Evaluación de la conformidad

¿Qué se entiende por "evaluación de la conformidad"?

La evaluación de la conformidad es un proceso que una organización debe llevar a cabo para evaluar su nivel de cumplimiento de los requisitos aplicables. La evaluación debe basarse en pruebas objetivas.

¿Qué se entiende por "requisitos aplicables"?

El término real utilizado en ciertas normas ISO es "obligaciones de cumplimiento" o "requisitos legales y de otro tipo". Se trata de obligaciones que se imponen a la organización o que la organización decide cumplir.

Un ejemplo de obligación que se impone a una organización podría ser un requisito legal.

Un ejemplo de obligación que la organización decida cumplir podría ser un plan específico del sector, o una iniciativa local que la organización considere beneficiosa. O incluso un requisito que la organización se imponga a sí misma.

Una vez definidas estas obligaciones, deben incorporarse a los procesos de la organización, que si se siguen de forma regular, garantizarán el cumplimiento, sin necesidad de planificación, esfuerzo o reflexión adicionales.  
Sin embargo, para garantizar el cumplimiento, se pide que se verifique periódicamente el cumplimiento. Se trata de la "evaluación de la conformidad".

Un error común que cometen las organizaciones es creer que la evaluación de la conformidad sólo consiste en comprobar periódicamente que las obligaciones de cumplimiento no han cambiado. O que se han emitido nuevas obligaciones de cumplimiento.

Esto puede incluir la modificación de la legislación, la promulgación de nueva legislación aplicable o la modificación de requisitos no obligatorios, o la identificación por parte de la organización de nuevas obligaciones de cumplimiento.

Esto es, en efecto, una parte del proceso, pero no todo el proceso. A continuación, debemos buscar periódicamente pruebas objetivas que demuestren su cumplimiento.
 

A continuación se muestran algunos ejemplos de evaluación de conformidad eficaz:

• Muestreo de equipos de elevación para su estado, almacenamiento, identificación y visualización de su carga de trabajo segura.

• Examen minucioso, por parte de una persona competente, de algunos equipos de elevación. Garantizar que se han completado los trabajos de reparación identificados. Garantizar que los registros de todas estas actividades se mantienen adecuadamente.

• Muestreo de algunas operaciones de elevación. Garantizar que se han evaluado adecuadamente los riesgos, se han planificado, se han completado y se ha realizado un seguimiento de las acciones de corrección o mejora.

• Muestreo de algunas evaluaciones de riesgo de Control de Substancias Peligrosas para la Salud, para algunas sustancias potencialmente nocivas.

• Muestreo de la identificación, el almacenamiento, la contención y cualquier otro control operativo aplicable, para estas sustancias. Garantizar la seguridad de las personas frente a los daños.

• Muestreo del almacenamiento e identificación de determinados flujos de residuos.

• Muestreo de la aplicación de la jerarquía de residuos.

• Muestreo de los controles operativos del deber de diligencia para estos flujos de residuos.

• Muestreo de registros para la eliminación responsable de estos flujos de residuos.

Consejos y sugerencias

Como puede ver, la evaluación de la conformidad no se limita a garantizar que su registro legal esté al día. Tiene que salir a buscar pruebas objetivas para demostrar su cumplimiento.

También debe mantener un registro de sus hallazgos. Si encuentra un incumplimiento, debe tomar las medidas correctivas adecuadas una vez que haya identificado positivamente la causa raíz del problema. Todo esto forma parte de una evaluación de la conformidad eficaz.

¿Cómo completar la evaluación de conformidad?

La respuesta es sencilla: con los medios más eficaces para su organización.

No existe un método fijo para hacerlo, si bien es cierto que algunas organizaciones incorporan elementos de su evaluación en sus auditorías internas.

Por ejemplo, cuando se evalúa una zona de oficinas, es habitual que las empresas tomen muestras de las evaluaciones de las pantallas de visualización de algunas de las personas que trabajan en esa zona inmediata.

¿Qué elementos de la organización suelen revisar al examinar el entorno físico de trabajo?

• ¿Hay instalaciones para el bienestar adecuadas?

• ¿Hay información suficiente sobre los planes de emergencia?

• ¿Hay información sobre la prestación de primeros auxilios?

• ¿Hay señalización adecuada que indique las rutas y salidas de emergencia?

• ¿Hay información relativa a las medidas para evitar la propagación del Covid?

• ¿Dispone de calefacción e iluminación adecuadas?

• ¿Existe un entorno de trabajo ordenado para evitar resbalones, tropiezos y caídas?

• Medios para la segregación, el reciclaje y la eliminación de residuos.

La lista de posibilidades es interminable.

Es posible que desee realizar una evaluación específica y periódica de la conformidad. El período de esta evaluación debe basarse en los niveles de riesgo que plantean sus actividades. Así que no se limite a hacerla anualmente porque siempre se ha hecho así. Piense en el riesgo y establezca una frecuencia adecuada que le sirva.

También es posible que desee evaluar su cumplimiento con mayor frecuencia. Algunos tipos de conformidad podrían evaluarse como parte de los recorridos diarios, por ejemplo, si el personal utiliza correctamente los EPI, si el entorno de trabajo es adecuado para evitar resbalones, tropiezos y caídas. o si existen problemas con la basura, el ruido o los olores.

Independientemente de la forma que elija para hacerlo, recuerde que debe mantener registros para demostrarlo, y en caso de que sea necesario, tomar las medidas oportunas.

Si sigue esta guía, debería evaluar rutinariamente los niveles de conformiad dentro de su organización. Esto le ayudará a identificar y prevenir posibles incidentes antes de que se produzcan y, con suerte, le proporcionará algunas oportunidades de mejora empresarial y operativa.

Autor - Alan Flood, Auditor de NQA