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Aviso de privacidad

1. INTRODUCCIÓN

1.1 En NQA nos tomamos la privacidad y la protección de la información personal muy en serio.  Este aviso de privacidad establece detalles sobre cómo recoger, utilizar y compartir información personal y sobre los derechos de privacidad individual.  El uso de la información personal dependerá del contexto en el que se nos proporcionó dicha información.  Para mayor información sobre el RGPD, por favor lea nuestra declaración RGPD NQA's GDPR Statement.

1.2 Nuestro responsable de protección de datos (RPD) nos proporciona ayuda y consejos para asegurar que aplicamos las normas adecuadas para proteger los datos de carácter personal. Puede contactar con nuestro RPD a través de la dirección dpo@nqa.com si tiene alguna pregunta sobre cómo utilizamos sus datos de carácter personal.

1.3 Este aviso de privacidad establece información actualizada sobre como utilizamos los datos de carácter personal y actualiza cualquier notificación previa sobre el uso de datos de carácter personal.  Es posible que tengamos que realizar pequeñas mejoras en dicho aviso de privacidad, sin embargo, si realizamos cambios en la manera en la que procesamos su información personal, anunciaremos dichos cambios claramente en nuestra página web.

2. SOBRE NOSOTROS

2.1 Somos lo que se conoce como "controladores" de la información personal que almacenamos y utilizamos.  Todo mención en este aviso de privacidad hace referencia a NQA Certification Limited. Estamos registrados en la Oficina del Comisionado de la Información de Reino Unido (ICO) con número de certificado ZA103750.

3. ¿QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN PERSONAL UTILIZAMOS?

3.1 Utilizamos una amplia variedad de información personal dependiendo de las circunstancias para las que se nos proporcionó dicha información.  

3.2 Podremos utilizar su información personal en las siguientes circunstancias: 

(a) Contacto empresarial: Contacto empresarial: Disponemos de nombres, puesots, detalles del empleador y contactos profesionales de varios contactos empreariales, incluyendo información sobre clientes, proveedores y partes interesadas que se han suscrito a nuestro boletín de noticias a través de nuestra página web.

(b) Clientes: 

  • Servicios de certificación y auditoría:  La mayor parte de nuestros clientes son entidades corporativas, aún así, es posible que durante el curso de las auditorías o proceso de certificación recojamos y utilicemos información personal sobre individuos que trabajan para nuestros clientes.  Esto puede incluir nombres, detalles de contacto e información sobre el puesto o rol de individuos de nuestro cliente.

  • Servicios de formación: Si se ha registrado como cliente para uno de nuestros cursos de formación, podremos procesar información como nombres, puestos, detalles del empleador, contacto profesional e información sobre su rendimiento en el curso de formación. También podremos recoger y utilizar algunas categorías de datos especiales como información nutricional o discapacidades.

(c) Contrato auditores/tutores: Si es un consultor, procesaremos datos como el nombre, contacto personal y profesional, currículum vitae, experiencia profesional, detalles de pago e información sobre el trabajo que realiza para NQA. También podremos recoger y utilizar algunos datos personales especiales como información nutricional o discapacidades.

(d) Consultor: Si es un consultor que proporciona clientes a NQA, procesaremos datos como el nombre, contacto personal y profesional, currículum vitae, experiencia profesional, detalles de pago e información sobre el trabajo que realiza para NQA. 

(e) Solicitante de empleo: Cuando solicite un puesto de trabajo en NQA, procesaremos la información personal que nos proporcione como parte de su solicitud y cualquier entrevista del proceso de selección.  Estos datos incluyen su nombre, detalles de contacto personal, experiencia profesional, educación, expediente académico y referencias.  También podremos recoger y utilizar algunos datos personales de los solicitantes como categorización racial, origen étnico e información sanitaria con respecto a la condición médica o discapacidades.

4. ¿CÓMO RECOGEMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?

4.1 Sólo utilizamos información personal que hemos obtenido exclusivamente para los supuestos establecidos en este aviso de privacidad.

4.2 La información personal se recoge de la siguiente forma:

(a) Contacto empresarial: Podrá obtenerse a través de formularios de nuestra página web o a través de la correspondencia con los contactos empresariales.

(b) Clientes:

  • Servicios de auditoría y certificación: Podremos recoger información personal de nuiestros clientes durante el transcurso de la auditoría. La información personal incluida en la documentación requerida para cualquier auditoría será proporcionada por el cliente.

