerarse una demostración de liderazgo, proporciona un marco para que las acciones descritas anteriormente puedan llevarse a cabo.

Aunque el núcleo principal de los requisitos de liderazgo se encuentra en la sección 5, ya que la norma es holística, hay otros requisitos de "liderazgo" implícitos en las secciones siguientes:

• Planificación

Una comprensión adecuada de los aspectos, acciones y obligaciones de cumplimiento en materia de medio ambiente, así como de los correspondientes riesgos y oportunidades, requiere una orientación estratégica por parte de la Alta Dirección.

• Soporte

Hay muchos casos en los que el papel de la alta dirección es proporcionar una dirección o "dar el visto bueno" para apoyar los objetivos del SGA. Esto incluye la provisión de recursos, la obtención de competencias, la garantía de la concienciación, la comunicación eficaz y la información documentada adecuada.

• Operación

Determinados controles operativos y planes de emergencia necesitan en muchos casos la visión y la estrategia de la Alta Dirección.

• Evaluación del desempeño

La alta dirección debe comprender los resultados de la auditoría interna, la medición y el seguimiento, y participar activamente en el proceso de revisión por la dirección.

• Mejora

La alta dirección influye en la cultura de la mejora continua y tiene el poder de permitir una mejora continua eficaz y, en última instancia, tener la última palabra sobre cómo se abordan los malos resultados. Por ejemplo, podría tratarse de la aprobación de fondos para recursos adicionales o el reajuste de la estrategia organizativa.

Sección 6: Planificación

Esta sección establece un marco que pide a una organización que se analice a sí misma para determinar los aspectos, impactos, riesgos y oportunidades de sus actividades, productos y servicios y, a continuación, cómo gestionar el resultado de este análisis.

ASPECTOS, IMPACTOS, RIESGOS, OPORTUNIDADES Y OBLIGACIONES DE CUMPLIMIENTO

Se trata de una parte fundamental del SGA, ya que si no se comprenden las implicaciones medioambientales de las actividades, los productos y los servicios de una organización no puede haber planes para minimizar, mitigar o gestionar el impacto medioambiental.

Un buen enfoque para entender las implicaciones medioambientales de una organización es empezar a entender la propia empresa. Los parámetros de la organización ya se han comprendido en la determinación del alcance.

Por tanto, se trata de "rellenar los huecos" con las actividades, productos y servicios detallados (procesos) que componen la organización.

Reunir esta información en una matriz permite la coherencia y la presentación lógica de los datos. Si se considera oportuno, esta información podría referirse a un plano de localización de la organización, de modo que se pueda hacer referencia a la ubicación física.

A partir de la determinación de las actividades, los productos y los servicios hay que determinar los aspectos e impactos medioambientales. Los aspectos medioambientales se definen como "elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que interactúan o pueden interactuar con el medio ambiente".

Los impactos ambientales se definen como el "cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de los aspectos ambientales de una organización". Este proceso debe tener en cuenta las posibles situaciones de emergencia.

Un ejemplo de interacción de un proceso que causa un aspecto y un impacto:

Tras generar una lista de aspectos, hay que "cribar" los aspectos para determinar cuáles pueden tener un
impacto medioambiental. La principal razón para hacerlo es determinar cuáles son los más importantes y necesitan ser controlados/gestionados o reducir su impacto a un nivel aceptable.
 
La norma dice que para determinar la importancia una organización debe utilizar "...criterios establecidos". Sin embargo, al evaluar la importancia se sugiere que se tenga en cuenta lo siguiente:
 

• La probabilidad de que se produzca el impacto

• La magnitud de los daños medioambientales

• El nivel de preocupación de las partes interesadas

• Los requisitos de las obligaciones de cumplimiento adecuadas (requisitos legales y de otro tipo).

Cada uno de estos aspectos puede cuantificarse de alguna manera y puntuarse. Al final de este proceso es importante comprobar que lo que se ha puntuado como significativo, ¡es significativo!

