Fase 2 de la auditoría: cómo prepararse y qué esperar
“Toda evaluación es un trabajo perpetuo en curso” – Linda Suskie
Consulte la primera parte de esta serie de blogs sobre cómo abordar y preparar la auditoría de la fase 1 aquí.
Si ha superado la auditoría de fase 1, habrá demostrado su preparación, dado que el objetivo de la fase 1 es asegurarse de que tiene los procesos en marcha y una lista de comprobación de las cláusulas ISO. El objetivo de la auditoría de la fase 2 es poner a prueba estos procesos y comprobar que son eficaces y que consiguen lo que se han propuesto.
¿Qué puede esperar de la auditoría de fase 2?
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Su auditor le enviará un correo electrónico entre 3-6 semanas antes de la misma con un plan. Si necesita más tiempo, contacte con su auditor y solicite su plan antes.
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Asegúrese de leer el plan y de aclarar cualquier parte que no entienda antes de la auditoría, si es posible, establezca una cita con el auditor para hablar por teléfono o por videollamada. Como puede ver en el plan, por lo general estamos con los clientes de 9 a 18 horas, por lo que las llamadas o las respuestas por correo electrónico pueden ser difíciles dentro de este horario.
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Revise la norma que se está evaluando con respecto al plan y compruebe cuál es su alcance de certificación: sólo podemos evaluar si cumple la norma y pedir las pruebas correspondientes a su alcance de certificación.
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Le recomiendo que haya realizado una auditoría interna exhaustiva para comprobar su sistema antes de que llegue el auditor de NQA, lo que le permitirá señalar y rectificar cualquier problema potencial antes de que se convierta en una no conformidad oficial.
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Como representante de la empresa, estará en la mejor posición para saber quién debe hablar con el auditor. Lo mejor es coordinar las agendas y hacer saber a las personas que es probable que formen parte de la auditoría y a qué hora del día. Los planes proporcionados son flexibles en cuanto al tiempo, respetamos su tiempo y siempre estaremos encantados de adaptarnos a la mejor hora para entrevistar a las personas.
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Sepa que somos gente parlanchina y que estamos evaluando desde el momento en que finaliza la reunión de apertura de la auditoría. Nos gusta charlar con la gente durante las visitas y es probable que si nos aleja de una zona o de las personas en ella, nos sintamos más atraídos por dicha zona.
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Tenemos que recopilar pruebas: En la auditoría de fase 1 revisamos los procesos y vemos las pruebas para garantizar que el proceso es conforme, en la auditoría de fase 2 tenemos que observar los procesos en acción y ver que son eficaces.
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El liderazgo es una parte fundamental de todas las normas ISO, por lo que necesitamos un breve espacio de tiempo con la gerencia (idealmente el director general), pero también es valioso para nosotros hablar con los responsables de los procesos.
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Somos personas amistosas y no queremos hacerte fracasar. Queremos que consigas la certificación tanto como tú. No dudes en hablar con nosotros, hacer preguntas y si hay algo que no entiendes, pídenos que te lo aclaremos. Nosotros también queremos que saques el máximo provecho a la auditoría.
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Considere que un par de no conformidades menores no se consideran un fracaso: le ayudarán a aprender y a mejorar de cara al futuro.
La clave es no preocuparse, y si le hace sentirse mejor, recuerde que todos los informes elaborados por el auditor son revisados por los responsables de la toma de decisiones, nosotros también tenemos que ser evaluados anualmente por nuestros directores de campo en las auditorías, y también por UKAS; nuestro regulador. Comprendemos lo angustioso que puede resultar, pero todos los que somos evaluados debemos recordar que el resultado sólo será una confirmación del cumplimiento o una forma de mejorar.