  • Servicios de formación: La información personal será directamente recogida de los individuos que se hayan registrado en uno de nuestros cursos de formación.

(c) Contrato con auditores, consultores y solicitantes de empleo: La información personal será provista directamente por su parte o tercera personas de refencia. 

5. ¿POR QUÉ UTILIZAMOS DATOS PERSONALES?

5.1 Utilizamos datos de carácter personal por las siguientes razones.

(a) Contacto empresarial: Procesamos información personal de nuestros contactos empresariales para los intereses legítimos en las operaciones diarias de NQA, incluyendo correspondencia, proveedores y la promoción de nuestros servicios a través de los contactos empresariales.

(b) Clientes:

  • Servicios de certificación y auditoría: Procesamos información personal sobre individuos que trabajan para nuestros clientes durante el transcurso de la auditoria y acorde a las obligaciones legales y regulatorias aplicables a los servicios de acreditación de sistemas de gestión.  Dicho procesamiento también es requerido para el legítimo interés de nuestros clientes con respecto a la auditoria, concesión y mantenimiento de certificados.

  • Servicios de formación: Necesitamos procesar información personal para poner en marcha el contrato firmado con el individuo solicitando uno de nuestros servicios de formación.  Cuando el contrato se firma con una entidad que solicita formación para sus empleados, el procesamiento de datos personales se hará a favor del interés de la entidad para mejorar y/ añadir cualificaciones y habilidades a sus empleados.

(c) Contrato Auditores/Tutores: Procesamos información personal del contrato con los auditores/tutores para determinar que individuos emplear en nuestra organización.  Cuando firmamos un contrato con un auditor/tutor, procesamos información personal con el fin de poner en marcha dicho contrato con los auditores/tutores.  Procesamos información racial o étnica de nuestros consultores con el fin de proporcionar igualdad de oportunidades en nuestra organización y procesamos cierta información de carácter médico de nuestros consultores para respaldar a los auditores/tutores con condiciones médicas especiales o discapacidades.

(d) Consultores: Procesamos información personal para poder gestionar las referencias de ventas.

(e) Solicitantes de empleo: Procesamos información personal de nuestros solicitantes de empleo para determinar qué solicitantes emplear en el seno de nuestra organización. Cuando decidimos completar una solicitud de empleo, procesamos la información personal para poner en marcha el contrato firmado con el solicitante.  También procesamos datos sobre el origen étnico y racial de nuestros solicitantes de empleo para cumplir con nuestras obligaciones legales sobre empleo y similares.

5.2 Si no nos proporciona acceso a la información personal para los supuestos establecidos en esta sección 5, no podremos ofrecerles ciertos servicios o no podremos completar su solicitud de consultaría o empleo.

6. ¿CUÁNTO TIEMPO ALMACENAMOS SUS DATOS?

6.1 No almacenaremos su información mas tiempo del necesario para los supuestos para los que los necesitamos.

6.2 Generalmente, con respecto a la información que normalmente obtenemos a través de un contrato, almacenaremos su información personal durante la duración del contrato y hasta un periodo máximo de 6 años tras la finalización o rescisión del contrato, en caso de que dicha información personal sea requerida para ejercer sus derechos.

6.3 También podremos retener su información personal por el tiempo requerido por ley o reglamentación u orden de un organismo certificador.

6.4 Las solicitudes de trabajo no correspondidas se almacenan por un periodo de 12 meses tras la ocupación de la vacante. 

6.5 Almacenaremos información personal sobre contactos profesionales suscritos a nuestro boletín de noticias hasta que se den de baja del mismo.

7. DIVULGACIÓN DE DATOS CON TERCEROS

7.1 Solo compartimos información con terceros en los siguientes supuestos:

(a) Para cumplir con los supuestos incluidos en las sección 5, incluyendo la provisión de servicios.

(b) Bajo obligación legal o contractual.

(c) Cuando sea razonable teniendo en cuenta las circunstancias.

7.2 Podremos compartir información personal con los siguientes terceros:

(a) Grupo empresarial / agentes / franquicias: Nuestro grupo actúa como un conjunto de empresas internacionales que incluyen entidades que actúan como nuestros agentes y franquicias por todo el mundo.   A veces tendremos que compartir información personal con miembros de nuestro grupo a favor de los intereses legítimos de la empresa en las operaciones diarias de la misma y cuando sea requerido por revisiones de auditoria o consultaría independientes.