Para determinar las obligaciones de cumplimiento apropiadas y cómo se aplican a los procesos y aspectos de la organización puede ser necesaria una gran cantidad de investigación, especialmente si la organización es compleja o tiene un alto potencial de daño ambiental. A veces es aquí donde las organizaciones necesitan la ayuda de especialistas.

Sin embargo, a partir de la lista de obligaciones de cumplimiento puede haber áreas en las que la falta de cumplimiento o el incumplimiento es un riesgo para una organización y es importante identificar esto y poner en marcha los planes apropiados para poner el proceso en conformidad.

A partir del análisis de aspectos e impactos, se producirán "riesgos" (definidos en la Norma como "efecto de
incertidumbre"). Sin embargo, también puede haber oportunidades, es decir, cuando hay una actividad que da lugar a un impacto ambiental significativo, puede haber una oportunidad de reducir el impacto ambiental.

Aunque parece que se trata de un proceso que se lleva a cabo una sola vez, en realidad tiene que ser proactivo y reactivo. Tiene que ser proactivo para determinar las implicaciones medioambientales de los proyectos o los nuevos desarrollos. También debe ser reactivo, para determinar cuándo cambia un proceso o cuándo cambia una obligación de cumplimiento.

OBJETIVOS MEDIOAMBIENTALES Y PLANIFICACIÓN PARA ALCANZARLOS

La norma dice que una organización tiene que "establecer objetivos medioambientales en las funciones y niveles pertinentes teniendo en cuenta... los aspectos medioambientales significativos y las obligaciones de cumplimiento asociadas y considerando... los riesgos y las oportunidades".

Si el análisis (anterior) se ha llevado a cabo de forma exhaustiva, debería ser obvio en qué hay que trabajar y dónde hay que fijar un objetivo para lograr el cambio. Por supuesto, los objetivos de una organización no tienen por qué derivar del análisis anterior, pero es un buen punto de partida.

La Norma establece explícitamente el marco que requiere para alcanzar los objetivos y una buena forma de representar esto, cumplir la Norma y tener un "Plan de acción" para gestionar los objetivos es formar una tabla con los requisitos de la Norma:



La última columna de la tabla anterior, "¿Cómo se evaluarán los resultados?", es un requisito interesante que merece ser considerado. La norma obliga a la organización a incluir indicadores para supervisar el progreso hacia la consecución de sus objetivos. Aunque se da a entender que debe haber una medida cuantitativa, es bastante razonable que la evaluación sea cualitativa; por ejemplo, si una organización se ha fijado como objetivo la elaboración de un informe, sabrá que se ha cumplido el objetivo si se elabora el informe.

El tema general de garantizar que el SGA esté integrado en la empresa es inherente a esta parte de la Norma. Los mejores objetivos serán, por supuesto, significativos para la empresa y, por tanto, estarán integrados en los procesos de la organización.

Sección 7: Apoyo

Esta sección analiza los recursos, la comunicación y la documentación de un SGA. Los requisitos realmente apuntalan un SGA y garantizan su funcionamiento eficaz.

RECURSOS, INCLUIDA LA COMPETENCIA Y LA CONCIENCIACIÓN

Para hacer funcionar un SGA se necesitan diversos recursos que pueden incluir recursos financieros, inventario, habilidades humanas, recursos de producción y tecnología de la información/ordenador. Tal y como se ha explicado en el apartado 5, es esencial que la alta dirección se implique, ya que en última instancia es ella la que decide desplegar o invertir en los recursos del SGA.

Una organización también tiene que identificar los recursos correctos que necesita. Como parte de la identificación de los recursos, una organización necesita mirar la información producida dentro de la Sección 6 para reconocer los riesgos/oportunidades y los objetivos resultantes que han sido identificados y necesitan el despliegue de recursos para mitigarlos o gestionarlos.

Por lo general, el mayor reto es proporcionar personal competente y con conocimientos para apoyar los requisitos del SGA. Esto es especialmente cierto cuando un SGA se está implantando por primera vez. La creación de una matriz de "necesidades de formación" basada en la competencia o la concienciación que se requiere entre el personal de la organización pondrá de manifiesto cuándo se ha alcanzado la competencia o cuándo se requiere. Por ejemplo, si se ha identificado que existe un riesgo de derrame, es necesario contar con la competencia y los materiales adecuados para hacer frente a dicha situación.
situación.

