Auditorías: el qué, el cuándo y el cómo

En este artículo, la auditora de NQA, Karen Whitby, nos guía paso a paso por el recorrido de la auditoría. Obtenga información valiosa de una experta en auditorías de certificación ISO a y lánzese a certificar su sistema de gestión ISO.

¿Ya está certificado con NQA? Vaya a la 'Etapa 4: recertificación (después de 3 años)' para saber qué auditorías debe realizar su empresa.

 

Su auditoría de certificación, sin estrés

Se acerca la fecha de la auditoría externa... pero no tiene ni idea de lo que implica.

Mi primer consejo es que se relaje. El enfoque moderno de la auditoría con organismos de certificación como NQA está orientado a una relación cliente-auditor distendida, más que al angustioso ensayo-error.

Nuestro objetivo es ayudarle a sentirse a gusto (¡y es una de las principales razones por las que nuestros clientes recurren a NQA para todas sus auditorías de certificación!)

Antes de empezar: manténgase en el buen camino de principio a fin

Es vital mantener informados a los clientes durante todo el proceso de auditoría de certificación.

Cada auditoría viene con un informe completo (con una copia enviada por correo electrónico para su referencia), y un número de auditoría único. El número ofrece una claridad adicional, por si necesita discutir la auditoría con el auditor de su sistema de gestión o con el organismo de certificación.

Asimismo, NQA y otros organismos de certificación, en virtud de su acreditación con UKAS, hacen revisar los informes de cada auditoría por el equipo técnico de la sede central. Esto garantiza que todos los requisitos han sido revisados a fondo.

Sin más preámbulos, comencemos a repasar cada una de las etapas del proceso de auditoría externa.

Etapa 1: doble (y triple) comprobación de sus documentos

La primera etapa, independientemente del propósito de la auditoría o de la certificación prevista, es una revisión documental. La auditoría de certificación inicial puede tener lugar en remoto, y garantiza que su empresa cumple los diversos requisitos del sistema de gestión.

La revisión de documentos es un proceso sencillo. El auditor repasa una lista de comprobación cláusula por cláusula, confirmando que usted tiene todo en regla (con pruebas que así lo demuestren).

Quizá le interese saber que las normas más comunes siguen la estructura del Anexo SL, lo que facilita a las empresas la aplicación e integración de diferentes normas. Pero no se preocupe, ¡comprender la intrincada naturaleza de Anexo SL no es necesario para obtener la certificación!

Consejo: Establezca una relación de trabajo positiva con el auditor, teniendo todas las pruebas a mano.

Etapa 2: probar que su sistema de gestión funciona (al cabo de 3 meses)

La siguiente etapa es una auditoría probatoria, que revisa el sistema de gestión minuciosamente. En ella se muestrea todo lo detallado en la fase 1 para garantizar que el sistema de gestión es sólido, con abundantes pruebas.

Este plazo de 3 meses suele dar tiempo suficiente para tener una muestra adecuada. Sin embargo, puede variar, ya que algunas de las razones por las que la fase 2 se produce dentro o más allá de los 3 meses son:

• El sistema de gestión es maduro (> 3 meses) o relativamente nuevo (< 3 meses).

• El cliente se enfrenta a exigencias de tiempo por parte de sus clientes o de una licitación concreta.

Lista de comprobación para la revisión del sistema de gestión

Ahora que ya sabe cuándo se produce la Etapa 2, podemos pasar a algunos de los documentos y registros que podrían revisar. Puede tratarse de:

• Contexto

• Manuales

• Perfiles de liderazgo

• Riesgos

• Objetivos

• Auditorías internas

• Revisión por la dirección

• Informe de no conformidades (NCs)

• Evaluaciones de riesgos

• Reclamaciones de los clientes

• Cuestiones relacionadas con los proveedores

• Comentarios de los clientes

Esta parte de la auditoría externa también examinará el aspecto operativo de su empresa. Varía en función de la norma, pero suele incluir los siguientes documentos y registros:

• Revisiones de diseño y desarrollo.

• Revisiones de contratos para clientes y ventas.

• Verificación de los productos adquiridos.

La fase 2 también va más allá de los documentos y registros en papel. Es posible que el auditor de su sistema de gestión desee inspeccionar lo siguiente mediante un recorrido por las instalaciones:

• Fabricación física, montaje y servicios.

• Infraestructura informática y protocolos de seguridad.

• Salud y seguridad y/o factores medioambientales.

Si su auditoría de fase 2 es un éxito, buenas noticias: ¡su empresa está oficialmente aprobada para la certificación!

Por otro lado, su empresa puede no ser aprobada para la certificación. Si esto ocurriera, su auditor le proporcionará recomendaciones y volverá a organizar otra auditoría para confirmar la aplicación y si la empresa cumple ahora la norma.

 

Consejo: Utilice la lista de comprobación de auditorías anterior como guía. Su auditor le indicará exactamente lo que debe preparar.

Etapa 3: revisiones anuales

La etapa 3 consiste en la auditoría de mantenimiento, que se asegura de que su empresa cumple las normas pertinentes para su certificación.

La auditoría de mantenimiento capta el aspecto operativo de su empresa con una revisión de su sistema de gestión. Esta etapa se divide en 2 partes:

• 1º Mantenimiento: aproximadamente 1 año después de la auditoría de fase 2.

• 2º Mantenimiento: Aproximadamente 1 año después de la auditoría de 1º mantenimiento.

Las auditorías de mantenimiento varían de una empresa a otra y de una norma a otra. Por ejemplo, la auditoría de 1º mantenimiento puede centrarse únicamente en X, mientras que en el 2º mantenimiento se prorice Y. En cualquier caso, su auditor le hará saber qué puede esperar de antemano.

Consejo: Las auditorías de mantenimiento pueden realizarse en remoto o presencial, dependiendo de factores como la ubicación.

 

Etapa 4: recertificación (después de 3 años)

Después de 3 años de estar certificado, es hora de que el auditor haga otra visita a su empresa. 
Una auditoría de recertificación es la parte final del ciclo de auditoría de certificación. Probablemente tendrá lugar durante un periodo de tiempo similar al de la Etapa 2 (la auditoría probatoria), aunque esto depende de:

• Norma

• Tamaño de la empresa

• Complejidad de los procesos

• Número de procesos

La recertificación tiene un aspecto diferente para cada empresa, por lo que siempre es una buena idea mantenerse en contacto con el organismo de certificación que la concede. El auditor de su sistema de gestión estará encantado de orientarle sobre los requisitos específicos.

¿Ya es cliente de NQA? En ese caso, solo tendrá que realizar las auditorías de mantenimiento y recertificación, sin volver a tener que realizar una auditoría inicial (salvo que añada normas).


Consejo: Recuerde etiquetarnos en las redes sociales cuando obtenga la recertificación. Puede encontrar a NQA Certificación en LinkedIn.

 

Reflexiones finales del equipo NQA

Ahí lo tiene: nuestra guía de la A a la Z sobre auditorías externas, que incluye el cómo, el qué y el cuándo. Entendemos lo confusa, e incluso intimidante, que puede parecer su primera auditoría, pero esperamos que este artículo le dé confianza para solicitar presupuesto de certificación.

Si su empresa quiere obtener la certificación, ¿por qué no echa un vistazo a nuestro catálogo de normas ISO? NQA se enorgullece de ofrecer una comunicación abierta, una auditoría eficiente y un excelente servicio al cliente.