(b) Proveedores: Disponemos de varios proveedores, incluyendo proveedores de tecnologías de la información, procesadores de pago y consultores con los que compartimos información personal para que dichos proveedores puedan procesar la información en nuestro beneficio.  En tales circunstancias, tenemos en cuenta la ley de protección de datos para asegurarnos de que los proveedores protegen la información personal que compartimos con ellos.

(c) Organismos de certificación: Podremos tener que compartir información personal con otros organismos de acreditación y certificación (UKAS, IATF, IAQG entre otras) que controlan los certificados para comprobar que estos cumplen con las normas y requisitos para conceder certificados.

(d) Órganos estatales: Por ley, podemos estar sujetos a compartir información con entidades del gobierno y regularizadoras (como la HMRC).

8. ENVÍO DE DATOS AL EXTRANJERO

8.1 Podremos tener que compartir información personal fuera de Reino Unido y del Área Económica Europea con nuestro grupo empresarial / agentes / franquicias y proveedores (incluyendo consultores) en países donde la ley de protección de datos puede ser diferente a la del Área Económica Europea, incluyendo China, EEUU e India.

8.2 Solo transferimos su información personal fuera del Área Económica Europea en los siguientes casos:

(a) La transferencia se realiza a un país que la Comisión Europea ha determinado que tiene un nivel de protección de la información adecuado para los datos personales;

(b) Hemos puesto en marcha nuestras propias medidas para asegurar la protección de los datos personales requerida por la ley de protección de datos.  Estas medidas incluyen asegurar que la información personal se salvaguarda de forma segura a través de controles de seguridad a nuestros socios y proveedores extranjeros, respaldados por compromisos contractuales aprobados por la Comisión Europea (conocidos como cláusulas contractuales de la UE).  Algunos socios y proveedores de Estados Unidos pueden estar certificados por el EU-US Privacy Shield que confirma que tienen las medidas correspondientes para asegurar la protección de datos personales.

9. DERECHOS DE PRIVACIDAD

9.1 Todo individuo es libre de ejercer los siguientes derechos sobre la protección de datos con respecto al procesamiento de la información personal:

(a) Accesso: Todo individuo puede requerir acceso a una copia de su información personal en nuestra posesión, incluyendo detalles de la información personal que utilizamos, por qué la utilizamos, con quién la compartimos, cuanto tiempo la almacenamos y si ha sido utilizada para una toma de decisiones automatizada. 

(b) Rectificación: Todo individuo puede solicitarnos cambiar o completar cualquier datos erróneo o impreciso de su información personal en nuestra posesión.

(c) Eliminación: Todo individuo puede solicitarnos eliminar su información personal cuando ya no precisemos de su uso, o cuando no exista base legal para almacenarla.

(d) Restricción: Todo individuo puede solicitarnos la restricción de su información personal cuando no sea posible eliminarla o cuando un individuo haya objetado el uso de su información personal.

(e) Objeción: Todo individuo pude objetar el procesamiento de su infromación personal.

(f) Portabilidad: Todo individuo puede solicitar la provisión de información personal para la misma persona o un tercero a través de un formato electrónico estructurado y de uso común para facilitar su transferencia.

(g) Retirada de su consentimiento: Generalmente, no precisamos de su consentimiento para procesar la información personal y por esa razón no solicitamos ordinariamente el consentimiento para procesar dicha información. Sin embargo, si solicitamos el consentimiento para procesar su información personal, está en su derecho de declinar dicha solicitud.

9.2 Por favor, diríjase a la siguiente dirección para solicitar el ejercicio de sus derechos: dpo@nqa.com. 

9.3 Estamos obligados a comprobar la identidad de cualquier individuo que reclame el ejercicio de sus derechos de privacidad y podremos solicitar a dichos individuos documentos de identificación válidos al hacer una solicitud.

9.4 No haremos ningún cargo con respecto a las solicitudes sobre los derechos de privacidad y responderemos a toda solicitud de acuerdo a las obligaciones impuestas por la ley de protección de datos.

9.5 Todo individuo puede objetar el uso de su información personal a través de la dirección provista arriba o a través del ICO (https://ico.org.uk/concerns/).

10. ACTIVIDADES ONLINE

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10.2 Una cookie es un pequeño fichero que se envía a su buscador y se almacena en el disco duro de su ordenador. Las Cookies pueden ayudarnos a comprender y rastrear el uso de nuestra web y ayudarnos a identificar como mejorar la información y servicios provistos a través de nuestra web.

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