COMUNICACIÓN

Una comunicación interna y externa eficaz y eficiente es "clave" para el funcionamiento de un SGA. La Norma es útil al proporcionar un marco para representar el proceso de comunicación dentro de una organización. Convirtiéndolo en una tabla y con referencia al análisis de las "partes interesadas" realizado en el apartado 4.2, se puede elaborar un "plan" de comunicación:

Por supuesto, las columnas se pueden reordenar si es necesario.

Una parte interesada importante, especialmente en relación con las obligaciones de cumplimiento, son los reguladores. Si una organización está fuertemente regulada y tal vez tenga un permiso o una autorización de vertido, puede haber un plan de comunicación entre la organización y el regulador únicamente para el cumplimiento de las condiciones y para seguir cumpliendo.

Un área que a menudo se olvida es la comunicación con las "personas que realizan un trabajo bajo el control de la organización". Como "regla general", es aconsejable tratar a los contratistas o a las operaciones subcontratadas como si fueran empleados "directos" y comunicarse de manera eficaz y para que la comunicación sea bidireccional. La adopción de esta filosofía garantiza que las "personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización" puedan contribuir a la mejora continua.

DOCUMENTACIÓN

La norma ofrece una orientación clara sobre la documentación que requiere. La Norma 2015 es menos prescriptiva que otras iteraciones, aunque sigue exigiendo lo siguiente:

Cláusula	Documentación requerida
4.3 (Alcance)	El alcance se mantendrá como información documentada y estará a disposición de las partes interesadas.
5.2 (Política)	La política medioambiental se mantendrá como información documentada.
6.1.1 (General)	La organización debe mantener información documentada de: riesgos y oportunidades que hay que abordar; procesos necesarios en los puntos 6.1.1 a 6.1.4, en la medida necesaria para tener confianza en que se llevan a cabo según lo previsto.
6.1.2 (Aspectos medioambientales)	La organización debe mantener información documentada de: aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados; criterios utilizados para determinar sus aspectos medioambientales significativos; aspectos medioambientales significativos
6.1.3 (Obligaciones de cumplimiento)	La organización debe mantener información documentada de sus obligaciones de cumplimiento.
6.2.1 (Objetivos medioambientales)	La organización debe conservar información documentada sobre los objetivos medioambientales.
7.2 (Competencia)	La organización conservará la información documentada adecuada como prueba de competencia.
7.4.1 (Comunicación - General)	La organización conservará la información documentada como prueba de sus comunicaciones, según proceda.
7.5.1 (Información documentada - General)	El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir: a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional; b) la información documentada que la organización determine como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental.   NOTA: El alcance de la información documentada para un sistema de gestión medioambiental puede variar de una organización a otra debido a: el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios; la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus obligaciones de conformidad la complejidad de los procesos y sus interacciones; la competencia de las personas.
8.1 (Planificación y control operativo)	La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener la confianza de que los procesos se han llevado a cabo según lo previsto.
8.2 (Preparación y respuesta ante emergencias)	La organización mantendrá la información documentada en la medida necesaria para tener confianza en que el proceso o procesos se llevan a cabo según lo previsto.
9.1.1 (Seguimiento, medición, análisis y evaluación - Generalidades)	La organización debe conservar la información documentada adecuada como prueba de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación.
9.1.2 (Evaluación del cumplimiento)	La organización conservará la información documentada como prueba del resultado de la evaluación del cumplimiento.
9.2.2 (Programa de auditoría interna)	La organización debe conservar la información documentada como prueba de la aplicación del programa de auditoría y de los resultados de la misma.
9.3 (Revisión por la dirección)	La organización debe conservar la información documentada como prueba de los resultados de las revisiones de la gestión.
10.1 (No conformidad y acción correctiva)	La organización debe conservar la información documentada como prueba de: la naturaleza de las no conformidades y las medidas adoptadas posteriormente; los resultados de cualquier acción correctiva.

