Auditoría remota, la "nueva normalidad"

Muchos clientes han pasado una auditoría remota exitosa y muchos han dicho que repetirían. Por supuesto, todavía hay preguntas sobre cómo mejorar la auditoría remota si su negocio incluye la fabricación, por ejemplo.
 
El propósito de este blog es abordar estas preguntas y, con suerte, proporcionar más información por adelantado y asegurarle que sus auditorías internas no se vean afectadas de manera dramática.
 
En las últimas semanas, nuestros blogs y noticias han hablado mucho sobre dicho cambio; cómo cambia la auditoría y cómo se adapta para que su negocio tenga éxito. La industria de la certificación no es diferente y así es como hemos implementado el cambio para garantizar que tengamos éxito en proporcionar el servicio que necesita. No hay ninguna razón para pensar que las auditorías internas remotas son peores que las presenciales.
 
Ahora sabemos que podemos auditar fácilmente los aspectos del sistema como si estuviéramos en la sala con usted. ¡También reconocemos que la función principal es su actividad y es la parte vital de lo que queremos ver y eso no puede verse a través de la documentación!

Nuestros procesos no están operativos debido al confinamiento

Si TODOS sus procesos están bloqueados y no podemos ver ninguna operación documentada, puede ser necesario dividir su auditoría. Esto significa que podemos auditar lo que podamos de forma remota y luego reservar una visita que abarcará únicamente los procesos dentro del aspecto de fabricación.
 
Si está parcialmente operativo o totalmente operativo, hay una variedad de formas que podemos barajar. Entre los métodos que hemos estado usando con nuestros clientes se encuentran:

• Retransmisión en vivo: Observación del distanciamiento social: algunos clientes han llevado su teléfono inteligente a través de las instalaciones para proporcionar un recorrido, luego el auditor ordena visitar lo que quiere ver. El guía será el cliente y podemos pedirle que levante las tapas de los contenedores, mire detrás de las máquinas (si es seguro), apunte la cámara hacia el suelo, observe trabajos y esque,as, vaya a áreas de inspección, etc. ¡No es diferente a una auditoría presencial, sin embargo, reconocemos la dependencia tecnologíca!

• Fotografías: En algunos casos en los que la transmisión en vivo interferiría con la producción, hemos compartido pantalla con trabajo en vivo y seleccionado al azar qué trabajos queriamos revisar, dónde esperabamos un seguimiento y hemos solicitado fotos. Posteriormente, el gerente fue a dicha línea y tomó fotos como evidencia.

• Drones: En el caso de grandes sedes, se han utilizado drones para que el auditor tenga una visión general de las instalaciones.

¿Cambiarán los criterios de la auditoría interna?

Nuestros criterios han cambiado al agregar criterios que pueden ser factores que quizás desee considerar, así como los requisitos del proceso del producto;

• ¿Los procesos del producto cumplen con la evaluación de riesgos COVID?

• ¿Puede verificar que las medidas implementadas para garantizar la reducción del riesgo para el personal sean efectivas?

• ¿Se ha medido si la producción se ha visto afectada por alguna medida tomada? En base a esto, hemos planeado factorizar los cambios.

• ¿Con qué frecuencia estamos aplicando cambios?

• ¿Podemos verificar que la planificación haya sido efectiva con respecto al contexto, el orden y el suministro?

Muchos de estos pueden establecerse a través de una llamada telefónica, y puede verificarse mediante vídeos, fotos o documentación.

Para obtener más información sobre qué debe hacer para estar preparado, qué/quién necesita poner a disposición para la auditoría remota, qué sucede si cualquiera de las partes tiene dificultades técnicas y qué sucede si la auditoría remota no puede cubrir todo lo relacionado con la auditoría, descargue una copia de nuestro documento de Preparación de Auditoría Remota aquí.


Autor: Judith Hargreaves, auditora de NQA.