¿Qué diferencia a una buena auditoría?

A través de diferentes conferencias, donde se contó con la participación de numerosos invitados pertenecientes a la industria de los Ensayos, Inspecciones y la Certificación, pudimos analizar de manera conjunta lo que constituye una gran experiencia de auditoría. Las empresas que hemos visto funcionar correctamente son las que incorporan su sistema de gestión en cada área de su negocio, incluidos todos los niveles del personal, por lo que son conscientes de cómo funciona, así como los beneficios y coherencia que proporcionan.
 
EXPERIENCIA DE AUDITORÍA
Al comprar un coche nuevo, damos por hecho ciertas funciones: ventanas eléctricas, limpiaparabrisas con respuesta automática, ¡posiblemente incluso asientos calefactados! Al igual que al comprar un automóvil nuevo, nuestra industria presupone ciertas expectativas de resultados previos a una auditoría por parte de un tercero.
 
Principalmente, la función del auditor es entregar el plan de auditoría acordado y redactar un informe preciso. El plan de auditoría no solo debe ser una representación justa del alcance y la organización, sino que también debe tener como objetivo agregar valor siempre que sea posible.
 
Hay una serie de ‘deberes' que forman parte del proceso de auditoría:
 
El informe debe ser fiel a la realidad y preciso, las empresas no pueden corregir sus no conformidades si no se han destacado adecuadamente.
 
Hay demasiados organismos de certificación que no prestan atención a los detalles más pequeños y menos críticos. Por ejemplo, asegurarse de que el nombre de la empresa sea el correcto en un certificado, muestra respeto, profesionalidad y cuidado en todos los departamentos. El cliente está pagando por el servicio, por lo que debe recibir una experiencia completa (pre y post-auditoría).
 
El plan de auditoría debe reflejar las operaciones del cliente y adoptar un enfoque basado en procesos. Esto permite que el auditor siga pistas de auditoría y encuentre posibles áreas de mejora donde los diferentes departamentos o procesos interactúan, pero no necesariamente de forma controlada.
 
Un informe de auditoría riguroso con evidencia objetiva también permite a los clientes usarlo como evidencia de respaldo de que sus sistemas de gestión son compatibles con sus clientes actuales ya que la evidencia objetiva contenida en el informe debe ser rastreable.
 
¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE UNA BUENA Y UNA GRAN EXPERIENCIA DE AUDITORÍA?
Creemos que hay 6 criterios clave que distinguen un buen auditor de un gran auditor:
 
Conocimiento del producto/servicio auditado
 
Antes de entrar a auditar una organización, es fundamental saber qué hace la empresa y los conceptos básicos sobre cómo funcionan y qué producen o qué servicio ofrecen. Un gran auditor llevará a cabo algunas investigaciones antes de ingresar, y con suerte tendrá alguna experiencia en la industria, para que sepan en qué se están metiendo.
 
Aprende de su trabajo
Un gran auditor será capaz de realizar un informe en una amplia gama de industrias y negocios. Esto solo se puede perfeccionar si realmente están dedicando tiempo y esfuerzo para ir a ver diferentes compañías. Un auditor que permanezca encasillado en su zona de confort y no intente aprender algo nuevo a menudo producirá un informe menos detallado y no podrá brindar una guía tan detallada
 
Sinceridad
 
Una empresa puede tener varias razones diferentes para buscar la obtención de la certificación, pero una cosa es segura y es que buscan mejorar sus procesos y crear consistencia. Es en el mejor interés de todos decirle al cliente lo que necesita escuchar en comparación con lo que quiere escuchar. Un gran auditor puede ser brutalmente honesto. Esto es difícil especialmente si esto no es lo que la gerencia espera escuchar, pero finalmente lleva a la empresa a un proceso transparente y la integridad será respetada al final..
 
Actualiza su conocimiento
 
No es posible que un auditor conozca la respuesta a cada pregunta, pero un gran auditor puede encontrar la respuesta a casi cualquier cosa. Los grandes auditores tienen una vasta red de contactos externos (es decir, otros auditores, expertos de la industria, etc.) junto con contactos útiles con la compañía y comprenden el concepto de conocimiento compartido y harán todo lo posible para proporcionar respuestas incluso si tienen que investigar
 
Realiza preguntas 'con tacto'
 
Observar y consultar son dos de las herramientas más importantes en el conjunto de herramientas de un auditor. Cualquier persona que haya sido previamente auditada sabe que un asesor debe hacer muchas preguntas. Desafortunadamente, las preguntas generalmente hacen que las personas se sientan incómodas. Efectivamente hacer preguntas requiere estilo, tacto y habilidad. Un gran auditor hará que su cliente se sienta relajado y no como si estuvieran 'entrevistados' y encontrará cualquier no conformidad sin hacer nada incómodo
 
Coherencia
 
Para organizaciones grandes y complejas, es importante proporcionar consistencia con un auditor o equipo de auditoría. A menudo requiere un conocimiento muy detallado de la industria y el estándar, pero también de la organización y de su funcionamiento. Esto se logra mucho más fácilmente cuando el auditor ha estado previamente y ha establecido una relación con el equipo interno. Sin embargo, para las organizaciones más pequeñas a menudo puede ser beneficioso tener un cambio en los auditores cada pocos años, ya que trae un nuevo par de ojos a la auditoría. Un gran organismo de certificación puede identificar esto.
 
Enfoque de amplio espectro
 
Dicho todo lo anterior, una gran experiencia de auditoría no reside únicamente en los hombros del auditor. Para que un organismo de certificación sea recomendado y recordado por su excelente servicio, el proceso de principio a fin debe ser impecable. Esto incluye el contacto inicial, el tiempo que le toma a la compañía establecer una conexión significativa, la facilidad con la que se pueden programar las auditorías, la relación con sus gerentes de cuentas y el informe final de auditoría y el certificado, todos juegan un papel importante. Estas prácticas deben ser fáciles porque una auditoría libre de estrés es lo que mantiene contentos a los clientes, algo en lo que NQA se enorgullece y puede demostrar cuando la media de nuestros clientes supera los 10 años de trabajo en común.