 

Después de estos requisitos obligatorios, corresponde a la organización decidir si necesita más documentación. La norma ISO 14001 dice que la organización debe determinar la documentación adecuada "por ser necesaria para la eficacia del sistema de gestión medioambiental".

Por lo tanto, corresponde a la organización decidir cuándo y dónde necesita la documentación y, por supuesto, qué forma debe adoptar, ya sea un procedimiento, un diagrama de flujo o cualquier otra forma de describir y gestionar el modo en que se lleva a cabo un proceso concreto.
Cuando se produce información documentada, es necesario crearla, actualizarla y controlarla de forma coherente. Una organización debe tratar de hacerlo de la manera más sencilla posible, ya que cuanto mayor sea el grado de complejidad, más puede fallar. Como mínimo, cada documento debe llevar un número de versión, una fecha y un número de página.

Sección 8: Operación

Uno de los fundamentos de la Norma es la mitigación, la gestión y el control del impacto ambiental de una organización, y por eso el diseño, la aplicación y la mejora continua de la forma en que se producen los procesos u operaciones es esencial para un SGMA eficaz.

PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERATIVO

El alcance del control operativo dependerá de las actividades, productos y servicios de la organización y de las obligaciones específicas de cumplimiento. También se tiene en cuenta el análisis descrito anteriormente para determinar los aspectos significativos. Una organización querrá controlar sus aspectos significativos como mínimo para que no aumenten en magnitud (o causen potencialmente contaminación). Esto podría llevarse a cabo redactando un procedimiento y asegurándose de que el personal es competente.

El control operativo y la competencia van de la mano y, sea cual sea la forma que adopte el control operativo, las personas que operan en ese proceso deben ser capaces de llevarlo a cabo con eficacia.

Existen diferentes tipos de control operativo, entre ellos:

• Tecnología electrónica o mecánica para reducir las emisiones

• Programas de mantenimiento preventivo rutinario para reducir el desgaste y las averías de los equipos

• Control y observación del rendimiento de los equipos

• Procedimientos

• Señales

• Libros de registro

• Listas de control

• Diagramas de flujo

El control operativo también debe abarcar las actividades subcontratadas. La norma reconoce que, en algunas circunstancias, una organización podrá controlar las actividades subcontratadas, por ejemplo, cuando un contratista trabaje directamente en las instalaciones de la organización, pero en algunas circunstancias la influencia de la organización será limitada.

Al concebir el control operativo, la norma ISO 14001 establece que una organización debe tener una "perspectiva de ciclo de vida". La perspectiva del ciclo de vida incluye la consideración de los aspectos medioambientales de las actividades, productos y servicios de una organización que ésta puede controlar o influenciar.

Las etapas típicas de un ciclo de vida incluyen la adquisición de materias primas, el diseño, la producción, el transporte/entrega, el uso, el tratamiento al final de la vida útil y la eliminación final. La organización debe tener en cuenta aquellas etapas, desde la perspectiva del control operativo, del ciclo de vida sobre las que tiene mayor control o influencia, ya que pueden ofrecer la mayor oportunidad de reducir el uso de recursos y minimizar la contaminación o los residuos.

La norma también establece, en consonancia con el hecho de disponer únicamente de la documentación adecuada y pertinente, que

"La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo previsto". Esto, en sí mismo, es una decisión de la organización, pero es importante hacerla para asegurar que un SGA no esté sobrecargado con "papeleo" ineficaz.
PREPARACIÓN Y RESPUESTA A LAS EMERGENCIAS

La planificación de eventos inesperados es una buena disciplina organizativa. En la norma ISO 14001, el análisis de aspectos e impactos habrá puesto de manifiesto posibles situaciones de emergencia en las que podría producirse un impacto medioambiental negativo. Por lo tanto, corresponde a una organización determinar los planes que pueden ponerse en marcha para evitar o minimizar los daños medioambientales.

La preparación típica para emergencias incluye tener una buena comprensión de lo que puede ir mal y, a continuación, las medidas establecidas para mitigar los impactos. Un buen ejemplo es que, dentro del análisis de aspectos e impactos, se haya identificado una actividad concreta con potencial de derrames.

La preparación para emergencias sabe lo que hay que hacer en caso de derrame; el personal es competente (tiene la experiencia/formación adecuada) para hacer frente a un derrame; existe el equipo adecuado, por ejemplo, kits para derrames, y se ha realizado una prueba (cuando sea posible) para garantizar que el proceso funcione. Como buena práctica, también debería haber un proceso para que, si se produce una situación de emergencia, se realice una autopsia para que, si procede, se pueda mejorar el proceso de emergencia.

Una vez más, la Norma, dice que la información documentada se requiere sólo en la medida necesaria para tener confianza en que el proceso de preparación y respuesta a la emergencia se lleva a cabo.

​Sección 9: Evaluación del rendimiento

La evaluación del rendimiento consiste en medir y evaluar un SGA para garantizar su eficacia y contribuir a su mejora continua.

SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

Una organización debe comprobar, revisar, inspeccionar y observar sus actividades planificadas para asegurarse de que se desarrollan según lo previsto. Una organización debe asegurarse de que ha determinado los procesos adecuados para poder evaluar su rendimiento. La supervisión generalmente indica un proceso o procesos que pueden comprobar si algo está ocurriendo según lo previsto o planificado.

Por ejemplo, un proceso de control puede incluir la comprobación de la limpieza con una frecuencia de, por ejemplo, una vez a la semana. La medición tiende a significar que el tamaño o la magnitud de un proceso particular se mide, es decir, se calcula con la asignación de un valor numérico. El tipo de medición y seguimiento variará de una organización a otra.

En las organizaciones que utilizan mucha energía, la cantidad de electricidad y gas y la correspondiente producción de dióxido de carbono pueden ser fundamentales para el funcionamiento de la empresa. En otras organizaciones, la cantidad de agua de proceso potable utilizada puede ser más apropiada. En entornos administrativos, la cantidad de papel que se consume por persona puede ser un indicador adecuado. La decisión depende de cada organización.

Además, cualquier equipo que se utilice para determinar el "indicador" de medición debe calibrarse de manera que se obtenga un alto nivel de confianza en que las cifras son realmente una representación fiel de los hechos.

La norma también pide a la organización que determine un proceso para "evaluar el cumplimiento de sus obligaciones de conformidad". Al hacerlo, la organización debe:

• determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento;

• evaluar el cumplimiento y tomar medidas si es necesario;

• mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento.

En la práctica, esto significa remitirse a la lista de obligaciones de cumplimiento (véase la sección 6) y determinar si se está cumpliendo. En muchas organizaciones, esto implicará "una o varias auditorías", tal vez anuales o más, según el tipo de organización, para determinar que se cumplen los requisitos legales y de otro tipo específicos para todas y cada una de las actividades, productos o servicios.

El resultado de dicha auditoría establecerá el "estado de cumplimiento". Si esto puede traducirse, por ejemplo, en un gráfico circular, de modo que una organización pueda ver su porcentaje de cumplimiento, esto puede ser muy poderoso para provocar el cambio. Esto puede conducir a la prevención de acciones judiciales por incumplimiento de la legislación medioambiental.

AUDITORÍA INTERNA

Un proceso de auditoría interna eficaz es fundamental para la mejora continua y un SGA dinámico. La expectativa de la auditoría interna por parte de las organizaciones debe ser determinar si el desempeño de la organización se ajusta a los:

• Requisitos propios de la organización

• Requisitos de la norma ISO 14001

Por lo tanto, una organización necesita comprobar "¿estamos haciendo - lo que decimos que estamos haciendo?". Para llevar a cabo una auditoría interna de manera eficaz, un auditor debe utilizar las directrices de la norma ISO 19011:2011 para la auditoría de los sistemas de gestión como marco. Esto establece la norma para llevar a cabo una auditoría y debe ser parte de los requisitos de competencia de los auditores internos.

Una auditoría debe comprobar que una organización cumple los requisitos de la norma ISO 14001. Algunas organizaciones piensan erróneamente que esto puede llevarse a cabo como parte de las actividades de certificación que realizan empresas como NQA.

Esto no es así; una organización debe determinar, mediante una auditoría interna, que está cumpliendo los requisitos de la Norma (con una frecuencia adecuada). Muchas organizaciones llevan a cabo este tipo de auditoría anualmente y lo hacen convirtiendo la Norma en un cuestionario y luego revisando sistemáticamente cada parte del SGA para determinar si se cumple algún requisito concreto de la Norma.

De forma similar a la evaluación de las obligaciones de cumplimiento, cuando ésta se convierte en un porcentaje de cumplimiento (de la norma) puede ser una forma eficaz de demostrar el rendimiento y de informar al respecto.

Como se ha explicado anteriormente, el principio de planificar, hacer, comprobar y actuar es inherente a la norma ISO 14001. Lo mismo ocurre en esta sección. La norma pide a una organización que presente información documentada como prueba de la aplicación de un programa de auditoría y de los resultados de la misma.

Un programa de auditoría, en su forma más sencilla, establece cuándo y qué se va a llevar a cabo durante un periodo de tiempo. Las organizaciones pueden tener programas que cubran muchos años (o quizás un ciclo de certificación) pero, como sugerencia, debería elaborarse un programa que cubra como mínimo doce meses.

La Norma también dice que los auditores deben realizar las auditorías para garantizar la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría. Esto es a veces intrínsecamente difícil, ya que los auditores internos (por su nombre) tienen una estrecha relación con la organización auditada. Sin embargo, hay que procurar establecer directrices sensatas para que los auditores internos no auditen sus propios procesos.

Cuando se ha llevado a cabo una auditoría y se han producido los resultados de la misma (en forma documentada, por ejemplo, un informe de auditoría), es importante que se comuniquen eficazmente a las partes interesadas, incluida la dirección correspondiente.

Algunas de las organizaciones con mejores resultados se aseguran de que los resultados (que pueden incluir las no conformidades - véase la sección 10 más adelante) se transmitan también a la "alta dirección". Esto puede ser importante, especialmente cuando una auditoría ha encontrado deficiencias en el sistema y se necesitan recursos para rectificar la situación.

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La evaluación más amplia y estratégica del rendimiento es el proceso de revisión de la gestión. La revisión de la gestión debe ser llevada a cabo por la Alta Dirección y debe basarse esencialmente en la entrada de datos (generados por el sistema) para hacer recomendaciones y mejoras en el futuro (salidas).

La norma es útil para proporcionar un marco de lo que debe suponer una revisión de la gestión y se sugiere que estos epígrafes se utilicen en la información documentada que produce una organización:
Nota: los comentarios sobre cada sección se han incluido para orientar la realización de la revisión de la gestión.

Extracto del apartado 9.3 de la norma ISO 14001	Comentario
a. el estado de las acciones de las anteriores revisiones de la gestión;	Debe ser un resumen de hasta qué punto se han llevado a cabo o no se han llevado a cabo las acciones de revisión de la gestión anteriores y los motivos. Algunas organizaciones elaboran un cuadro comparativo.
b. cambios en:
1. cuestiones externas e internas que son relevantes para el sistema de gestión medioambiental;	Se trata de una revisión de la revisión del contexto detallada en la sección 4. Deben explicarse los cambios en relación con las cuestiones externas e internas.
2. las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidas las obligaciones de cumplimiento;	Una vez más, se trata de una revisión de la revisión del contexto detallada en la sección 4. Habrá que tener en cuenta los cambios en relación con las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidas las obligaciones de cumplimiento.
3. sus aspectos medioambientales significativos;	Si se ha producido algún cambio en un aspecto significativo, deberá explicarse. Por supuesto, esto dependerá de si se han producido cambios en los procesos.
4. riesgos y oportunidades;	Si hay alguna diferencia o cambio en los riesgos dentro del SGA, debe anotarse y explicarse. También debe señalarse cualquier oportunidad, aunque esto puede indicarse en el apartado g) más adelante.
c. el grado de cumplimiento de los objetivos medioambientales;	Es necesario revisar si se han alcanzado los objetivos medioambientales. Se sugiere que la formulación de una tabla que muestre el grado de realización de los objetivos se incluya en la Revisión de la Gestión. Esto permitirá revisar el rendimiento y el grado de mejora continua alcanzado.
d. información sobre el comportamiento medioambiental de la organización, incluidas las tendencias en:
1. las no conformidades y las acciones correctivas;	Debe ser una revisión de las no-conformidades y acciones correctivas que han tenido lugar desde la última revisión de la gestión. Si ha habido tendencias particulares en las acciones correctivas o en las no conformidades, deben ponerse de manifiesto, ya que puede ser necesario tomar decisiones para mitigar su aparición.
2. resultados del seguimiento y la medición;	Como se ha detallado anteriormente en esta sección, debe crearse una representación para determinar si el seguimiento y la medición que se llevan a cabo cumplen las expectativas de la organización. Si la información proporcionada muestra un rendimiento inferior, el proceso de revisión por la dirección puede provocar un cambio.
3. el cumplimiento de sus obligaciones de conformidad;	El hecho de que una organización cumpla con sus obligaciones de cumplimiento es fundamental para un SGA. Para satisfacer esta parte de la norma, puede ser tan sencillo como decir que la organización "cumple con sus obligaciones de cumplimiento". Sin embargo, si una organización ha decidido representar (como se ha detallado anteriormente) un gráfico circular para mostrar su "estado de cumplimiento", entonces insertarlo en la información documentada cumplirá este requisito. En la práctica, si una determinada obligación de cumplimiento está resultando difícil de cumplir, también debería destacarse.
4. resultados de la auditoría;	Deben evaluarse los resultados de las auditorías realizadas desde la última revisión de la gestión. Para cubrir este aspecto de forma exhaustiva, debe incluir tanto las auditorías internas como las externas. La profundidad con la que se lleve a cabo diferirá de una organización a otra y la cantidad de auditorías realizadas.
e. adecuación de los recursos;	Hay que revisar si los recursos son adecuados para el funcionamiento del SGA en general o los recursos para llevar a cabo procesos individuales. Muy a menudo, la "alta dirección" debe ser informada de la insuficiencia de recursos (sea cual sea su forma) para poder provocar el cambio.
f. las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas;	Es posible que haya habido comentarios, quejas u otras comunicaciones de las partes interesadas. Su revisión puede ofrecer una perspectiva externa sobre el funcionamiento del SGA. Si hay un problema concreto que deba resolverse y que haya sido destacado por una parte interesada, puede ser necesaria la ayuda de la "alta dirección" para resolverlo.
g. oportunidades de mejora continua.	Las oportunidades de mejora continua pueden haber surgido de otras secciones de la revisión de la gestión, aunque debe reflejarse cualquier otra oportunidad para mejorar el rendimiento medioambiental.

 

Tras la revisión, la Norma pide los siguientes "resultados":

Los resultados de la revisión por la dirección incluirán:
conclusiones sobre la idoneidad, adecuación y eficacia continuas del sistema de gestión medioambiental;	Debe tratarse de una evaluación amplia para determinar si el SGA es adecuado, suficiente y eficaz.
decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua;	Esto puede incluir cambios en el SGA en su totalidad, o en partes específicas del SGA.
decisiones relacionadas con cualquier necesidad de cambios en el sistema de gestión medioambiental, incluidos los recursos;	De la evaluación anterior debería resultar obvio qué decisiones hay que tomar.
acciones, si es necesario, cuando no se hayan alcanzado los objetivos medioambientales;	Cuando no se hayan cumplido los objetivos medioambientales, habrá que decidir si eran demasiado duros o si no pudieron alcanzarse por razones específicas legítimas.
oportunidades para mejorar la integración del sistema de gestión medioambiental con otros procesos empresariales, si es necesario;	Se debe valorar si el SGMA está integrado en la organización o si es necesaria una mayor integración. Para ser un SGMA eficaz, cuanto más cerca esté la integración de la organización y sus procesos, más beneficios medioambientales se obtendrán.
cualquier implicación en la dirección estratégica de la organización.	Por último, como un "cajón de sastre", una organización debe indicar si hay implicaciones en la dirección estratégica. Esto puede suponer una reorientación de la empresa para una mayor protección del medio ambiente o la eliminación de un proceso que sea especialmente perjudicial para el medio ambiente.

Sección 10: Mejora

Esta sección reúne los fundamentos para lograr la mejora continua, es decir:

• Los puntos de la sección 9 en relación con los resultados del análisis y la evaluación del comportamiento medioambiental, la evaluación del cumplimiento, las auditorías internas y la revisión por la dirección.

• No conformidad y acción correctiva.

Si el SGA se ha diseñado bien, las oportunidades de mejora continua deberían surgir, captarse y actuarse de manera oportuna. La clave para ello es reunir en un lugar adecuado las acciones que proporcionan una mejora continua. Algunas organizaciones utilizan el marco de su programa medioambiental para mantener gestionadas sus acciones de mejora continua y para que puedan ser revisadas como parte de este proceso.

NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA

El proceso de auditoría, al tiempo que evalúa el rendimiento de una organización, puede dar lugar a no conformidades y a las consiguientes acciones de corrección.Una no conformidad puede ocurrir en una organización en cualquier momento mientras se llevan a cabo sus procesos. Es necesario llevar a cabo una metodología para capturar, gestionar y resolver y la Norma pide lo siguiente:

• Reaccionar ante la no conformidad y, en su caso:

• tomar medidas para controlarlo y corregirlo;

• hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos ambientales adversos;

• Evaluar la necesidad de actuar para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no se repita o se produzca en otro lugar, mediante:

1. revisar la no conformidad;

2. determinar las causas de la no conformidad;

3. determinar si existen o pueden producirse no conformidades similares;

• Implementar cualquier acción necesaria;

• Revisar la eficacia de las medidas correctoras adoptadas;

• Realizar cambios en el sistema de gestión medioambiental, si es necesario".

La norma dice que este proceso debe estar documentado. Hay varias formas de conseguirlo, pero normalmente comprende una "Solicitud de Acción Correctiva" (CAR) para cada acción correctiva y un "registro" que es esencial para registrar y gestionar las CAR. Esto es especialmente útil cuando se plantean numerosas acciones correctivas.

El "registro" puede ser tan simple como:

​

Los sistemas más complejos pueden "codificar" diferentes tipos de no conformidad. Esto puede utilizarse para generar datos de tendencias que pueden ser útiles en la evaluación continua del rendimiento del SGA y en el proceso de revisión por la dirección.

MEJORA CONTINUA

La Norma dice que:

"La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental."

En la práctica, si se establecen y aplican todos los apartados anteriores, se producirá una mejora continua.

Saque el máximo partido a su sistema de gestión

Los mejores consejos para sacar el máximo partido a su sistema de gestión medioambiental:

1. Para disponer de un SGA eficaz, hay que asegurarse de que la "alta dirección" se comprometa con su establecimiento, aplicación y mejora continua.

2. Utilice la Norma para ayudar a llevar la gestión medioambiental a la sala de juntas.

3. Utiliza el "Contexto" para entender los impactos ambientales que afectan a la organización y cómo la organización afecta al medio ambiente a nivel macro.

4. Integre el SGA en sus procesos de trabajo para que no sea una cosa más que hacer: ¡es simplemente lo que hace!

5. Esté preparado para ser flexible en el enfoque para lograr los resultados de su EMS.

6. Utilice los datos capturados a través de su EMS para ver si está mejorando.

7. Utilice la norma ISO 14001 como medio para diseñar su SGA.

8. Disponer de una metodología sólida para la evaluación de los aspectos, los impactos, los riesgos y las oportunidades, ya que esto sustenta el SGA.

9. Asegúrese de contar con un buen proceso para determinar y evaluar sus obligaciones de cumplimiento.

10. Utilizar el SGA para proporcionar un enfoque sostenible a los procesos de trabajo de la organización.

11. Considerar las auditorías como una medida y un medio para mejorar el rendimiento.

12. Utilizar la revisión de la gestión para proporcionar una dirección estratégica.

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Puede descargar un PDF de esta guía de implementación aquí: Guía de implementación ISO 14001 de NQA.​